Introduktion till Microsoft Project 2019

Microsoft Project 2019, som är ett projekthanterings- och schemaläggningsverktyg, hjälper dig att organisera, hantera och kontrollera definierade variabler. Project kan också hjälpa dig att hantera de odefinierade variablerna. Du kan använda Project för att organisera och hantera ditt arbete, skapa realistiska scheman och optimera din användning av resurser.

Ta en stund och titta på några av de underbara sätt som Project kan hjälpa dig att organisera, hantera och kontrollera ditt projekt på. Nu när du har, eller ditt företag har, köpt Project och du investerar din tid för att förstå hur du använder det, kan du dra nytta av dessa fördelar:

• Använd inbyggda mallar för att få ett försprång på ditt projekt. Projekt mallar är färdiga planer för en typisk affärsprojekt, såsom kommersiellt byggande, en ingenjörsprojekt, en ny produkt utrullning, mjukvaruutveckling, eller ett kontor flyttas.
• Organisera ditt projekt efter fas, leverans, geografi eller någon annan metod. Konturformatet gör att du successivt kan utarbeta informationen i större detalj beroende på hur detaljerad du vill att din plan ska vara.
• Bestäm kostnaderna genom din valda metod. Exempel är tidsperiod, resurstyp, leverans eller kostnadstyp.
• Organisera resurser efter resurstyp. Utjämna dina resurser för att undvika övertilldelning, eller bestäm effekten på en uppgifts varaktighet baserat på en förändring av resurser.
• Beräkna kostnader och timing baserat på din input. Du kan snabbt beräkna vad-om-scenarier för att lösa resurskonflikter, hålla kostnaderna inom din budget eller hålla en deadline som kan levereras.
• Använd vyer och rapporter med ett klick på en knapp. En mängd information är nu tillgänglig för dig – och de du rapporterar till. Du behöver inte längre manuellt skapa en rapport om totala kostnader hittills för att möta en sista-minuten-förfrågan från din chef.
• Hantera komplexa algoritmer (som du inte ens kunde börja ta reda på på egen hand) för att utföra sådana uppgifter som att utjämna resurstilldelningar för att lösa resurskonflikter, filtrera uppgifter efter olika kriterier, modellera vad-om-scenarier och beräkna arbetets värde i dollar. utförts hittills.

Oavsett hur coolt verktyget är, måste du ta dig tid att ange meningsfull data. Bra mjukvara garanterar inte bra resultat; det gör dem bara lättare att uppnå.

Schema för Microsoft Project 2019

Filen du skapar i Project är en projektschemamodell . Det är en modell eftersom den modellerar vad du tror kommer att hända med tanke på vad du vet vid den tiden. Schemat har en uppsjö av data om olika aspekter av ditt projekt samt grafiska representationer av den informationen.

Vissa hänvisar till projektschemat som projektplanen. I verkligheten innehåller projektplanen projektschemat – plus information som budget, arbetsuppdelningsstruktur, projektlivscykel, riskhanteringsplan och många andra ingredienser som är nödvändiga för att effektivt hantera ett projekt.

När du först öppnar Project 2019 ser du flera alternativ för att starta ett nytt projekt, som visas.

Vad du ser när du öppnar Project 2019.

Du kan öppna ett tomt projekt, skapa ett nytt projekt från ett befintligt projekt eller skapa ett nytt projekt genom att importera information från Microsoft Excel eller SharePoint. Du kan också dra nytta av färdiga mallar för vanliga projekttyper, som dessa exempel:

• Bostadsbyggande
• Mjukvaruutveckling
• Ny produktlansering
• Fusions- eller förvärvsutvärdering

Om du inte ser mallen du behöver kan du söka efter onlinemallar genom att ange nyckelord i sökrutan högst upp på sidan.

Viktiga funktioner i Microsoft Project 2019

När du öppnar ett nytt projekt ser du verktygsfältet Snabbåtkomst, några menyflikar, menyfliksområdet, tidslinjen, en ruta med ett ark och ett diagram och statusfältet, som visas.

Ett tomt projekt.

I den här figuren ser du Gantt-diagramvyn. Här är en översikt över de viktigaste delarna i Project:

• Snabbåtkomstverktygsfältet: Snabbåtkomstverktygsfältet, ovanför och till vänster om menyfliksområdet, finns alltid på skärmen och i alla vyer.
• Fliken Ribbon: Bandflikarna organiserar kommandon baserat på en viss typ av aktivitet. Om du till exempel arbetar med resurser, hittar du troligen kommandot eller inställningen du vill ha på fliken Resurs.
• Ribbon: Bandet ger enkel åtkomst till de vanligaste verktygen och kommandona. När du byter flik ändras de tillgängliga verktygen på menyfliksområdet.
• Grupp: En grupp är en uppsättning relaterade kommandon eller val på menyfliksområdet. För att till exempel formatera text i en cell på arket, hitta först formateringsinformationen du behöver i Teckensnittsgruppen på fliken Uppgift i menyfliksområdet.
• Tidslinje: Tidslinjen ger en översikt över hela projektet – en grafisk vy av projektet från början till slut. Du har möjlighet att visa tidslinjen eller dölja den.
• Ark: På samma sätt som ett kalkylblad visar arket data i projektet. Standardfälten ändras beroende på menyfliken du arbetar i. Du kan anpassa kolumnerna och fälten i arket för att möta dina behov.
• Diagram: Den diagrammet är en grafisk skildring av informationen på arket. Beroende på vilken vy eller menyflik som du ser kan du också se ett stapeldiagram som visar varaktigheten av en uppgift eller ett resurshistogram som visar resursanvändning.
• Statusfält: Statusfältet, längst ner i projektfönstret, har information om vyer och zoomnivå till höger, och information om hur nyinmatade uppgifter schemaläggs till vänster.

Berätta för mig vad du vill göra

I tidigare versioner av Microsoft Office fanns en hjälpfunktion. Det har ersatts av funktionen Berätta vad du vill göra. Om du vill ha lite coachning om hur man gör något i Project 2019, klicka bara på glödlampan bredvid Format-fliken. Ange ett nyckelord så har du flera alternativ att välja mellan. Sök efter "kritisk väg" och informationen i denna figur kommer upp.

Ett sökande efter "kritisk väg".