När du planerar ett projekt i Microsoft Project 2019, fundera över vilken information du (eller någon annan intressent) behöver spåra, vem som har informationen, hur den kommer att levereras och hur ofta den behöver uppdateras. Ofta lagras denna information i ett separat dokument som kallas kommunikationshanteringsplanen. Följande tabell visar ett enkelt exempel.
Kommunikationshanteringsplan
| Intressent | Information | Metod | Frekvens |
| Projektledare | Status rapport | E-post | Varje vecka |
| Lagmedlemmar | Projektstatus | Möte | Som utkommer varannan vecka |
| Sponsor | Lägesrapport | PowerPoint | En gång i månaden |
| Sponsor | Risker, problem och förändringar | Loggar | Efter behov |
Kommunikationshanteringsplanen kan vara komplex – eller så enkel som en Word-tabell eller ett Excel-kalkylblad. Du anger namnet eller positionen för varje intressent i kolumnen längst till vänster och anger sedan, längst upp, den information som behövs, dess metod och leveransfrekvens.
Det är inte raketvetenskap, men du måste ändå bestämma i förväg vilken information du kanske vill spåra, när du kanske vill ha den och i vilken form. Du kanske vill kolla in Hur man undviker vanliga fallgropar i projektledning .
Det första steget i att spåra framstegen i ett projekt är att samla information om vad som har pågått. Ju enklare det är att rapportera framsteg i ett projekt, desto bättre, eftersom människor kommer att göra det. Ju mer rutin du kan göra rapporteringen – till exempel varje fredag, på ett specifikt formulär som lämnas in till samma person – desto lättare är det att samla in data.
Du kan sedan mata in den informationen i Project på flera sätt: Använd olika vyer och tabeller för att ange information i datablad, ange information i dialogrutan Uppgiftsinformation eller använd spårningsverktygen i gruppen Schema på fliken Uppgift på menyfliksområdet. .
Mängden data du samlar in bestäms av informationen du behöver spåra och detaljnivån. Till exempel använder vissa människor bara Project för att skapa en tidslinje för sina aktiviteter. Andra använder resurser och spårar deras totala arbete med uppgifter, bara inte till den detaljnivå som granskar utfört timarbete. För vissa människor är det bra att helt enkelt markera en uppgift som 50 procent slutförd och en annan 100 procent klar – och låta Project anta att alla resurser slutfört sin beräknade mängd arbete.
Du måste identifiera den bästa spårningsmetoden för dig, som bestäms av mängden och typen av information du behöver övervaka. Microsoft tillhandahåller fyra spårningsmetoder i Project 2019:
Du kan börja förstå dessa metoder genom att jämföra uppgiftsspårning och uppdragsspårning. Du kan spåra information efter uppgift, vilket anger den aktuella tidpunkten (eller ett statusdatum du väljer) det totala utförda arbetet eller kostnaderna för uppgiften. Eller så kan du spåra information efter uppdrag, vilket är en mer detaljerad spårning som visar det totala utförda arbetet eller kostnaderna för varje resurs.
Anta att uppgiften Testa elektriska komponenter beräknas ta 12 timmars arbete, enligt projektets baslinje. En ingenjör, elektriker och assistent – tre mänskliga resurser – tilldelas 100 procent av sin tid. Spårning efter uppgift – totalt, du kan helt enkelt notera att uppgiften är 75 procent klar, vilket motsvarar nio timmars avslutat arbete.
Projektet förutsätter att de tre resurserna delar arbetet lika — tre timmar för varje resurs. I verkligheten tillbringade dock ingenjören en timme, elektrikern tillbringade sex och assistenten tillbringade två. Därför kommer den tidsfasade variabeln in i bilden. Tidsfasspårning använder specifika tidssteg, oavsett om du väljer att spåra arbete för uppgift eller arbete som slutförts av enskilda resurser på uppgiften.
Så i uppgiften Testa elektriska komponenter kan du använda uppgiften – tidsfasad metod för att spåra de nio timmarna på en daglig basis. Eller så kan du använda uppdraget – tidsfasad metod för att spåra varje resurs arbete, varje timme eller dagligen.
Om projektet eller organisationen inte kräver detaljerade uppdrag eller tidsfasspårning, är det bättre att du använder metoden uppgift – total. Då kan du lägga mindre tid på att lägga in information i Project och mer tid på att hantera teamet och intressenterna.
Ibland verkar det som att Project tillhandahåller en praktisk knapp för allt du behöver göra på ett projekt, så varför skulle spårning vara annorlunda? Spårningsverktygen överst i gruppen Schema på fliken Uppgift utför uppdateringar av utvalda uppgifter i valfri arkvy. Bilden visar spårningsverktygen. De fem till vänster är knapparna för procent slutförda, och knappen till höger låter dig markera på spår eller uppdatera uppgifter.
Spårningsknapparna.
Dessa verktyg gör specifika uppdateringar av utvalda uppgifter:
Dialogrutan Uppdatera uppgifter.
Du kan använda några fler verktyg, som finns på andra ställen i Project, för att spåra och illustrera framsteg:
Du kanske redan vet att Project har en vy över allt du vill göra. Du kan till exempel använda vyn Uppgiftsblad och vyn Uppgiftsanvändning för att enkelt uppdatera antingen uppgifts- eller resursinformation. Så många varianter är tillgängliga att du kanske tror att Microsoft tar betalt för vyn.
Uppgiftsblad – Spårningstabellvy.
Uppgiftsanvändning – Spårningstabellvy.
Uppgiftsanvändning—Användningstabellvy.
När jag spårar med vyn Uppgiftsblad, infogar jag en kolumn som visar procent slutförd. För att infoga kolumnen, högerklicka helt enkelt på ett kolumnhuvud och klicka på Infoga kolumn, klicka sedan på % Slutför.
Beroende på spårningsmetod behöver du olika vyer för olika syften. Följande tabell anger den bästa vyn att använda för varje spårningsmetod.
Spåra visningar
| Spårningsmetod | Bästa utsikten | Bästa bord eller rad |
| Uppgift | Uppgiftsblad | Spårningstabell |
| Uppgift – fasad | Uppgiftsanvändning | Faktisk arbetsrad |
| Uppdrag | Uppgiftsanvändning | Spårningstabell |
| Uppdrag – tidsuppdelat | Uppgiftsanvändning | Användningstabell |
När du hittar rätt vy med rätt kolumner visas, är det lika enkelt att ange spårningsinformation som att skriva ett antal timmar, ett dollarbelopp för fasta kostnader eller ett start- eller slutdatum i lämplig kolumn för uppgiften du uppdaterar.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
