Hur man uppskattar ansträngning och varaktighet i Project 2013

Att ta fram korrekta uppskattningar – oavsett om det gäller resurser, varaktigheter eller kostnader – är en av de mest utmanande och omtvistade delarna av att hantera ett projekt. Du bör förstå arten av uppskattning och skillnaden mellan den ansträngning som krävs för att utföra arbetet och varaktigheten, vilket anger antalet nödvändiga arbetsperioder (aktivitetens varaktighet) i Projekt 2013.

Flera tekniker finns tillgängliga för att hjälpa dig att göra uppskattningar, beroende på arbetets karaktär. Du kan börja med att titta på skillnaden mellan ansträngning och varaktighet och sedan på de färdigheter du behöver för att utveckla korrekta uppskattningar.

Ansträngning är antalet arbetsenheter som krävs för att slutföra en uppgift. Ansträngning uttrycks vanligtvis som personaltimmar, personaldagar eller personalveckor.

Varaktighet är det totala antalet arbetsperioder (exklusive helgdagar eller andra icke-arbetsperioder) som krävs för att slutföra en uppgift. Varaktighet uttrycks vanligtvis som arbetsdagar eller arbetsveckor.

Ibland verkar folk uppskatta varaktigheterna genom att ta dem ur luften eller konsultera en Magic 8 Ball. Att uppskatta är utan tvekan en konst och en vetenskap.

Konsten härrör från den expertbedömning som teammedlemmar och estimerare ger till processen. Deras erfarenhet och visdom från tidigare projekt är ovärderlig för att utveckla uppskattningar, bestämma den bästa uppskattningsmetoden och utvärdera uppskattningar (eller antaganden bakom dem) för att bedöma deras giltighet. Förutom det listiga bidraget från experter, gruppmedlemmar och skattare, omfattar ett antal metoder vetenskapen om att uppskatta.

Analog skattning är den vanligaste metoden för uppskattning. De tidigare nämnda experterna utför normalt denna form av skattning. I sin mest grundläggande form jämför denna metod tidigare projekt med det aktuella projektet, bestämmer deras likhetsområden och skillnadsområden och utvecklar sedan en uppskattning därefter.

En mer robust applikation bestämmer varaktigheten och analyserar förhållandet mellan tidigare liknande projekt med det aktuella projektet. Drivkrafter för varaktighet kan inkludera storlek, komplexitet, risk, antal resurser, vikt eller vilka andra aspekter av projektet som påverkar varaktigheten.

Om du vill använda analog uppskattning effektivt, måste dina projekt vara snarlika i själva verket, inte bara liknande till utseendet. En mjukvaruuppgradering kan låta likt någon som inte är bekant med mjukvara, men det finns stora skillnader i vad en mjukvaruuppgradering innebär, så en mjukvaruuppgradering är inte nödvändigtvis lik andra.

Parametrisk uppskattning använder en matematisk modell för att bestämma projektets varaktighet. Även om inte allt arbete kan uppskattas med den här metoden, är det snabbt och enkelt: Multiplicera mängden arbete med antalet timmar som krävs för att utföra det.

Till exempel, om en målare kan måla 100 kvadratfot per timme och du har 6 000 kvadratfot att måla, kan du anta 60 timmars ansträngning. Om tre personer målar (60 ÷ 3) bör uppgiften ta 20 timmar, eller motsvarande 2,5 dagar.

När mycket osäkerhet, risker eller okända faktorer omger en aktivitet eller ett arbetspaket, kan du använda trepunktsuppskattning för att ta fram ett intervall och en förväntad varaktighet. I den här metoden samlar du in tre uppskattningar baserat på dessa typer av scenarier:

• Bästa fallet: I detta optimistiska (representerat av bokstaven O ) scenario är alla nödvändiga resurser tillgängliga, inget går fel och allt fungerar korrekt första gången.

• Mest sannolikt: Verkligheten för projektets livslängd är inkluderad i uppskattningen, såsom den utökade otillgängligheten av en resurs, ett arbetsavbrott eller ett fel som orsakar en försening. Detta är den m scenariot ost-sannolikt (eller M).

• Värsta fall: Denna p essimistic (P) uppskattning förutsätter outbildad resurser eller otillräckliga resurser, en stor del av omarbetningar och förseningar.

Det enklaste sättet att utveckla den förväntade varaktigheten är att summera de tre uppskattningarna och dividera med 3. Den här tekniken är dock inte den mest exakta eftersom den förutsätter – orealistiskt – en lika stor sannolikhet att det bästa fallet, mest sannolikt och värsta scenarier skulle inträffa.

I verkligheten har den mest sannolika uppskattningen en större chans att inträffa än antingen det bästa fallet eller det värsta fallet. Väg därför det mest sannolika scenariot och bestäm det viktade genomsnittet.