Reserv för oförutsedda utgifter är antingen tid eller pengar som räknas in i schemat eller budgeten för att mildra identifierade risker. En risk är en osäker händelse eller ett osäkert tillstånd som, om den inträffar, påverkar tidsplanen (eller ett annat projektmål, såsom kostnad, resurser eller prestanda). Det rätta sättet att hantera osäkerhet i ett projekt är att göra en noggrann riskanalys.
För de risker du accepterar, eftersom du antingen väljer att inte utveckla ett svar eller inte kan minska deras sannolikhet eller påverkan ytterligare, kan du avsätta reserv för beredskap för att åtgärda händelsen när och om den inträffar. Ingen föreskriven ekvation kan bestämma det lämpliga beloppet av reserv att avsätta; varje projekt är olika. Här är en lista över faktorer som i allmänhet indikerar att du bör avsätta mer reserv:
- Ny eller oprövad teknik
- Komplexa projekt med många gränssnitt
- Projekt som är obekanta för din organisation
- Resurser obekanta med vilken typ av arbete som ska utföras
- En begränsad budget
- Affärskritiskt eller högprofilerat projekt
För att tillhandahålla reserv för oförutsedda utgifter i schemat, läggs vanligtvis en resurslös uppgift till i slutet av varje projektfas eller innan en större leverans är beräknad. Denna strategi ökar sannolikheten för att du kommer att uppfylla förfallodatumet för en milstolpe eller fas.
Figuren visar hur en uppgift som heter Registreringsberedskap lades till för att minska sannolikheten för att en slip på någon uppgift i registreringsarbetspaketen skulle försena milstolpen Registrering tillgänglig. Om allt går som planerat kommer beredskapen inte att användas. Men om det finns uppgifter som behöver omarbetas, eller om det finns problem med en resurs, eller om en intressent inte är tillgänglig för feedback, finns det en reserv inbyggd.
Lägger till beredskap i schemat.
Avsätt oförutsedda reserv för både schemat och budgeten.