Även om du inte organiserar möten och skickar inbjudningar i Outlook 2013 kan du bli inbjuden till möten då och då, så det är en bra idé att veta hur du ska svara på en mötesförfrågan om du får en. ("Artigt" är ett bra koncept att börja med.)
När du har blivit inbjuden till ett möte får du ett speciellt e-postmeddelande som erbjuder dessa knappar:
-
Acceptera: Outlook lägger automatiskt till mötet i ditt schema och skapar ett nytt e-postmeddelande till personen som organiserade mötet och berättar för den personen ditt beslut.
-
Preliminärt: Mötet läggs automatiskt till i ditt schema. Ett nytt e-postmeddelande går till personen som organiserade mötet.
-
Avvisa: Kan du inte klara det? Om du klickar på Avvisa skickar Outlook ett meddelande till mötesarrangören för att förmedla de dåliga nyheterna. Det är en bra form att lägga till ett affärsskäl för att förklara varför du missar ett möte - "Förlåt, jag har en deadline" snarare än "Jag måste tvätta min jordvark" eller "Tyvärr, jag planerar att vara frisk den dagen."
-
Föreslå ny tid: Om mötesarrangören valde en obekväm tid, kan du föreslå en annan genom att klicka på Föreslå ny tid. Outlook ger dig två sätt att föreslå en ny tid: Välj Avvisa och klicka sedan på Föreslå ny tid om den ursprungliga tiden helt enkelt är omöjlig; välj Tentativ och klicka sedan på Föreslå ny tid om du inte är säker på om den föreslagna tiden kommer att fungera och du vill föreslå ett alternativ.
-
Svara: Eftersom mötesinbjudan kommer som ett e-postmeddelande kan du klicka på Svara för att svara med ett e-postmeddelande utan att förbinda dig på ett eller annat sätt till det schemalagda mötet.
-
Kalender: Outlook visar hela din kalender i ett separat fönster så att du kan få en större bild av hur ditt schema ser ut.
Du kan välja Redigera svaret innan du skickar om du vill inkludera en förklaring till meddelandet, eller bara välja Skicka svaret nu för att leverera ditt meddelande.
När du får en mötesinbjudan har meddelandet en förhandsvisning av din kalender för datum och tid för mötet – vilket ger dig en snabb ögonblicksbild av din tillgänglighet. Den här förhandsvisningen är bara en liten del av ditt schema och visas ungefär en timme innan mötet börjar och ungefär en timme efter mötets starttid.
Om mötet är schemalagt för längre tid än två timmar kan du scrolla ner för att se mer av ditt schema – och om mötet är schemalagt att pågå längre än två timmar kanske du också vill packa en lunch.
