Hur man summerar data i Excel 2013

Du kan använda Excels funktion för delsummor för att summera data i en sorterad lista. För att summera en datalista, sorterar du först listan på det fält som du vill ha delsummorna för, och sedan anger du fältet som innehåller de värden du vill summera — dessa behöver inte vara samma fält i datalistan.

När du använder funktionen Delsummor är du inte begränsad till att lägga till värdena i det angivna fältet tillsammans med SUM-funktionen. Du kan istället låta Excel returnera antalet poster med funktionen COUNT, genomsnittet av posterna med funktionen AVERAGE, den högsta posten med MAXIMUM-funktionen, den lägsta posten med MINIMUM-funktionen, eller till och med produkten av posterna med PRODUKT funktion.

För att summera lönerna inom varje avdelning i min exempellista med anställd data, sortera först listan i A-till-Ö-ordning i kolumnen Avdelning eftersom Excel ska skapa en ny delsumma vid varje ändring av avdelningsposterna i listan (Redovisning, administration, teknik och så vidare).

Excel tillåter inte att du summerar en datalista formaterad som en tabell. Innan du kan använda kommandoknappen Delsumma måste du först konvertera din tabell till ett normalt cellområde. För att göra detta, klicka på en cell i tabellen och klicka sedan på fliken Design på kontextfliken Tabellverktyg på menyfliksområdet.

Slutligen klickar du på kommandoknappen Konvertera till område i gruppen Verktyg följt av knappen Ja i varningsdialogrutan och ber dig bekräfta denna åtgärd. Excel tar sedan bort filterknapparna från kolumnerna överst i datalistan samtidigt som den ursprungliga tabellformateringen behålls.

Följande figur illustrerar hur enkelt det är att använda funktionen Delsummor för att få summor i en datalista. Exempellistan för anställdsdata sorteras först efter fältet Avdelning i stigande ordning och sedan efter fältet Lön i fallande ordning (störst till minst) och konverterade datalistan till ett intervall.

Klicka sedan på kommandoknappen Delsumma på fliken Data för menyfliksområdet för att öppna dialogrutan Delsumma.

Här väljs fältet Avd som det fält för vilket delsummorna ska beräknas i listrutan Vid varje ändring i, Summa som funktion som ska användas i listrutan Använd funktion och kryssrutan Lön som fältet vars värden ska summeras i listrutan Lägg till delsumma till.

Följande bild visar resultaten som erhålls efter att ha klickat på OK i dialogrutan Delsumma. Här ser du längst ner i datalistan som visar delsummorna för lönerna för avdelningarna Administration, Engineering, Human Resources och Information Services tillsammans med totalsumman av lönerna för alla avdelningar.

Den totala summan visas längst ned i datalistan eftersom kryssrutan Sammanfattning under Data är markerad i dialogrutan Delsumma — om du inte vill ha en totalsumma, ta bort bocken från den här kryssrutan.

Som du kan se, när du använder kommandot Delsummor, skisserar Excel data samtidigt som den lägger till raderna med avdelningslönesumman och totalsumman. Detta innebär att du kan komprimera datalistan till bara dess avdelningsdelsumma rader eller till och med bara totala raden genom att helt enkelt komprimera konturen ner till den andra eller första nivån.

(Kom ihåg att du kan växla mellan att visa och dölja kontursymbolerna i datalistans vänstra kant genom att trycka på Ctrl+8.)

I en stor datalista kanske du vill att Excel infogar sidbrytningar (ofta kallade break s ) varje gång data ändras i fältet där listan subtotaleras (det vill säga fältet som anges i rutan Vid varje ändring i -ned listrutan).

För att göra detta markerar du helt enkelt kryssrutan Sidbrytning mellan grupper i dialogrutan Delsumma för att sätta en bock i den innan du klickar på OK för att summera listan.