Microsoft Excel 2010 låter dig spara dina arbetsboksfiler direkt i filformatet PDF (Portable Document Format) eller XPS (XML Paper Specification). Dessa format gör det möjligt för människor att öppna och skriva ut dina Excel-kalkylblad även om de inte har Excel installerat på sina datorer.
Följ dessa steg för att spara en Excel 2010-arbetsbok i PDF- eller XPS-format:

1 Klicka på fliken Arkiv och välj Spara som.
Dialogrutan Spara som visas.
2I navigeringsfönstret väljer du mappen där du vill spara filen.
(Valfritt) Om du vill spara arbetsboksfilen i en ny undermapp i mappen som för närvarande är öppen i dialogrutan Spara som, kan du klicka på knappen Ny mapp i verktygsfältet och sedan skriva in namnet på mappen och trycka på Retur.
3 Skriv ett beskrivande namn för filen i rutan Filnamn.
Du kan använda originalnamnet om du vill så att din ursprungliga Excel-fil visas precis bredvid PDF- eller XPS-filen i en alfabetisk lista.

4 Klicka på pilen Spara som typ och välj antingen PDF- eller XPS-dokument.
Excel visar ytterligare alternativ som gäller PDF- och XPS-filer nära botten av dialogrutan Spara som.

5Bred rubriken Optimera för väljer du Standard eller Minimistorlek.
Om du vill göra PDF- eller XPS-filen så liten som möjligt (eftersom ditt kalkylblad är stort), välj alternativknappen Minimistorlek (publicering online).

6(Valfritt) Om du vill ändra vilka delar av arbetsboken som sparas i PDF- eller XPS-filen, klicka på knappen Alternativ; gör sedan lämpliga val och klicka på OK.
Från dialogrutan Alternativ kan du ändra hur mycket av kalkylbladet som ska konverteras samt inkludera dokumentegenskaperna i utdata.
7Klicka på knappen Spara.
Excel sparar arbetsboken i PDF- eller XPS-filformatet som du valde i steg 4 och öppnar automatiskt filen i Adobe Reader eller XPS Reader (såvida du inte avmarkerade kryssrutan Öppna fil efter publicering i dialogrutan Spara som).