Microsoft Office Excel 2007 låter dig spara dina arbetsboksfiler direkt i PDF-filformatet (Portable Document File) som utvecklats av Adobe Systems Incorporated. Det här formatet gör det möjligt för människor att öppna och skriva ut dina Excel-kalkylblad (dokument från otaliga andra applikationer) även om de inte har Excel på sina datorer. Allt de behöver ha installerat för att öppna och skriva ut PDF-kopian av arbetsboksfilen är den kostnadsfria programvaran Adobe Reader, som kan laddas ner från Adobes webbplats .
Innan du kan spara filer i PDF-filformat måste du ladda ner och installera programmet Spara som PDF eller XPS Add-in från Microsofts webbplats. Följ dessa steg:
Öppna hjälpfönstret för Excel och sök sedan efter PDF och XPS i textrutan Sök.
Klicka på länken Aktivera stöd för andra filformat, som PDF och XPS i hjälpfönstret för Excel.
Hitta och klicka på länken Microsoft Spara som PDF eller XPS-tillägg för 2007 Microsoft Office-program.
Webbläsarfönstret öppnas och visar rätt tilläggssida på webbplatsen Microsoft Download Center.
Följ onlineinstruktionerna för att ladda ner och installera detta tilläggsprogram.
När du är klar med att ladda ner och installera tilläggsprogrammet följer du dessa steg för att spara en arbetsbok som en PDF-fil:
Klicka på Office-knappen, peka på kommandot Spara som och klicka på PDF- eller XPS-alternativet på fortsättningsmenyn.
Dialogrutan Publicera som PDF eller XPS visas.
Redigera filnamnet och/eller mappplatsen (om nödvändigt) och klicka på knappen Publicera.
Excel sparar arbetsboken i en PDF-fil och öppnar den automatiskt i Adobe Reader.
Om du skapar en Excel 2007-arbetsbok som innehåller nya funktioner som inte stöds i tidigare versioner av Excel, istället för att spara arbetsboken som en Excel 97–2003 .xls-fil och därmed förlorar alla Excel 2007-förbättringar, kan du överväga att spara den som en PDF-fil så att medarbetare som använder äldre Excel-versioner fortfarande kan komma åt data i all ära via Adobe Reader.