Många gånger vill du skydda en Excel 2013-arbetsbok som du tänker dela på ett nätverk. På så sätt kan du tillåta samtidig redigering av innehållet i dess kalkylblad (förutsatt att du inte också skyddar enskilda blad), samtidigt som du förhindrar någon annan än du från att ta bort ändringsspårningen (och därmed radera ändringshistorikloggen) .
Om arbetsboken för närvarande inte delas kan du både skydda arbetsboken och dela den genom att klicka på kommandoknappen Skydda och dela arbetsbok på menyfliksområdet Granska eller genom att trycka på Alt+RO. Observera att om arbetsboken redan är delad måste du sluta dela filen innan du kan använda det här kommandot.
När du klickar på kommandoknappen Skydda och dela arbetsbok öppnar Excel dialogrutan Skydda delad arbetsbok. I den här dialogrutan markerar du kryssrutan Dela med spåra ändringar för att aktivera fildelning och för att aktivera Ändringsspårning.
Så snart du markerar den här kryssrutan gör Excel textrutan Lösenord (valfritt) tillgänglig, där du kan ange ett lösenord som måste anges innan du kan sluta dela arbetsboken.
Om du anger ett lösenord i den här textrutan (och det borde du – annars finns det ingen anledning att använda det här alternativet, eftersom vem som helst kan ta bort skyddet från den delade arbetsboken och därmed stoppa fildelningen), visar Excel omedelbart dialogrutan Bekräfta lösenord , där du måste återge lösenordet korrekt.
När du gör detta visar Excel en varningsdialogruta som informerar dig om att den nu kommer att spara arbetsboken, och när du klickar på knappen Ja sparar programmet arbetsboken som en delad fil och skyddar den från att göras exklusiv utan lösenordet.
Programmet lägger också till en [Delad]-indikator till filnamnet överst i Excel-programfönstret för att låta dig veta att arbetsboken delas.
För att ta bort skyddet från den delade arbetsboken och samtidigt sluta dela den, väljer du kommandoknappen Ta bort skydd delad arbetsbok (som ersätter knappen Skydda delning) i gruppen Ändringar på fliken Granska i menyfliksområdet.
När du har angett lösenordet för att avskydda filen i dialogrutan Unprotect Sharing och klicka på OK, visar Excel en varningsdialogruta som informerar dig om att din åtgärd är på väg att ta bort filen från delad användning och radera loggfilen för ändringshistorik.
Om du klickar på Ja förhindrar du användare som för närvarande redigerar arbetsboken från att spara sina ändringar. Om du är säker på att ingen annan använder arbetsboken kan du fortsätta och ta bort fildelningen genom att klicka på knappen Ja.