Hur man skapar sammanfattningsuppgifter och deluppgifter i Project 2016

När du tittar på en struktur för uppdelning av projektarbete i Project 2016, även känd som WBS, eller en projektuppgiftslista, som den som visas i följande figur, ser du att den organiserar uppgifter i nivåer. De övre nivåerna är från WBS. Den lägre nivån består av uppgifter som har dekomponerats från WBS.

En uppgift som har andra uppgifter indragna under sig i den här dispositionsstrukturen är en sammanfattningsuppgift eller överordnad uppgift. Uppgifterna indragna under sammanfattningsuppgiften är deluppgifter eller underordnade uppgifter. Sammanfattningsuppgifter anges i fetstil i projektöversikten.

Du kan se när en sammanfattningsuppgift har en familj av deluppgifter som klamrar sig fast vid sina kjolar: När en deluppgift är dold, visas en liten tydlig triangel till vänster om sammanfattningsuppgiften. När du klickar på triangeln med spetsen på pekaren expanderas uppgiften för att visa hela klanen av deluppgifter, och sammanfattningsuppgiften lägger till en svart triangel till vänster.

Projektöversikt, som visar sammanfattande uppgifter och deluppgifter.

I figuren kan du se att sammanfattningsuppgifterna för Databas och Användargränssnitt har dolda deluppgifter. Betalnings- och bekräftelsesammanfattningsuppgifterna visar alla deras deluppgifter.

All information om en familj av uppgifter rullas upp till dess sammanfattningsuppgift på högsta nivå. Därför har varje uppgift med deluppgifter ingen egen tids- eller kostnadsinformation: Den samlar sin totala varaktighet och kostnad från summan av dess delar.

Denna sammandragningsfunktion är kumulativ: Uppgiften på den lägsta nivån rullas upp till sin överordnade, vilket kan rullas upp till en annan sammanfattningsuppgift, som rullas upp (till exempel) till en projektsammanfattningsuppgift. Varje uppgift med uppgifter under den får information om varaktighet och kostnad från en sammanställning av underuppgifterna, oavsett hur djupt kapslad den kan vara i hierarkin.

Strukturen för familjer i en disposition är också användbar när du behöver omorganisera en disposition: När du flyttar en sammanfattningsuppgift kommer alla dess deluppgifter med på resan, oavsett om den utökas!

Om en sammanfattningsuppgift är manuellt schemalagd fungerar inte roll-up-funktionen, och Project visar varningar som talar om det. Gantt-fältet för sammanfattningsuppgiften har ett rött varningsfält som visar den beräknade varaktigheten för deluppgifterna när de inte stämmer överens med sammanfattningsuppgiftens varaktighet. Sammanfattningsuppgiftens Finish-fältpost har också en röd, snirklig understrykning för att indikera ett potentiellt schemaläggningsproblem.

För att hantera den här situationen kan du ändra sammanfattningsuppgiften till att använda automatisk schemaläggning, i vilket fall den beräknar sammandragningsdata korrekt. Om du vill att sammanfattningsuppgiften ska fortsätta att schemaläggas manuellt kan du redigera dess slutdatum eller använda Task Inspector för att fixa sammanfattningsuppgiftsschemat.

Hur många nivåer kan du gå i WBS?

Du har ingen praktisk gräns för hur många nivåer av uppgifter du kan skapa i en disposition. Project gör att du kan dra in till fler detaljnivåer än du behöver för alla utom de mest komplexa scheman.

Kom dock ihåg: Vid något tillfälle måste du ta itu med att tilldela timing och resurser till var och en av dessa uppgifter och sedan spåra deras framsteg. För mycket detaljer kan göra din projektplan svår att hantera. Till exempel, om ditt projekt är några månader långt, vill du inte spåra till en nivå där aktiviteter bara varar några timmar. Bästa metoder föreslår att du alltid ställer in ditt schema till den nivå som du vill hantera ditt team till - vanligtvis arbetsdagar eller veckor.

För längre projekt kan du schemalägga genom att använda rullande vågplanering, en metod för att successivt utarbeta mängden detaljer för korttidsarbete och hålla allt arbete som ligger längre ut på en högre nivå. Till exempel, om du har ett tvåårigt projekt, kan du ha de första tre månaderna planerade i detalj, de kommande tre månaderna på en högre nivå och resten av projektschemat som endast visar milstolpar och nyckelleveranser. När du går igenom projektet börjar du lägga till mer detaljer under sex månader och längre fram. En bra tumregel är att hålla en bra mängd detaljer i 90 dagar.

Rullande vågplanering är inte en ursäkt för att lägga till utrymme; det är bara en utarbetande av befintlig räckvidd.

Projektsammanfattningsuppgiften

Precis som ett fartyg bara har en kapten, är det bara en uppgift som sammanfattar alla andra uppgifter i ett projekt. Visa projektsammanfattningsuppgiften, som representerar den högsta (minst detaljerade) informationsnivån och som ofta helt enkelt är titeln på projektet, till exempel utrullning av ny produkt. När du säger till Project att visa projektsammanfattningsuppgiften, faller varje uppgift i projektet under den i dispositionen, som visas här.

Projektsammanfattningsuppgiften.

När du bygger ditt projekt kan du enkelt skapa en projektsammanfattningsuppgift själv (föra in andra uppgifter under den) eller använda en projektfunktion för att generera en automatiskt när som helst – även efter att du byggt alla faser i ditt projekt. Följ dessa steg för att låta Project automatiskt visa en projektsammanfattningsuppgift:

I vyn Gantt-diagram väljer du kontextfliken Gantt-diagramverktygsformat.

I gruppen Visa/dölj, markera kryssrutan Projektsammanfattningsuppgift.

Som du kan se är uppgift 0, Ungdomscenter 10K Run/Walk, projektsammanfattningsuppgiften. Lägg märke till att stapeln för projektsammanfattningsuppgiften i diagrammet är grå och att staplarna för andra sammanfattningsuppgifter är svarta.

När du tänker på det är en överordnad rubrik i en disposition summan av dess delar: Rubriken återspeglar det övergripande ämnet för alla objekt under den. Projektsammanfattningsuppgiften för detta koncept ett steg längre: Denna uppgift rullar upp all faktisk data från andra uppgifter till en rad. Sålunda återspeglar projektsammanfattningsuppgiftens varaktighet hela projektets varaktighet. Ur en monetär synvinkel speglar den sammanfattande projektuppgiftens totala kostnad de totala kostnaderna för hela projektet. Siffror som dessa kan vara praktiska att ha till hands – och det är ett värde av en sammanfattningsuppgift.

Om du är förvirrad över längden på din sammanfattningsuppgift, kom ihåg att sammanfattningsuppgiftens varaktighet är skillnaden mellan det tidigaste startdatumet för uppgiften och det senaste slutdatumet för uppgiften. Däremot räknas inte arbetsdagar med i den sammanfattande uppgiftens varaktighet. Längden på sammanfattningsuppgiften är därför lika med antalet dagars arbete under deluppgifterna, inte antalet kalenderdagar mellan början av den första uppgiften och slutet av den sista.

Alla använder inte projektsammanfattningsuppgifter. Du kan helt enkelt skapa, på den högsta nivån i din disposition, uppgifter som representerar större projektleveranser eller faser — med underfaser och underuppgifter under dem — och inte skapa en uppgift som är högre i ordningen än alla andra. Men att ha en projektsammanfattning har vissa fördelar:

• Du kan snabbt se totalsummor för projektet med en blick i datakolumnerna i Gantt-diagramvyn och andra vyer.
• Du kan placera en länk till din projektsammanfattningsuppgift i ett annat projekt så att all data för ett projekt återspeglas i ett annat. Om du till exempel skapar fem scheman för nya produktlanseringar i ditt företag kan du enkelt skapa ett huvudschema för alla företagets produktlanseringar genom att länka till projektsammanfattningsuppgifterna i vart och ett av projekten.