Hur man skapar e-postvarningar för en SharePoint-grupp

Om RSS inte är din grej kan du välja att få e-postmeddelanden när SharePoint-appar ändras genom att skapa en varning. Varningar är ett utmärkt sätt att hålla reda på de ändringar dina lagkamrater gör i dokument och föremål.

Du behöver behörigheten Skapa varningar för att skapa varningar. Denna behörighet ges vanligtvis med den färdiga konfigurationen av SharePoint-gruppen för webbplatsmedlemmar .

Följ dessa steg för att skapa en varning till en app:

Bläddra till appen där du vill prenumerera på en varning och klicka sedan på rullgardinsknappen Varna mig i avsnittet Dela och spåra på fliken Bibliotek i menyfliksområdet (för en biblioteksbaserad app) eller fliken Lista på menyfliksområdet (för en listbaserad app).
Om du inte ser knappen Varna mig är chansen stor att din administratör inte har konfigurerat inställningar för utgående e-post. Om inställningarna för utgående e-post inte är konfigurerade i den centrala administrationen, kommer knappen Varna mig helt enkelt inte att visas för användarna. Om du däremot använder SharePoint Online, har utgående e-post redan konfigurerats av Microsoft och du är redo att gå.

Välj Ställ in varning på detta bibliotek från rullgardinsmenyn.
Fönstret Ny varning visas.
Du kan prenumerera på en varning för ett objekt eller dokument genom att välja objektet eller dokumentet och välja Varna mig på fliken Objekt i menyfliksområdet.

I textrutan Varningsrubrik anger du ett namn för varningen.
Gör namnet till något meningsfullt för dig i din inkorg, till exempel Documents Modified Today – Budget Team Site . Annars har du inget meningsfullt sätt att skilja en varning från en annan.

I textrutan Skicka varningar till anger du namnen på personer utöver dig som ska få aviseringen.
Det stämmer, du kan prenumerera andra personer på en varning! Du måste ha behörigheten Hantera varningar, som ges som standard till webbplatsägare.
Organisationer och webbplatsägare kanske vill prenumerera på en varning för flera användare för att se till att de får viktiga uppdateringar, samt uppmuntra dem att bidra till en diskussionsforum, blogg eller wiki. Användare kan fortfarande välja bort dem genom att ändra inställningarna i deras varningsinställningar.

I avsnittet Leveransmetod väljer du om du vill ta emot varningar via e-post eller textmeddelande till din mobiltelefon.
SMS kräver att din SharePoint-administratör konfigurerar den här tjänsten via en tredje part, så du kanske inte kan skicka varningar till din telefon.

I avsnittet Ändringstyp väljer du det alternativ som matchar typen av meddelanden du vill ta emot — Alla ändringar, Nya objekt läggs till, Befintliga objekt ändras eller Objekt tas bort.
Om du är ansvarig för att hantera en app bör du få en varning varje gång objekt raderas.

I avsnittet Skicka varningar för dessa ändringar väljer du när du vill ta emot varningar.
Alternativen du ser här varierar beroende på vilken typ av app du arbetar med. Till exempel låter en Tasks-app dig få en varning när en uppgift markeras som slutförd eller när en högprioriterad uppgift ändras.

I avsnittet När ska du skicka varningar väljer du frekvensen för din varningsleverans.
Du kan få dem direkt, en gång om dagen eller en gång i veckan. Dagssammanfattningar är trevliga; annars kommer du sannolikt att få för många e-postmeddelanden.

Klicka på OK för att skapa din varning.

Kolla in det här exemplet på hur du konfigurerar en varning.

Få ett e-postmeddelande när en lista eller bibliotek ändras.

Varje gång användare säger att de behöver ett arbetsflöde för att få aviseringar, prova en varning först. Du skulle bli förvånad över hur ofta varningar ger de alternativ som behövs.

Om din app har en personlig eller offentlig vy som innehåller ett filter kan du prenumerera på ändringar av just den vyn. Säg till exempel att du vill bli meddelad via sms när ett objekt i en ärendespårningsapp har sin prioritet inställd på Hög. Du skulle skapa en vy som filtrerar appen för högprioriterade problem. Välj den filtrerade vyn i avsnittet Skicka varningar för dessa ändringar när du skapar din varning, så kommer du att få varningar när objekt uppfyller filterkriterierna.

Du måste ha en e-postadress konfigurerad i din SharePoint-profil för att få varningar. Om din SharePoint-server finns i ditt nätverk är det vanligtvis inget problem. Office 365 kanske inte är integrerad med ditt nätverk och din e-postinformation. I dessa situationer kan din administratör antingen manuellt konfigurera din e-postadress eller ge dig tillåtelse att göra det.

Du kan hantera alla dina varningar från en enda sida istället för att navigera till varje lista. För att hantera alla varningar du har på en viss webbplats och ändra eller ta bort dem, följ dessa steg:

Bläddra till en app där du för närvarande prenumererar på en varning.

På fliken List i menyfliksområdet, i avsnittet Dela och spåra, välj Varna mig → Hantera mina varningar.

Välj rätt varningsnamnlänk.
Sidan Hantera mina varningar på den här webbplatsen visas med alla alternativ du visade när du först skapade varningen. Ändra inställningarna efter önskemål.
Ställde du inte in varningen till att börja med? Du kan fortfarande läsa igenom inställningarna och ändra valen (se listan med föregående steg). Dina ändringar påverkar inte varningsinställningarna för andra om varningen skapades för flera användare samtidigt.

Klicka på OK för att ändra varningen med dina nya inställningar eller Ta bort för att ta bort varningen.
Att ta bort en varning som skapades åt dig tar inte bort varningen från andra användare som är i gruppen som varningen skapades för.

Om du är webbplatsadministratör kan du hantera varningarna för alla på webbplatsen genom att klicka på länken Användarvarningar i avsnittet Webbplatsadministration på sidan Webbplatsinställningar.