SharePoint är Microsofts webbaserade teamsamarbetsplattform. Företag använder SharePoint Online för att lagra dokument, hantera projekt och tillåta kollegor att samarbeta med varandra.
SharePoint Online är inte nödvändigtvis allmänt förekommande (finns eller finns överallt), men det försöker vara det. SharePoint Online-webbplatser är utformade för att vara tillgängliga från överallt – från en stationär dator, en bärbar dator, en surfplatta eller en smartphone. Oavsett vilken enhet du använder ska innehållet vara tillgängligt och användarvänligt.
Den här artikeln introducerar SharePoint Online, berättar hur du hittar runt en teamwebbplats, laddar upp och arbetar med filer i dokumentbibliotek, delar filer med kollegor, synkroniserar filer och uppdaterar din Office 365-profil.
En SharePoint-teamwebbplats är en arbetsyta där kollegor kan arbeta med samma filer, spåra projekt och interagera med varandra.
Bilden visar en typisk SharePoint Online-teamplats i Office 365-fönstret. Dessa webbplatser kan se olika ut beroende på hur webbplatsadministratörer konfigurerar dem, men de har samma verktyg gemensamt. En teamwebbplats ger möjlighet att öppna Office 365-program, ladda upp och ladda ner filer och samarbeta med kollegor. De här sidorna förklarar hur du loggar in på en teamwebbplats och hittar runt på skärmen.
En SharePoint Online-teamwebbplats.
Logga in på en teamwebbplats
Du behöver ett lösenord och nätverksadress för att logga in på en SharePoint-teamwebbplats. Du kommer sannolikt att få dessa föremål från din vänliga systemadministratör i området. Följ dessa steg för att logga in på en SharePoint-teamwebbplats:
Öppna en webbläsare och navigera till din organisations teamwebbplats.
Hur din teamwebbplats webbadress ser ut beror på om ditt företag använder sitt eget domännamn (som company.com ) eller Office 365 standardnamnformatet (som ser ut ungefär som yourcompany.sharepoint.com ).
Om du tillfrågas om autentiseringsuppgifter anger du ditt användarnamn, anger ditt lösenord och klickar på OK.
Vad som händer härnäst beror på hur din lokala (lokala) miljö ser ut och hur administratören konfigurerade SharePoint. Du kan landa på teamsidan utan att behöva ange ditt användarnamn och lösenord.
Hitta rätt på en SharePoint Online-teamwebbplats
Se föregående figur när du besöker en typisk Sharepoint-teamwebbplats:
En SharePoint-webbplats är en webbplats som alla andra. Du kan skapa bokmärken i din webbläsare till de platser i SharePoint som du ofta besöker.
Den dokumentbibliotek är den fundamentala datalager i en Sharepoint-webbplats. Låt inte ordet dokument lura dig. Du kan lagra alla typer av filer i ett dokumentbibliotek.
Använd dokumentbiblioteket för att lagra filer för samarbete. Dessa sidor förklarar hur man öppnar filer i dokumentbiblioteket, laddar upp filer, samredigerar filer och delar filer.
Öppna en fil i ett dokumentbibliotek
Följ dessa steg för att hitta och öppna en fil:
Använd navigeringsfältet för att hitta och välja filen du vill öppna.
Administratören kan ha placerat en genväg till dokumentbiblioteket på Team-webbplatsens hemsida eller någon annanstans på webbplatsen.
Klicka på knappen Öppna (de tre prickarna) bredvid namnet på filen du vill öppna.
Ett popup-fönster visas, som visas. Den visar en förhandsgranskning av filen så att du kan se till att du öppnar den rätta.
Klicka på knappen Fler åtgärder (tre punkter igen).
Bilden visar var knappen Fler åtgärder finns. En popup-meny visas med alla möjliga åtgärder du kan vidta med filen, som visas.
Öppna filen.
Du kan öppna filen i ett Office-skrivbordsprogram eller en Office Web App:
SharePoint ger dig många alternativ för att komma åt filer på en teamwebbplats.
Här är en genväg: För att öppna en fil i en Office Web App klickar du helt enkelt på dess namn i ett dokumentbibliotek.
Hur man arbetar med kollegor på samma fil
Ibland när du försöker öppna en fil kan du inte göra det eftersom någon kom dit först. Administratörer bestämmer om mer än en person kan redigera en fil samtidigt.
Om en fil tillåter mer än en redigerare, följ dessa steg för att öppna en fil som för närvarande redigeras och ge dina egna bidrag:
Öppna en fil i dokumentbiblioteket.
Det föregående avsnittet i det här kapitlet förklarar hur man öppnar en fil. Följande bild visar en Word-fil öppen i Word Web App.
Leta efter indikationer på att filen för närvarande redigeras av en kollega.
Som visas berättar Word Web App namnet (eller namnen) på andra som arbetar med filen. Om du tittar noga kan du också se markörens placering för andra redaktörer. SharePoint är helt okej att låta flera personer samarbeta på samma fil.
Gör dina redaktionella ändringar i filen.
När du är klar med redigeringen klickar du på webbläsarens bakåtknapp eller Office 365 App Launcher för att återgå till teamets webbplats.
Oroa dig inte för att spara ändringar i en fil. Office 365 sparar dina ändringar automatiskt.
SharePoint Online berättar när en kollega samredigerar en fil.
Hur man laddar upp filer till ett dokumentbibliotek
Följ dessa steg för att ladda upp en fil från din dator till ett SharePoint Online-dokumentbibliotek:
I SharePoint, gå till dokumentbiblioteket där du vill ladda upp filen.
Klicka på Ladda upp.
Som visas i följande figur visas dialogrutan Lägg till ett dokument.
Om du inte ser knappen Ladda upp i ett dokumentbibliotek, prata med din administratör. Du kanske inte har behörighet att ladda upp filer.
I dialogrutan Lägg till ett dokument klickar du på knappen Välj filer.
I dialogrutan Öppna väljer du filen du vill ladda upp och klickar på Öppna.
Du kan ladda upp mer än en fil genom att välja mer än en i dialogrutan Öppna.
I dialogrutan Lägg till ett dokument anger du versionskommentarer om det behövs.
SharePoint kan konfigureras för att lagra flera versioner av samma dokument. Din administratör kan kräva att du skriver kommentarer för att beskriva filen du laddar upp.
Klicka på OK.
Medan du håller på kan du ta en titt för att se om filen du laddade upp visas i dokumentbiblioteket.
Överföra ett eller flera dokument till ett SharePoint Online-dokumentbibliotek.
För att ladda upp filer kan du dra en eller flera filer från ett filutforskarfönster på din dator och släppa dem i ett dokumentbibliotek. Så passande!
Hur man delar filer med kollegor
I SharePoint-terminologi betyder delning att göra medarbetare medvetna om en fil de kan redigera. När du har delat en fil kan du meddela kollegor via e-post att filen har delats. Ibland tillåter inte administratörer någon att dela en fil, men om du kan dela filer, följ dessa steg för att dela en fil med en kollega:
Leta upp filen du vill dela och klicka på dess Öppna-knapp.
Leta efter de tre prickarna bredvid filens namn för att hitta knappen Öppna. Ett popup-fönster visas.
Klicka på Dela längst ned i popup-fönstret.
Du ser dialogrutan Dela, som visas.
office-inviting-collaboration
Bjuda in en medarbetare att samarbeta i en fil.
Ange namnet på den person som du vill dela filen med.
SharePoint öppnar en rullgardinslista så snart du börjar skriva. Du kan välja ett namn från listan.
Ange ett beskrivande meddelande.
Du kan förklara vad filen är och varför du vill dela den.
Välj eller avmarkera alternativet Kräv inloggning.
Avmarkera alternativet Kräv inloggning om du vill dela filen med personer utanför din organisation. För vanlig affärsanvändning, välj det här alternativet för att se till att endast gruppmedlemmar kan se filen.
Välj alternativet Skicka en e-postinbjudan.
Klicka på knappen Dela.
Följande bild visar hur ett delningsmeddelande ser ut för den som tar emot det. Mottagaren kan klicka på knappen Öppna för att öppna filen och börja arbeta med den.
En inbjudan att dela en fil.
Hur man visar filer offline
Ibland kan din dator inte komma åt SharePoint Online-portalen. Tänk dig till exempel att du är på ett flygplan och behöver uppdatera några arbetsfiler men att du inte är ansluten till SharePoint. För att lösa detta problem med offline-dokumentåtkomst ger Office 365 oss möjligheten att synkronisera filer. Synkronisering gör att du kan komma åt SharePoint-baserade filer på din lokala dator och inte behöva oroa dig för att ha en internetanslutning. När du har anslutit till Internet igen (efter att flygplanet har landat), synkroniserar OneDrive filerna med deras onlinemotsvarigheter.
Det är viktigt att förstå att OneDrive synkroniserar två kopior av varje fil, en kopia lagrad i ett SharePoint Online-dokumentbibliotek och den andra kopian lagrad lokalt på din dator.
Följ dessa steg för att synkronisera SharePoint-filer med filer med samma namn på OneDrive:
I SharePoint letar du upp dokumentbiblioteket som du vill synkronisera med din dator.
Du behöver inte synkronisera alla dokumentbibliotek på teamplatsen. Synkronisera endast de filer som du vill ha tillgång till offline.
Klicka på Synkronisera i dokumentbiblioteksmenyn.
Följande bild visar var Sync-knappen är placerad. Ett popup-meddelande talar om att SharePoint laddar ner dokumentbibliotekets innehåll och synkroniserar det med din OneDrive för Business-klient.
Klicka på OneDrive-ikonen i meddelandefältet i aktivitetsfältet i Windows 10.
Som visas ser den här ikonen ut som ett moln. En lista över nyligen synkroniserade filer visas, i detta fall filer från dokumentbiblioteket.
I OneDrive-fönstret klickar du på Öppna mapp för att visa dina lokala filkopior.
Från och med nu kan du arbeta med dessa filer antingen lokalt eller direkt från SharePoint. OneDrive kommer att hålla alla ändringar synkroniserade automatiskt.
Sync låter dig ta SharePoint-filer offline för lokal åtkomst.
Office 365 erbjuder Delve-skärmen för att uppdatera din profil och kommunicera bättre med teammedlemmar. Beroende på storleken på din organisation kan det vara enormt användbart att se till att din Office 365-profil är uppdaterad. Medarbetare kan titta på din Office 365-profil för att se om du är rätt passform för ett projekt. De kan titta på din profil för att ta reda på hur de hittar dig. Delve-skärmen är lite som en portal för sociala medier genom att den erbjuder ett bekvämt sätt att kommunicera med ditt team.
Följ dessa steg för att fördjupa dig i Office 365:
Öppna menyn Användare i SharePoint Online och klicka på Min profil.
Användarmenyn finns i det övre högra hörnet av Office 365-skärmen. Delve-skärmen öppnas, som visas.
Använd kontrollerna på Delve-skärmen för att uppdatera din profil och interagera med kollegor.
Du kan anpassa den här skärmen för att göra dig mer presentabel för dina kollegor.
Klicka på Uppdatera profil när du är klar med dina ändringar.
Delve-skärmen.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
