Innan du skapar resurser i Microsoft Project 2019, måste du förstå hur de påverkar ditt projekt. Först och främst är en resurs en tillgång som hjälper till att genomföra ett projekt, oavsett om tillgången är en person, en utrustning, ett material eller en leverans. En aspekt av att arbeta effektivt med resurser är att hantera arbetsflödet för alla resurser som har begränsad tidstillgänglighet för ditt projekt. När du skapar resurser anger du deras tillgänglighet efter timmar på dagen eller veckodagarna.
Till exempel kan en person vara tillgänglig 50 procent av tiden, eller 20 timmar under den vanliga 40-timmarsarbetsveckan, medan en annan kan vara tillgänglig på heltid (40 timmar). När du tilldelar den här typen av resurser till ditt projekt kan du använda olika vyer, rapporter och verktyg för att se om någon resurs är överbokad vid något tillfälle under projektet. Du kan också se när folk sitter runt och vrider på tummarna eller när de kan vara tillgängliga för att hjälpa till med en annan uppgift. Du kan till och med redogöra för resurser som fungerar på flera projekt i din organisation och se till att de används effektivt.
En annan aspekt av att arbeta effektivt med resurser är att förstå hur antalet resurser du tilldelar för att arbeta med en uppgift påverkar uppgiftens varaktighet. Med andra ord, om du har en viss mängd arbete att utföra men få personer att utföra det arbetet, tar en typisk uppgift längre tid att slutföra än om mängder av folk är tillgängliga.
Uppgiftstypen avgör om en uppgifts varaktighet ändras baserat på antalet resurser som tilldelats den. Kom ihåg: Uppgiftstypen kan vara fasta enheter, fast varaktighet eller fast arbete.
Slutligen ökar resurserna kostnader för ett projekt. För att ta hänsyn till kostnader i ditt projekt – till exempel en person som arbetar många timmar med en uppgift, datorer som du måste köpa eller tjänster som kräver avgifter – måste du skapa resurser och tilldela dem till en eller flera uppgifter.
När det gäller resursplanering känner Project endast igen dessa tre typer av resurser:
Att bestämma vilken resurstyp som ska användas när man lägger till en extern leverantör eller utrustningsresurs till projektet kan vara svårt. Om du vill undvika att lägga till timmar av arbete till projektet när den resursen används, ställ inte in resursen som en arbetsresurs. Använd en kostnadsresurs eller fast kostnadsmetod istället.
Under Project 2019s standardinställningar är ansträngningsdriven schemaläggning avstängd för både manuellt och automatiskt schemalagda uppgifter. Så oavsett hur många arbetsresurser du tilldelar, förblir uppgiftens varaktighet densamma och Project lägger på fler timmars arbete för uppgiften, för att återspegla mer ansträngning.
Men i vissa fall av en fast enhet eller fast arbetsuppgiftstyp bör tillägg eller borttagning av resurser som tilldelats uppgiften ha en inverkan på den tid det tar att slutföra uppgiften. I huvudsak kan den gamla maximen "Två huvuden är bättre än ett" modifieras till "Två huvuden är snabbare än ett."
Att tilldela ytterligare personer till uppgifter förkortar inte alltid arbetstiden proportionellt, även om det är så Project beräknar det. När man är fler får man också fler möten, PM, dubbla ansträngningar och till exempel konflikter. Om du lägger till fler resurser till en uppgift, överväg också att öka mängden ansträngning som krävs för att slutföra uppgiften för att ta hänsyn till oundvikliga ineffektiviteter i arbetsgruppen.
Du vet vanligtvis hur många materialresurser som krävs för att slutföra en uppgift: I de flesta fall kan du använda en standardformel för att beräkna antalet pund, ton, yards eller annan kvantitet. Men hur vet du hur mycket ansträngning dina arbetsresurser måste lägga på för att slutföra uppgifterna i projektet?
Inkludera en viss mängd extra materialresurser om du tror att du kommer att behöva det för omarbetning eller skrot.
Som med många aspekter av information du lägger in i ett projektschema, vilar bestämningen av ansträngningsnivån till stor del på din egen erfarenhet av liknande uppgifter och resurser. Kom ändå ihåg dessa varningar:
Räkna med reservtid i ett projekt för att ta hänsyn till oförutsedda omständigheter, som att resurserna är mindre skickliga än du hade planerat. För att säkerställa att milstolpsdatum uppnås lägger många till en uppgift som heter Reserv för beredskap eller buffert till sina scheman omedelbart före en milstolpeleverans eller slutet av en fas.
Precis som någon fyller i födelsebeviset när ett barn föds, fylls ett formulär i när en resurs i Project föds (det vill säga skapas ). På formuläret Resursinformation anger du information som resursnamn, tillgänglighet och pris per timme eller kostnad per användning. Du kan också ange valfri information, såsom gruppen (företagets arbetsgrupp) som resursen tillhör eller resursens e-postadress.
Du kan skapa en resurs som en enskild person eller enhet, en generisk resurs (som en färdighetsuppsättning utan någon tilldelad person, som assistent eller ingenjör), eller till och med en grupp med flera resurser som fungerar tillsammans. Många gånger i de tidiga stadierna av projektplanering känner du bara till den resursfärdighet du behöver, för att senare ersättas av en namngiven person som har både tid och kvalifikationer att slutföra uppgiften.
På den enklaste nivån skapas en resurs som en enda enhet — en viss person eller ett mötesrum eller en utrustning. Du skapar resursen genom att ange information i dialogrutan Resursinformation.
När du skapar en resurs måste du åtminstone skriva in resursnamnet, men du kan också lägga till så mycket information du vill. Vissa människor föredrar att skapa alla resurser först och lägga till kontakt- och kostnadsinformation senare.
För att skapa en resurs med hjälp av dialogrutan Resursinformation, följ dessa steg:
Klicka längst ned på Gantt-diagramknappen på fliken Uppgift i gruppen Visa på menyfliksområdet och klicka på Resursblad.
Vid den tidpunkten ändras vyn till resursarkvy.
Dubbelklicka på en tom cell i kolumnen Resursnamn.
Dialogrutan Resursinformation visas, som visas.
Skriv ett namn i textrutan Resursnamn.
Klicka på nedåtpilen i rutan Typ (till höger) för att välja Arbete, Material eller Kostnad.
De inställningar som är tillgängliga för dig skiljer sig något, beroende på vilket alternativ du väljer. Till exempel har en materialresurs varken alternativet e-post eller inloggningskonto, och en arbetsresurs eller kostnadsresurs har inget alternativ för materialetikett.
För en materialresurs anger du en beskrivning av enheterna i fältet Materialetikett.
Du kan till exempel ange pund för en mjölresurs eller ton för en stålresurs.
I fältet Initialer anger du en förkortning eller initialer för resursen.
Om du inte anger något, infogas första bokstaven i resursnamnet när du sparar resursen.
Fortsätt att ange all information du vill inkludera om resursen.
Den här informationen kan inkludera en e-postadress, grupptyp (till exempel en avdelning, division eller arbetsgrupp), bokningstyp (föreslagen eller åtagit sig) eller kod (som en kostnadsställekod).
Om du anger information i fältet Grupp kan du sedan använda funktionerna Filtrera, Sortera och Gruppera efter för att titta på uppsättningar av resurser.
Klicka på OK-knappen för att spara den nya resursen.
Dessa fyra flikar kan innehålla en mängd information om alla resurser.
För att ange information om flera resurser samtidigt, visa resursarkvyn och ange information i kolumnerna. Du kan till och med klistra in resurser som kopierats från en annan källa (som ett Excel-kalkylblad) i den här vyn.
I planeringsskedet av ett projekt upptäcker man ofta att inte alla resurser är samlade. Även långt in i projektet vet du ibland inte vilken resurs du kommer att använda; du vet bara att du behöver en resurs med en viss kompetens för att slutföra kommande uppgifter. Överväg i det här fallet att skapa vissa resurser som generiska resurser.
För att skapa en generisk resurs, ge den ett namn som beskriver dess skicklighet, såsom ingenjör, säkerhetspersonal eller till och med mötesutrymme (i stället för en specifik resurs som heter konferensrum B). Se sedan till att markera kryssrutan Generisk i dialogrutan Resursinformation, som visas här. Det finns ingen formel för att använda den allmänna inställningen för att beräkna om ditt schema baserat på resurstillgänglighet. Men många människor tycker att den här inställningen är användbar när de använder rullande vågplanering eller när de inte är ansvariga för specifika resurstilldelningar (t.ex. att tilldela en bemanningsanställd en uppgift när ett bemanningsföretag väljer den specifika arbetaren).
Konsoliderad resurs.
Du kan ersätta ett generiskt resursnamn med namnet på resursen som har lagts till i ditt projekt. Om du till exempel anger säkerhetspersonal som en resurs kan du ersätta den med Jim Taylor , namnet på säkerhetspersonalen som ska utföra arbetet. För att byta, gå till vyn Resursblad och, i kolumnen Resursnamn, klicka på cellen för resursen, skriv det nya namnet och tryck på Retur. Oroa dig inte om du redan har tilldelat den generiska resursen till uppgifter i projektet. Project uppdaterar alla uppdrag med det nya namnet.
Många Project 2019-funktioner hanterar resurser – särskilt genom att hjälpa dig att upptäcka resursöverfördelning. Överfördelning är en beräkning, baserad på resursens kalender och tillgänglighet, som indikerar att för mycket arbete har tilldelats baserat på tillgänglighet.
Tänk på Monica Mendez, en ingenjör som arbetar en standarddag på åtta timmar baserat på hennes kalender. Monica är tilldelad uppgiften Skriv slutrapport vid 50 procent av sin tillgänglighet och till uppgiften Skapa designspecifikationer – som sker samtidigt som rapportuppgiften – vid 100 procent av hennes tillgänglighet. Monica arbetar nu med 150 procent av sin tillgänglighet, eller 12 timmar per dag. Stackars Monica är överbokad. Var försiktig - hon kan till och med sluta med projektet.
En resurs tilldelas en uppgift med 100 procents tillgänglighet (eller enheter) som standard, men du kan ändra den inställningen om du vet att en resurs kommer att tilldelas flera uppgifter och bara kan spendera en begränsad tid på var och en.
Uppskattning och inställning av tillgänglighet
Tillgänglighet är lättare att uppskatta för vissa resurser än för andra. En chef är osannolikt att ägna en hel dag åt någon enskild uppgift, eftersom han måste ta itu med alla anställda som rapporterar till honom och även skriva under fullmakt, delta i möten om olika projekt och till exempel utveckla budgetar. En produktionsarbetares tillgänglighet kan vara lättare att fastställa till en enskild uppgift: Om ett tillverkningsjobb tillbringar tre dagar på linjen och en person arbetar på linjen hela tiden, är det mer korrekt att säga att hon arbetar med den uppgiften fullt ut. tid.
Ett misstag som projektnybörjare gjort är att övertänka tillgängligheten. Naturligtvis lägger ingen åtta timmar varje dag på en enda uppgift i ett projekt. Anställda tillbringar en del av sina arbetsdagar med att läsa e-post, chatta med kollegor och svara på telefonsamtal om problem som inte har med deras projekt att göra. En resurs kan lägga sju timmar på en uppgift en dag och bara tre timmar nästa. Häng dig inte på ett resursschema från dag till dag när du uppskattar tillgänglighet. Om medarbetaren fokuserar på den under en uppgifts livstid är 100 procent tillgänglighet en lämplig inställning. Om den personen bara arbetar fem dagar med en tiodagarsuppgift, är det dock 50 procent tillgänglighet, oavsett om hon arbetar fyra timmar per dag i tio dagar eller fem hela dagar när som helst.
Inställningen Enheter (tillgänglighet) hjälper dig att upptäcka överbokningen av en resurs som kan arbeta med flera uppgifter samtidigt i ett projektschema.
Följ dessa steg för att ställa in standardresursenheter för att ange tillgänglighet:
Visa vyn Resursblad.
Klicka på kolumnen Max för resursen.
Skriv ett tal som representerar den procentandel av tiden som resursen är tillgänglig för att arbeta med projektet.
Skriv till exempel 33 för en resurs som är tillgänglig en tredjedel av tiden eller 400 för en resurs som kan tillhandahålla fyra heltidsanställda. (Inlägg som är större än 100 procent representerar resurser som ger en grupp eller ett team att hantera uppdrag.) Den vanligaste posten (standardinställningen) är 100 för en enskild resurs som arbetar heltid med uppdrag i projektet.
Tryck på Enter eller Tab.
Anmälan är klar.
Observera att detta bara fungerar för resurser vars typ är inställd på Arbete.
När en Microsoft Project-resurs kommer och går
Förutom att vara tillgänglig för ett projekt endast en viss procent av tiden (säg 50 procent av projektets hela varaktighet), kan en resurs vara tillgänglig under en viss tidsperiod (kanske april–juni) under projektets livstid. projekt — vanligtvis när du använder en resurs som lånats från en annan avdelning eller när du arbetar med en frilansare som klämmer in ditt projekt med andra. En annan möjlig resurs är en som är tillgänglig på halvtid under de första dagarna av projektet och sedan på heltid för resten. I det här fallet anger du ett datumintervall i kolumnerna Tillgänglig från och Tillgänglig till i området Resurstillgänglighet i dialogrutan Resursinformation, som visas, för att ange varierande tillgänglighet.
Tidsperioder och tillgänglighetsenheter.
För att ange en begränsad period under vilken en resurs är tillgänglig för att arbeta med ditt projekt, följ dessa steg:
Visa vyn Resursblad.
Dubbelklicka på en resurs.
Fliken Allmänt i dialogrutan Resursinformation visas.
Använd kolumnerna Tillgänglig från och Tillgänglig till (i området Resurstillgänglighet) för att ange tillgänglighetsperioden.
I kolumnen Enheter på samma rad klickar du antingen på pilarna för att höja eller sänka tillgängligheten i steg om 50 procent, eller skriv ett nummer.
Tryck på Enter för att avsluta inmatningen.
Upprepa steg 3 och 4 för att ange ytterligare perioder av tillgänglighet på efterföljande rader i området Resurstillgänglighet.
Klicka på OK-knappen för att spara ändringarna.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
För enkla problem hittar Solver i Excel vanligtvis snabbt de optimala Solver-variabelvärdena för objektivfunktionen. Men i vissa fall har Solver problem med att hitta Solver-variabelvärdena som optimerar objektivfunktionen. I dessa fall visar Solver vanligtvis ett meddelande eller ett felmeddelande som beskriver eller diskuterar problemet som […]
