Ett problem med att sortera eller filtrera en Access-databastabell är att du hela tiden måste definiera vad du vill sortera eller filtrera. Om du sorterar eller filtrerar dina data på ett visst sätt regelbundet, använd en fråga för att söka i en Access-databas istället.
En fråga är inget annat än en sparad version av dina Access-sorterings- eller filterkriterier. Genom att spara de särskilda sorterings- eller filterkriterierna för Access som en fråga kan du välja den frågan efter namn senare.
Om din databastabell innehåller dussintals olika fält kan du tycka att det är förvirrande att förstå all din information. Som en hjälp tar en enkel fråga bort fält så att du bara ser de fält som innehåller data du vill se, såsom en persons namn och telefonnummer men inte hennes anställningsdatum eller anställningsnummer.
Följ dessa steg för att skapa en MS Access-fråga:
Klicka på fliken Skapa.
I gruppen Frågor klickar du på ikonen Query Wizard.
Dialogrutan Ny fråga visas.
Dialogrutan Ny fråga låter dig välja en frågeguide.
Klicka på Simple Query Wizard och klicka sedan på OK.
Dialogrutan Simple Query Wizard visas.
Dialogrutan Simple Query Wizard låter dig välja de fält som ska användas för din fråga.
I rutan Tillgängliga fält klickar du på ett fältnamn i listan och klickar sedan på knappen >.
Access visar ditt valda fält i rutan Valda fält.
Upprepa steg 4 för varje fält du vill använda i din fråga.
Klicka på Nästa.
Om något av dina valda fält innehåller numeriska data, visas en annan dialogruta. Den här dialogrutan frågar om du vill visa dina data i en detaljvy (visar varje post) eller en sammanfattningsvy (visar numerisk information som det totala antalet hittade poster, medelvärdet och det lägsta/högsta värdet).
Välj mellan detalj- eller sammanfattningsvy.
Välj alternativknappen Detalj eller Sammanfattning och klicka sedan på Nästa.
En annan dialogruta visas och ber dig att skriva ett beskrivande namn för din fråga.
Klicka i textrutan, skriv ett beskrivande namn för din fråga och klicka sedan på Slutför.
Access visar resultaten av din fråga som en separat flik. Om du lägger till information till eller tar bort information från din databas kan du klicka på den här frågefliken för att få en snabb titt på resultatet av din fråga utan att definiera allt igen.
För att spara din fråga, klicka på fliken Arkiv och välj sedan ikonen Spara.
Access sparar din fråga i rutan All Access-objekt under kategorin Frågor. När du vill se den frågan dubbelklickar du bara på den.
En korstabellsfråga låter dig kombinera två eller flera fält för att beräkna och visa en beräkning baserad på ett tredje fält. Till exempel, om din Access-databas innehåller namnen på säljarna och produkterna de sålde, kan du använda dessa två fält för att skapa en korstabell som talar om för dig hur mycket varje säljare sålt av varje produkt.
En korstabellsfråga extraherar information genom att korsrefera två eller flera fält.
Crosstab Query Wizard låter dig definiera upp till tre fält i en korstabellsfråga, men du kan alltid lägga till fler fält manuellt i designvyn.
För att skapa en korstabellsfråga i Access måste du identifiera tre typer av fält:
Följ dessa steg för att skapa en korstabellsfråga i Access:
Klicka på fliken Skapa.
I gruppen Frågor klickar du på ikonen Query Wizard.
Dialogrutan Ny fråga visas.
Klicka på Query Wizard för korstabell och klicka sedan på OK.
Dialogrutan Crosstab Query Wizard visas.
Dialogrutan Crosstab Query Wizard ber dig välja vilken databastabell som ska användas.
Klicka på en databastabell och klicka sedan på Nästa.
En annan dialogruta för Query Wizard för korstabell visas som ber om mellan ett och tre fält för att identifiera varje rad (post).
Det första steget för att skapa en korstabellsfråga är att välja upp till tre fält för att identifiera varje post.
I rutan Tillgängliga fält klickar du på ett fält och klickar sedan på knappen > för att flytta ditt valda fält till rutan Valda fält.
Upprepa steg 5 för varje ytterligare fält du vill inkludera.
Klicka på Nästa.
En annan dialogruta visas och ber om ett enskilt fält att använda för att korstabulera data med de fält du valde i steg 5 och 6.
För att korstabulera dina data måste du välja ett annat fält.
Klicka på ett fältnamn och klicka sedan på Nästa.
Helst bör detta fält bestå av textinformation som listar olika data, såsom försäljningsregioner (öst, väst, nord eller syd) eller produkter (missiler, enhörning och så vidare). Om du väljer ett fält som innehåller numerisk data visar din korstabellsfråga endast de siffrorna i kolumnrubrikerna, vilket kommer att verka meningslöst. En annan dialogruta visas.
Dialogrutan Crosstab Query Wizard visar en lista med matematiska funktioner som du kan välja mellan.
Klicka på ett fält i rutan Fält och klicka sedan på en matematisk funktion som du vill att Access ska beräkna, till exempel Summa, Genomsnitt eller Antal.
Klicka på Nästa.
En annan dialogruta visas och ber om ett namn för din fråga.
I textrutan högst upp i dialogrutan skriver du ett beskrivande namn för din fråga och klickar sedan på Slutför.
Access visar din korstabellsfråga.
Korstabellfrågan kan visa beräkningar på din databasinformation.
För att spara din fråga, klicka på fliken Arkiv och välj ikonen Spara.
Anta att du säljer hundra olika produkter. Hur kan du se vilka produkter kunderna köper mest? För att hitta svaret på den här typen av frågor kan du söka i din databas manuellt för att hitta ett fält för sålda produkter och sedan räkna hur många gånger varje produkt dyker upp.
Som en enklare lösning kan du skapa en MS Access-fråga som hittar och räknar hur många gånger dubblettdata visas. För att skapa en fråga för att hitta dubbletter av fältdata i Access, följ dessa steg:
Klicka på fliken Skapa.
I gruppen Frågor klickar du på ikonen Query Wizard.
Dialogrutan Ny fråga visas.
Klicka på Guiden Sök efter dubbletter och klicka sedan på OK.
Dialogrutan Frågeguiden Sök efter dubbletter visas och ber dig välja vilken databastabell du vill söka i.
Klicka på en databastabell och klicka sedan på Nästa.
En annan dialogruta visas där du ombeds välja de fält som du vill undersöka för dubbletter av data.
Klicka på ett fältnamn och klicka sedan på knappen >. Upprepa detta steg för varje ytterligare fält du vill söka efter.
Klicka på Nästa.
En annan dialogruta visas och frågar om du vill visa ytterligare fält. Om du väljer att leta efter dubbletter av data i ett produktfält (steg 5) för att se vilka produkter som är mest populära, kan du visa ytterligare fält som varje säljares namn så att du också kan se vem som är ansvarig för att sälja flest produkter.
Klicka på ett fält och klicka sedan på knappen >. Upprepa detta steg för varje ytterligare fält du vill visa.
Klicka på Nästa.
En dialogruta visas som frågar om du vill ge din fråga ett beskrivande namn.
I den översta textrutan skriver du ett beskrivande namn och klickar sedan på Slutför.
Access visar din fråga som en separat flik.
För att spara din fråga, klicka på fliken Arkiv och välj sedan ikonen Spara.
Access kan lagra enorma mängder data, men ju mer data du lagrar, desto svårare kan det vara att se den. För att hjälpa dig att organisera din data kan du dela upp den i separata tabeller. Till exempel kan en tabell innehålla en lista över kunder och en andra tabell kan innehålla en lista över säljare.
När du lagrar data i separata tabeller kan varje tabell dela ett eller flera gemensamma fält. Till exempel kan en tabell som innehåller kunder innehålla ett Säljare-fält som visar vilken säljare som uteslutande handlar med vilken kund. En andra tabell med säljare kan innehålla fältet Kund (tillsammans med ytterligare information, såsom varje säljares telefonnummer, adress, försäljningsregion och så vidare).
En omatchad fråga undersöker två (eller flera) databastabeller för att leta efter saknad information. Du kan till exempel använda en omatchad fråga för att hitta kunder som inte har beställt något under de senaste sex månaderna, försäljningsregioner som inte har beställt vissa produkter eller säljare som inte har tilldelats en försäljningsregion. I grund och botten kan en oöverträffad fråga hjälpa dig att hitta saknade bitar eller hål i hela din databasfil.
Följ dessa steg för att skapa en omatchad fråga i Access:
Klicka på fliken Skapa.
I gruppen Frågor klickar du på ikonen Query Wizard.
Dialogrutan Ny fråga visas.
Klicka på guiden Hitta omatchad frågeguide och klicka sedan på OK.
Dialogrutan Hitta omatchade frågeguiden visas och ber dig välja en databastabell som innehåller de omatchade poster du vill hitta.
Klicka på en databastabell och klicka sedan på Nästa.
En annan dialogruta visas och ber dig välja en databastabell som innehåller minst ett fält som också visas i tabellen du valde i steg 3.
Klicka på en andra databastabell och klicka sedan på Nästa.
En annan dialogruta visas och ber dig att identifiera fältet som båda databastabellerna har gemensamt.
Klicka på det gemensamma fältet som båda databastabellerna delar.
Klicka på den grå <=>-knappen som visas mellan de två fälten och klicka sedan på Nästa.
En dialogruta visas som ber dig att identifiera fälten du vill visa från databastabellen du valde i steg 4.
Klicka på ett fält och klicka sedan på knappen >. Upprepa detta steg för varje ytterligare fält du vill visa.
Klicka på Nästa.
En dialogruta visas som ber dig att ge din fråga ett beskrivande namn.
Skriv ett beskrivande namn i textrutan och klicka sedan på Slutför.
Access visar dina frågeresultat, som endast visar dig data i fält du valde i steg 8.
För att spara din fråga, klicka på fliken Arkiv och välj ikonen Spara.
Varje gång du skapar och sparar en fråga lagrar Access den för framtida användning. När du har skapat och sparat en fråga kan du lägga till eller ta bort data från dina tabeller och sedan tillämpa dina frågor på den nyligen ändrade informationen.
För att visa en fråga, dubbelklicka bara på sökfrågans namn i den vänstra rutan. Om du behöver byta namn på din fråga för att ge den ett bättre beskrivande namn, följ dessa steg:
Högerklicka på frågenamnet i den vänstra rutan.
En rullgardinsmeny visas.
Välj Byt namn.
Access markerar sökfrågans namn.
Skriv ett nytt namn och tryck sedan på Enter.
Varje gång du visar en fråga visar den en flik. Så småningom vill du förmodligen bli av med en fråga, så för att stänga en fråga, följ dessa steg:
Högerklicka på frågenamnet som visas på fliken.
En rullgardinsmeny visas.
Välj Stäng.
Access stänger din valda fråga och tar bort dess flik från visningen.
Frågor kan vara praktiska, men så småningom behöver du kanske inte längre en fråga. För att radera den, följ dessa steg:
Högerklicka på ett frågenamn och välj Ta bort från popupmenyn som visas.
Du kommer inte att kunna ta bort en fråga om du inte stänger den först.
En dialogruta visas som frågar om du verkligen vill ta bort din fråga.
Klicka på Ja (eller Nej).
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
