Hur man frågar en Access-databastabell från Excel 2019

För att göra en extern datafråga till en Microsoft Access-databastabell klickar du på Data→ Hämta data→ Från databas→ Från Microsoft Access-databas på Excel-bandet eller trycker på Alt+APNDC. Excel öppnar dialogrutan Importera data, där du väljer namnet på Access-databasen (med filtillägget *.mdb) och klickar sedan på knappen Importera.

När Excel har upprättat en anslutning till Access-databasfilen som du väljer i dialogrutan Importera data, öppnas dialogrutan Navigator. Dialogrutan Navigator är uppdelad i två rutor: Urval till vänster och Förhandsgranska till höger. När du klickar på namnet på en datatabell eller fråga i urvalsrutan visar Excel en del av åtkomstdata i förhandsgranskningsfönstret till höger. För att importera flera (relaterade) datatabeller från den valda Access-databasen, markera kryssrutan Aktivera flera objekt. Excel visar sedan kryssrutor före namnet på varje tabell i databasen. När du har markerat kryssrutorna för alla tabeller du vill importera har du ett urval av alternativ:

• Ladda- knapp för att importera åtkomstfildata från objektet/objekten som valts i Navigatorn direkt till det aktuella kalkylbladet med start vid cellmarkörens aktuella position
• Ladda till- alternativet på knappen Ladda ned rullgardinsmenyn för att öppna dialogrutan Importera data där du kan se hur du vill se de importerade åtkomstdata (som en kalkylbladsdatatabell, pivottabell, pivotdiagram eller bara dataanslutning utan att importera några data) och var man ska importera Access-data (befintligt eller nytt kalkylblad) samt om man ska lägga till Access-data till kalkylbladets datamodell eller inte
• Knappen Transformera data för att visa åtkomstdatatabellen/-tabellerna i Excel Power Query Editor där du kan ytterligare fråga och omvandla data innan du importerar till det aktuella Excel-kalkylbladet med alternativet Stäng och ladda eller Stäng och ladda till

Använda Navigator för att välja vilka datatabeller och frågor från Northwind Access-databasen som ska importeras till det aktuella Excel-kalkylbladet.

När du väljer alternativet Ladda till för att ange hur och var Access-data ska importeras, innehåller dialogrutan Importera data följande alternativknappar:

• Tabell alternativknappen för att få data i Access datatabellen (s) som importeras till ett Excel-datatabell i innevarande eller nya kalkylblad - se ”Existerande Blad” och ”nytt kalkylblad” kulor som följer. Observera att när du importerar mer än en datatabell är alternativet Befintligt kalkylblad inte längre tillgängligt, och data från varje importerad datatabell kommer att importeras till ett separat nytt kalkylblad i den aktuella arbetsboken.
• Alternativknapp för pivottabellrapport (standard) för att få data i Access-datatabellerna importerade till en ny pivottabell som du kan konstruera med Access-data.
• Alternativknapp för pivotdiagram för att få data i Access- datatabellen/-tabellerna importerade till en ny pivottabell med ett inbäddat pivotdiagram som du kan konstruera med Access-data.
• Alternativknapp Skapa endast anslutning för att skapa en anslutning till Access-databastabellerna som du kan använda senare för att faktiskt importera dess data.
• Alternativknapp för existerande kalkylblad för att få data i Access-datatabellen/-tabellerna att importeras till det aktuella kalkylbladet med början på den aktuella celladressen som anges i textrutan nedan.
• Alternativknapp Nytt kalkylblad för att få data i åtkomstdatatabellen/-tabellerna att importeras till nya blad som läggs till i slutet av de ark som redan finns i arbetsboken.
• Kryssrutan Lägg till dessa data till datamodellen för att lägga till importerade data i Access-datatabellen/-tabellerna till datamodellen som redan definierats i Excel-arbetsboken med hjälp av relaterbara nyckelfält.
• Rullgardinsknapp för egenskaper för att öppna rullgardinsmenyn med kryssrutan Importera relationer mellan tabeller (vald som standard) och objektet Egenskaper. Avmarkera kryssrutan för att förhindra att Excel känner igen relationen som upprättats mellan datatabellerna i Access. Klicka på knappen Egenskaper för att öppna dialogrutan Anslutningsegenskaper, där du kan ändra alla typer av anslutningsegenskaper, inklusive när Access-data uppdateras i Excel-kalkylbladet och hur anslutningen görs.

Bilden nedan visar en ny Northwind Customer Orders-arbetsbok efter att ha importerat både kund- och orderdatatabellerna från exempeldatabasen Northwind Access som nya datatabeller på separata kalkylblad. När de två datatabellerna importerades lade Excel automatiskt till två nya kalkylblad (Sheet2 och Sheet3) till arbetsboken, samtidigt som Kunddatatabellen importerades till Sheet2 (som jag döpte om Kunder) och Orderdatatabellen till Sheet3 (döpt om Order). Blad1 (som var tomt) raderades innan skärmdumpen togs.

Kalkylblad för kunder med data importerad från datatabellen Access Customers i exempeldatabasen Northwind.

Följande bild visar samma nya arbetsbok, den här gången med kalkylbladet Order markerat och dialogrutan Hantera relationer öppen (genom att klicka på knappen Relationer på fliken Data eller trycka på Alt+AA). När Excel importerade dessa två datatabeller, plockade den automatiskt upp och behöll den ursprungliga relationen mellan dem i Northwind-databasen, där CustomerID-fältet är det primära nyckelfältet i Kunddatatabellen och ett främmande nyckelfält i Orderdatatabellen.

Orderkalkylblad med data importerad från orderdatatabellen i exempeldatabasen Northwind som visar relationen med tabellen Kunder.

Efter att ha importerat externa data till ett av dina Excel-kalkylblad kan du sedan använda filterknapparna som är kopplade till de olika fälten för att sortera data och filtrera data.

När du har importerat data från en extern källa, till exempel en Microsoft Access-databas, till ett kalkylblad, visar Excel automatiskt ett åtgärdsfönster för frågor och anslutningar med två flikar: Frågor, som visar källan/källorna för de data som importerats till den aktuella arbetsboken , och Connections, som visar deras anslutning till arbetsboken Data Model (och till varandra om det finns flera källor och de är relaterade till varandra). Om det här åtgärdsfönstret för närvarande inte visas i det aktuella kalkylbladet, klicka på Data→ Frågor och anslutningar (eller tryck på Alt+AO) för att visa det igen.

Excel håller en lista över alla externa datakällor och datafrågor du gör till den aktuella arbetsboken så att du kan återanvända dem för att importera uppdaterad data från en annan databas eller webbsida. För att snabbt återansluta till en datakälla, klicka på knappen Senaste källor på fliken Data (Alt+PR) för att öppna dialogrutan Senaste källor där du klickar på namnet på den externa filen innan du väljer knappen Anslut. För att återanvända en fråga, klicka på knappen Befintliga anslutningar på fliken Data (Alt+AX) för att öppna dialogrutan Befintliga anslutningar för att komma åt den här listan och klicka sedan på namnet på frågan för att upprepa innan du klickar på knappen Öppna.