Ibland behöver du se en grupp poster som delar ett gemensamt värde i ett fält i Access. Kanske listar de alla en viss stad, en viss jobbtitel, eller så är de alla produkter som har samma kostnad. Access är alltid villig att hjälpa till och inkluderar ett speciellt verktyg för just detta ändamål: kommandot Filter.
Filter använder dina kriterier och visar alla matchande poster och skapar en minitabell med endast de poster som uppfyller dina krav. Det är som en omedelbar fråga utan allt arbete och planering. Naturligtvis är det inte lika flexibelt eller kraftfullt som en fråga, men det är allt du behöver när du letar efter ett ganska enkelt svar.
Filterverktyget visas i avsnittet Sortera och filtrera på fliken Hem på menyfliksområdet, och du har följande val för ett enkelt filter:
Filtrera
Urval
Avancerat filtrera efter formulär
Avancerat filter/sortering
Växla filter
Varje typ av filter har samma grundläggande funktion, men på lite olika sätt. Avancerat filter/sorteringsalternativ, som hittas genom att klicka på knappen Avancerat, öppnar ett fönster som faktiskt låter dig bygga en fråga — välja tabeller och fält att filtrera, ställa in kriterier för filtret att använda medan det letar efter specifika poster, sånt.
Filter fungerar i tabeller, formulär och frågor. Även om du kan använda ett filter på en rapport, kan filtrering av rapporter vara en skrämmande uppgift. Naturligtvis kan det du läser här tillämpas på den processen, om du skulle vilja prova på egen hand. Och det du lär dig att applicera på en tabell kan också tillämpas när du arbetar med frågor och formulär.
Huvudkommandot Filter låter dig filtrera dina poster så att du bara visar poster som uppfyller specifika kriterier. Anta till exempel att du vill se alla register för personer som bor i en viss stad. Så här gör du:
I din intressetabell klickar du på den lilla triangeln på fältnamnet för fältet du vill filtrera (Stad i det här fallet).
Access visar en popup-meny.
Högerklicka inte på rubriken överst i kolumnen (där det står Stad). Om du högerklickar där visas en annan popup-meny fylld med underbara saker du kan göra med den kolumnen i din tabell.
Filtrera ett enskilt fält baserat på det fältets poster.
Om du vill utelämna några poster från ditt filter, ta bort deras bockar i popup-menyn.
Du kan antingen
Ta bort bockar från enskilda poster.
eller
Ta bort markeringen Markera alla för att avmarkera alla objekt.
Avmarkera allt så att du enkelt kan kontrollera endast de poster vars matchande poster du vill se. När alla poster är markerade ser du alla poster.
Placera bockar bredvid de poster som du vill använda för att konstruera ditt filter för fältet.
Access söker i det valda fältet och visar endast de poster som uppfyller dina filterkriterier.
Klicka på OK.
Alla poster som uppfyller de uppställda kriterierna (i kraft av de poster du kontrollerat) visas. Det här kan vara flera skivor, en hel massa skivor eller bara en.
För att hoppa tillbaka och se alla ursprungliga (ofiltrerade) poster kan du antingen
Klicka på knappen Växla filter i avsnittet Sortera och filtrera på menyfliksområdet för att ta bort det senast använda filtret.
eller
Klicka på fältnamnets lilla triangel igen och välj Rensa filter från fältnamn.
Om du inte kommer ihåg vilka fält du filtrerade kan du se dem genom den lilla trattsymbolen som visas bredvid fältnamnet i databladsvyn.
Hela tabellen, full av poster, återgår till visning.
Kommandot Markering är det enklaste av sorterings- och filtreringskommandona att använda. Det förutsätter att du har hittat en post som matchar dina kriterier. Att använda urvalsfiltret är ungefär som att ta tag i någon i en folkmassa och ropa: "Okej, alla som är som den här killen här, ställ upp sig där."
Tänk dig till exempel att du vill hitta alla volontärer som bor i Landisville. Du kan använda urvalsfiltret på detta sätt:
Klicka på fältet som innehåller informationen du vill matcha.
I det här fallet är det City-fältet.
Bläddra igenom listan tills du hittar fältposten som kommer att fungera som ett lämpligt exempel för ditt filter.
Klicka för att välja värdet du söker efter, högerklicka på cellen som innehåller markeringen och välj sedan Lika med vad som helst . (I det här fallet skulle det vara Equals Landisville.) Du kan också markera cellen och sedan klicka på knappen Markering på fliken Hem (i avsnittet Sortera och filtrera) för att komma åt samma lista med val.
Access visar omedelbart en tabell som endast innehåller de poster som matchar ditt val.
Access visar endast de poster som matchar Filter by Selection-kriteriet.
Klicka på knappen Växla filter i verktygsfältet när du är klar med filtret.
Din tabell eller formulär återgår till sin vanliga visning.
I det här skedet av spelet kanske du vill spara en lista över allt som matchar ditt filter. Tyvärr kommer filtrets enkelhet och användarvänlighet nu tillbaka för att förfölja dig. För att permanent registrera din filtrerade sökning måste du skapa en fråga.
Du kan också använda menyn Filter som visar sorteringsalternativ och listan över markerade fältvärden. När du visar popup-menyn, avklicka på Markera allt och kontrollera sedan värdet du vill leta efter. Välj sedan Textfilter från samma popup-meny. Samma lista med alternativ (Lika med, Är inte lika, Börjar med, och så vidare) visas som en utrullningsmeny, och du kan göra ditt val där.
Du kan skärpa en sökning genom att använda ytterligare filter för att sålla bort oönskade matchningar, men det kräver massor av extra ansträngning. För ett enklare sätt att isolera en grupp poster enligt värdena i mer än ett fält, försök Filtrera efter formulär.
Filtrera efter formulär använder mer än ett kriterium för att sålla igenom poster. På vissa sätt är det som en enkel fråga. Det är så likt en fråga att du till och med kan spara dina Filtrera efter formulärkriterier som en fullfjädrad fråga!
Anta till exempel att du behöver en lista över alla anställda på ditt företag som arbetar på en viss avdelning och har en viss titel. Du kan utföra två urvalsfilter (på fälten Avdelning och befattning, med hjälp av personaldatabasen som exempel) och skriva ner resultaten för var och en för att få din lista, eller så kan du göra bara en sökning med Filtrera efter formulär och se alla poster som uppfyller dina kriterier (baserat på deras poster i flera tabeller) i ett enda steg.
Följ dessa steg för att använda Filtrera efter formulär:
På menyfliksområdet Hem, klicka på knappen Avancerat i avsnittet Sortera och filtrera.
En meny visas.
Välj Filtrera efter formulär från menyn.
Tabellen ersätts av en enda rad med celler, en under varje fältrubrik i din tabell.
Klicka i den tomma cellen under fältnamnet för den första kolumnen som du vill filtrera.
Använd rullningslisterna för att visa kolumnen på skärmen om den är borta till höger och inte kan ses.
Nedåtpilen hoppar till kolumnen du klickar på.
Normalt visar Access en nedåtpil bredvid det första fältet i tabellen.
Om du tidigare använde ett filterkommando med tabellen, placerar Access nedåtpilen i det senaste fältet du filtrerade.
Filtrera efter formulär erbjuder ett rutnät och rullgardinslistor för att ställa in kriterier för varje fält.
Klicka på nedåtpilen för att se en lista över värden som fältet innehåller.
Rullgardinslistan visar alla unika värden i ett fält.
I listan med värden klickar du på värdet som du vill använda i det här filtret.
Om du till exempel väljer Landisville från rullgardinsmenyn i fältet Stad, flyttas "Landisville" till kolumnen Stad. Access lägger till citaten automatiskt - en detalj mindre som du måste komma ihåg!
För att lägga till ytterligare ett filteralternativ för det valda fältet, klicka på fliken Eller i det nedre vänstra hörnet av tabellen.
Ett nytt fönster Filtrera efter formulär visas, där du kan lägga till ett alternativt sökvillkor. Access erbjuder också en eller-flik i det nedre vänstra hörnet av skärmen.
Kommandot Filtrera efter form gillar att svara på enkla frågor, som "Visa mig alla volontärer som bor i Lancaster." Det ger också svar på mer komplexa frågor som "Visa mig alla poster som innehåller Th i fältet AvailableDays och vilka som har Landisville i City-fältet", och det utför båda uppgifterna enkelt.
Att ställa en mer komplex fråga (som "Visa mig alla volontärer i Lancaster som gillar att samla in pengar") kräver en fråga.
Klicka på fliken Eller för att ytterligare definiera kriterierna.
För varje ytterligare fält du vill filtrera klickar du på fliken Eller och upprepar steg 3 till 6.
I det här exemplet är det andra fältet som ska filtreras VolunteerInfo, och Fundraising skrevs in i fältets ruta.
När du har angett alla kriterier för filtret klickar du på knappen Växla filter.
Access hittar alla volontärer som gillar insamling baserat på att filtrera två av tabellens fält.
En sista tanke om Filtrera efter form:
Även om du kan bli snygg genom att lägga till Or-sökningar till ditt hjärta, blir det svårt att hålla reda på din skapelse på nolltid. Innan du går för långt , påminn dig själv om att frågor fungerar bättre än filter när frågorna blir komplexa.
När du är klar med att pilla med ditt filter, klicka på knappen Växla filter. Vid den tidpunkten återgår din tabell till det normala (eller åtminstone lika normalt som datatabeller någonsin blir).
Vad gör du när du anger kriterier av misstag? Eller när du bestämmer dig för att du verkligen inte vill inkludera Lancaster i ditt filter direkt efter att du klickat på Lancaster? Inga problem – kommandot Clear Grid kommer till undsättning!
När du klickar på kommandot Rensa rutnät (finns i avsnittet Sortera och filtrera på Avancerad meny), rensar Access alla poster i rutnätet Filtrera efter formulär och ger dig en trevlig, ren plats att börja om igen.
Urvalsfiltret kan också användas för att exkludera vissa poster. Detta fungerar utmärkt för tillfällen när du kort vill dölja ett gäng poster som alla delar ett unikt attribut (en viss stat, stad eller postnummer).
Så här får du urvalsfiltret att utesluta poster åt dig:
Bläddra igenom tabellen tills du hittar värdet du vill utesluta.
Högerklicka på fältet som innehåller värdet och välj sedan Inte lika ______ (där det tomma fältet representerar värdet du har högerklickat) från menyn som visas.
De poster som matchar värdet du har valt kommer ur vägen så att du kan koncentrera dig på de poster som verkligen intresserar dig.
Med ett klick döljer Access alla volontärer vars statusfältsvärde är Prospective.
Du kan också klicka på urvalsknappen (i avsnittet Sortera och filtrera på fliken Hem) och välja Inte lika på menyn där. Du kommer också att märka kommandona Innehåller och Innehåller inte. Dessa är praktiska för att sortera poster som har något gemensamt, till exempel ett visst ord eller nummer i dem. Du kan också kombinera filter, exklusive inte bara (till exempel) volontärer som är blivande, utan blivande volontärer som bor i en viss stad eller delstat.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
