Ditt första steg när du skaffar Excel-data från en av dessa externa källor, förutsatt att du senare vill importera data, är att först använda det andra applikationsprogrammet – såsom ett redovisningsprogram – för att exportera data som ska analyseras till en fil.
Du har två grundläggande metoder tillgängliga för att exportera data från en annan applikation: direktexport och export till en textfil.
Direktexport är tillgängligt i många redovisningsprogram eftersom revisorer älskar att använda Excel för att analysera data. Till exempel är det populäraste bokföringsprogrammet för småföretag i världen QuickBooks från Intuit. När du skapar en redovisningsrapport i QuickBooks innehåller rapportdokumentfönstret en knapp märkt Excel eller Exportera . Klicka på den här knappen så visar QuickBooks dialogrutan Skicka rapport till Excel.
Dialogrutan Skicka rapport till Excel innehåller alternativknappar som du anger om du vill skicka rapporten till en fil med kommaseparerade värden, till ett nytt Excel-kalkylblad eller till ett befintligt Excel-kalkylblad.
För att skicka ( exportera ) rapporten till ett befintligt Excel-kalkylblad måste du identifiera den arbetsboken genom att ange arbetsbokens sökväg och filnamn i textrutan som tillhandahålls. Eller klicka på knappen Bläddra och använd dialogrutan Öppna Microsoft Excel-fil som visas (visas inte) för att identifiera mappen och arbetsboksfilen.
Dialogrutan Exportera rapport innehåller också en Avancerat-knapp. Klicka på den här knappen så visar QuickBooks dialogrutan Avancerat som du kan använda för att styra hur den exporterade rapporten ser ut. Du kan till exempel välja vilka typsnitt, färger, avstånd och radhöjd du vill ha. Du får också aktivera och inaktivera Excel-funktioner i den nyskapade arbetsboken, inklusive Autopassning, Gridlines och så vidare.
Du kan se hur QuickBooks-rapporten ser ut efter att den har exporterats direkt till Excel.
Okej, uppenbarligen kanske du inte vill exportera från QuickBooks. Du kan exportera data direkt från ett databasprogram som till exempel Microsoft Access.
Men det viktigaste du behöver veta är att applikationer som lagrar och samlar in data ofta är ett bekvämt sätt för dig att exportera information till Excel. Förutsägbart fungerar vissa applikationsprogram annorlunda, men vanligtvis är processen lite mer än att klicka på en knapp märkt Excel eller välja ett kommando märkt något som Exportera eller Exportera till Excel.
Därför, när du exporterar data från något annat program, är ditt första steg att göra lite grävande och research för att se om det finns ett sätt att enkelt och automatiskt exportera data till Excel. Denna faktainsamling bör inte ta mycket tid om du använder onlinehjälpsystemet.
Versioner av Microsoft Access till och med Access 2003 inkluderar ett exportkommando på Arkiv-menyn och Access 2007 och senare versioner inkluderar ett exportkommando på Microsoft Office-menyn. Välj kommandot Exportera för att exportera en Access-tabell, rapport eller fråga till Excel. Välj bara lämpligt kommando och använd sedan dialogrutan som Access visar för att ange var den exporterade informationen ska placeras.
När du behöver exportera data först till en textfil eftersom det andra programmet inte automatiskt exporterar dina data till en Excel-arbetsbok, måste du anstränga dig lite mer. Lyckligtvis är processen fortfarande ganska okomplicerad.
När du arbetar med applikationer som inte automatiskt skapar en Excel-arbetsbok skapar du bara en textversion av en rapport som visar de data som du vill analysera.
Tricket är att du skickar rapporten till en textfil istället för att skicka den här rapporten till en skrivare. På så sätt lagras rapporten på disken som text istället för att skrivas ut. Senare kan Excel enkelt importera dessa textfiler.
Se hur detta fungerar mer konkret genom att följa hur processen fungerar i QuickBooks. Anta att du verkligen ville skriva ut en lista över föremål som du säljer. Det första steget är att ta fram en rapport som visar denna lista. I QuickBooks producerar du den här rapporten genom att välja lämpligt kommando från menyn Rapporter.
Nästa steg är att skriva ut denna rapport till en textfil. I QuickBooks klickar du på knappen Skriv ut eller väljer Arkiv → Skriv ut rapport. Med endera metoden visar QuickBooks dialogrutan Skriv ut rapporter.
Var uppmärksam på alternativknapparna Skriv ut till som visas nära toppen av fliken Inställningar. QuickBooks, liksom många andra program, ger dig möjlighet att skriva ut din rapport antingen till en skrivare eller till en fil.
Om du senare vill importera informationen på rapporten bör du skriva ut rapporten till en fil. När det gäller QuickBooks betyder det att du väljer alternativknappen Arkiv.
Det andra du behöver göra - om du får ett val - är att använda en avgränsare. Listrutan Fil visas som den typ av fil som QuickBooks kommer att skriva ut. Ofta låter applikationer dig dock skriva ut avgränsade textfiler.
Avgränsade textfiler använder standardtecken, så kallade avgränsare, för att separera informationsfält i rapporten. Du kan fortfarande importera en rak ASCII-textfil, men det är lättare att importera en avgränsad textfil. Därför, om ditt andra program ger dig möjlighet att skapa avgränsade textfiler, gör det. I QuickBooks kan du skapa både kommaavgränsade filer och tabbavgränsade filer.
I QuickBooks anger du att du vill ha en avgränsad textfil genom att välja Kommaavgränsad fil eller Tabbavgränsad fil från rullgardinsmenyn Fil i dialogrutan Skriv ut rapporter.
För att skriva ut rapporten som en fil klickar du helt enkelt på knappen Skriv ut i dialogrutan Skriv ut rapporter. Vanligtvis frågar programmet dig om ett sökvägsnamn. Den sökväg omfattar både enheten och mapp i textfilen samt namnet på filen. Du tillhandahåller denna information och sedan producerar applikationen textfilen.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
