Hur man designar en Excel 2016-arbetsbok

Alla Excel 2016-kalkylblad kommer inte från mallar. Många gånger behöver du skapa ganska unika kalkylblad som inte är avsedda att fungera som standardmodeller från vilka vissa typer av arbetsböcker genereras. Faktum är att de flesta kalkylblad som du skapar i Excel kan vara av detta slag, särskilt om ditt företag inte förlitar sig på användningen av högt standardiserade finansiella rapporter och formulär.

Planerar din arbetsbok

När du skapar en ny arbetsbok från början måste du börja med att överväga layouten och designen av datan. När du gör den här mentala planeringen kanske du vill ställa dig själv några av följande frågor:

• Kräver layouten av kalkylarket användning av datatabeller (med både kolumn- och radrubriker) eller listor (endast med kolumnrubriker)?

• Behöver dessa datatabeller och listor läggas ut på ett enda kalkylblad eller kan de placeras i samma relativa position på flera kalkylblad i arbetsboken (som sidor i en bok)?

• Använder datatabellerna i kalkylarket samma typ av formler?

• Får några av kolumnerna i datalistorna i kalkylarket sin input från formelberäkning eller får de sin input från andra listor (kallade uppslagstabeller ) i arbetsboken?

• Kommer någon av data i kalkylarket att visas i grafer och kommer dessa diagram att visas i samma kalkylblad (kallas inbäddade diagram ), eller kommer de att visas på separata kalkylblad i arbetsboken (kallade diagramblad )?

• Kommer någon av data i kalkylarket från kalkylblad i separata arbetsboksfiler?

• Hur ofta kommer uppgifterna i kalkylarket att uppdateras eller läggas till?

• Hur mycket data kommer kalkylarket i slutändan att innehålla?

• Kommer uppgifterna i kalkylarket att delas främst i tryckt form eller online?

Alla dessa frågor är ett försök att få dig att överväga det nya kalkylarkets grundläggande syfte och funktion innan du börjar bygga det, så att du kan komma på en design som är både ekonomisk och fullt funktionell.

Ekonomi

Ekonomi är ett viktigt övervägande eftersom när du öppnar en arbetsbok läses all dess data in i din dators dynamiska minne (enbart känt som minne ). Detta kanske inte innebär några problem om enheten du kör Excel 2016 på är en av den senaste generationens datorer med mer minne än du kan tänka dig att använda samtidigt, men det kan utgöra ett stort problem om du kör Excel på en liten Windows-surfplatta med ett minimum av minne eller smartphone med begränsat minne eller dela arbetsboksfilen med någon vars dator inte är så välutrustad. Beroende på hur mycket data du stoppar in i arbetsboken kan du till och med se Excel krypa och krypa ju mer du arbetar med den.

För att skydda dig mot detta problem, se till att du inte fyller datatabellerna och listorna i din arbetsbok med extra tomma "spacer"-celler. Håll tabellerna så nära varandra som möjligt på samma kalkylblad (med högst en enda tom kolumn eller rad som avgränsare, som du kan justera för att göra så breda eller höga som du vill) eller - om designen tillåter - behåll dem i samma region av på varandra följande arbetsblad.

Funktionalitet

Tillsammans med ekonomin måste du vara uppmärksam på kalkylarkets funktionalitet. Detta innebär att du måste ta hänsyn till framtida tillväxt när du väljer placeringen av dess datatabeller, listor och diagram. Detta är särskilt viktigt när det gäller datalistor eftersom de har en tendens att växa längre och längre när du fortsätter att lägga till data, vilket kräver fler och fler rader med samma få kolumner i kalkylbladet. Detta innebär att du vanligtvis bör betrakta alla rader i kolumnerna som används i en datalista som "förbjudna gränser". Placera faktiskt alltid diagram och andra stödjande tabeller till höger om listan i stället för någonstans under den senast använda raden. På så sätt kan du fortsätta att lägga till data till din lista utan att någonsin behöva stoppa och först flytta något orelaterade element ur vägen.

Denna rumsliga oro är inte densamma när du placerar en datatabell som summerar värdena både längst ner i raderna och över kolumntabellen - till exempel en försäljningstabell som summerar din månatliga försäljning per artikel med formler som beräknar månadssummor i den sista raden av tabellen och formler som beräknar artikelsummor i den sista kolumnen. I den här tabellen oroar du dig inte för att behöva flytta andra element, såsom inbäddade diagram eller andra stödjande eller orelaterade datatabeller, eftersom du använder Excels förmåga att expandera rader och kolumner i tabellen inifrån.

När bordet expanderar eller drar ihop sig, rör sig omgivande element i förhållande till och med bordets expansion och sammandragning. Du gör denna typ av redigering av tabellen eftersom att infoga nya tabellrader och kolumner före formlerna säkerställer att de kan inkluderas i totalberäkningarna. På detta sätt fungerar raden och kolumnen med formler i datatabellen som en gräns som flyter med expansionen eller sammandragningen av dess data men som håller alla andra element i schack.

Slutför designen av din arbetsbok

Efter att du mer eller mindre har planerat ut var allt ska hamna i ditt nya kalkylblad, är du redo att börja upprätta de nya tabellerna och listorna. Här är några allmänna tips om hur du ställer in en ny datatabell som inkluderar enkla summaberäkningar:

• Ange titeln på datatabellen i den första cellen, som utgör tabellens vänstra och övre kant.

• Ange raden med kolumnrubriker i raden under denna cell, med början i samma kolumn som cellen med tabellens titel.

• Ange radrubrikerna i den första kolumnen i tabellen, med början på den första raden som kommer att innehålla data. (Om du gör detta lämnas en tom cell där kolumnen med radrubriker skär raden med kolumnrubriker.)

• Konstruera den första formeln som summerar kolumner av (fortfarande tomma) cellposter i den sista raden i tabellen, och kopiera sedan formeln över alla övriga tabellkolumner.

• Konstruera den första formeln som summerar raderna med (fortfarande tomma) cellposter i den sista kolumnen i tabellen och kopiera sedan formeln neråt resten av tabellraderna.

• Formatera cellerna så att de innehåller tabellvärdena och skriv sedan in dem i deras celler, eller ange värdena som ska beräknas och formatera sedan deras celler. (Detta är verkligen ditt val.)

När du skapar en ny datalista i ett nytt kalkylblad anger du listnamnet i den första cellen i tabellen och anger sedan raden med kolumnrubriker i raden nedan. Ange sedan den första raden med data under lämpliga kolumnrubriker.

Öppna nya tomma arbetsböcker

Även om du kan öppna en ny arbetsbok från Excel-skärmen i Backstage-vyn när du först startar programmet som du kan använda för att bygga ett nytt kalkylblad från början, kommer du att stöta på tillfällen då du behöver öppna din egen tomma arbetsbok från arbetsbladet själva området. Till exempel, om du startar Excel genom att öppna en befintlig arbetsbok som behöver redigeras och sedan går vidare till att bygga ett nytt kalkylblad, måste du öppna en tom arbetsbok (vilket du kan göra innan eller efter att du stänger arbetsboken som du startade Excel med ).

Det enklaste sättet att öppna en tom arbetsbok är att trycka på Ctrl+N. Excel svarar genom att öppna en ny arbetsbok, som får ett generiskt boknamn med nästa oanvända nummer (bok2, om du öppnade Excel med en tom bok1). Du kan också göra samma sak i Backstage-vyn genom att välja Arkiv → Ny och sedan klicka på miniatyrbilden för Tom arbetsbok.

Så snart du öppnar en tom arbetsbok gör Excel dess dokumentfönster aktivt. För att sedan återgå till en annan arbetsbok som du har öppen (vilket du skulle göra om du ville kopiera och klistra in en del av dess data i ett av de tomma arbetsbladen), klicka på dess knapp i aktivitetsfältet i Windows eller tryck på Alt+Tab tills dess filikon väljs i dialogrutan som visas i mitten av skärmen.

Om du någonsin öppnar en tom arbetsbok av misstag, kan du bara stänga den direkt genom att trycka på Ctrl+W, välja Arkiv→Stäng eller trycka på Alt+FC. Excel stänger sedan sitt dokumentfönster och återgår automatiskt till arbetsboksfönstret som ursprungligen var öppet när du av misstag öppnade den tomma arbetsboken.