Många organisationer som använder Microsoft Project 2019 hanterar många projekt samtidigt. Ibland är ett projekt det enda projektet i sitt slag i ett företag, som att organisera en kontorsflytt. Andra projekt, som ett byggnadsprojekt på en arkitektbyrå, sker samtidigt med flera andra liknande projekt och drar på många av samma resurser, som arkitekter och ritare.
När en organisation samtidigt engagerar sig i projekt av liknande karaktär kan det spara tid genom att dra från en centraliserad resurspool eftersom den inte behöver skapa resurser som redan finns. Spårning av resurser över projekt kan också vara till hjälp.
Du kan använda en annan tidsbesparande projektfunktion för att hämta befintliga resurser från en företagsadressbok eller från din egen adressbok i Outlook.
Både individuella resurser och generiska resurser kan skapas i ett tomt projekt som en resurspool och sparas på en tillgänglig plats i ditt företagsnätverk. Sedan kan vilken projektledare som helst tilldela dessa resurser till sina egna projekt. Dessa projekt kallas sedan delningsfilereftersom de delar resurser från resurspoolen. Till exempel, om du har en pool av underhållspersonal som alla i ditt tillverkningsföretag tilldelar till projekt, skapa en projektfil med namnet Resurspooler och ange alla resurser som ska delas i resursarkvyn. Eller skapa resurspoolen som heter VD och låt alla som leder projekt som kräver VD:ns engagemang och tilldela honom från den centrala platsen. Använd sedan resursdelningsverktygen i Project för att tilldela dessa resurser till uppgifter inom din plan.
När någon använder resurstilldelningar från en delningsfil, sparas den informationen också i resurspoolfilen. Sedan kan vem som helst använda den filen för att titta på resurstilldelningar över alla projekt i organisationen.
Om du använder Project i hela ditt företag kan du ha en resurspool, ett centraliserat arkiv med gemensamma resurser som gör det möjligt för projektledare att tilldela dessa resurser till sina olika projekt. Genom att använda en resurspool kan du när som helst bilda dig en mer realistisk uppfattning om hur upptagna resurserna är i alla projekt.
Blanda inte ihop resurspooler med företagsresurser, som kräver att du konfigurerar Project Professional, Project Server och Microsoft Office Project Web App. En resurspool är helt enkelt en projektfil som bara innehåller en lista över resurser i resursarkvyn och som sparas på en delad nätverksenhet för din arbetsgrupp eller på din företagsserver. Alla som har tillgång till resurspoolfilen kan tilldela resurserna den innehåller till projekt. En resurspool besparar alla besväret att upprepade gånger behöva skapa dessa resurser i sina individuella projekt.
Följ denna procedur för att komma åt en resurs som är tillgänglig för hela din organisation:
Öppna resurspoolfilen och öppna sedan filen som ska vara delningsfilen.
Arbeta i delningsfilen och välj Resurs → Resurspool → Dela resurser.
Dialogrutan Dela resurser visas.
Ange resurserna för projektet.
Om du vill ange att ett projekt endast kommer att använda sina egna resurser (standardinställningen), välj alternativet Använd egna resurser. Om du vill dela resurser, välj alternativet Använd resurser och välj sedan ett projekt från listan Från.
Ange vad Project ska göra när en resursinställning som står i konflikt, till exempel resursbaskalendern, finns.
Om ditt projekts inställning kommer att ha företräde, välj alternativet Delare har företräde. Om du vill att poolinställningen ska styra väljer du Pool tar företräde.
Klicka på OK-knappen för att slutföra processen.
Alla resurser i den angivna resurspoolen läggs till i ditt eget projekts resurslista, redo att tilldelas uppgifter.
När du har lagt till en delad resurs i ditt projekt kan du uppdatera information om delad resurs, om personen som underhåller de delade resurserna har gjort en förändring, som att öka resursens hastighet per timme. För att göra detta, välj Resurs → Resursdelning → Uppdatera resurspool.
Om du när som helst kombinerar separata projekt till ett huvudprojekt, låter Project dig ha duplicerade resurser. Om du länkar de kombinerade projekten och sedan tar bort en dubblettresurs i masterprojektet, tas den också bort i delprojektet. En bättre praxis är att låta alla separata projekt dela resurser från en resurspool så att det inte finns några dubbletter av resurser när du skapar huvudprojektfilen.
Att dra resurser från resurspooler sparar tid eftersom du inte behöver återskapa dessa resurser upprepade gånger. Men du kanske undrar om du ska spåra din resurs tid i resurspoolfilen för att se om resursen är överbokad. De flesta projekt i den verkliga världen använder resurser som inte enbart är dedikerade till ett enda projekt. Nya användare av Project är ofta förvirrade eftersom nästan alla som arbetar med sina projekt lägger tid på annat arbete, från allmän kommunikation med kollegor och kunder till ansträngningar som investeras i andra projekt. Ska dessa nybörjare bygga resurspooler för att ta hänsyn till tid som delas mellan flera projekt samtidigt?
Generellt sett är det kaos att försöka spåra varje minut av varje resurs dag för att se om resurserna fungerar 100 procent eller 50 procent på dina uppgifter eller delas mellan flera projekt. Ställ dig själv denna fråga: När den här resursen arbetar med en uppgift i ditt projekt, kommer han att lägga hela sitt fokus på den uppgiften vid den tiden? Om så är fallet behöver du kanske inte lura med att spåra delade resurser över många projekt. Särskilt vid kortare uppgifter fungerar det vanligtvis bra att stå emot lusten att mikrohantera ansträngningarna från dina resurser utanför ditt eget projekt. Om du å andra sidan har resurser som bara arbetar halva tiden eller delar tiden mellan två projekt rutinmässigt, överväg att använda verktyg för delade resurser för att hålla reda på dessa resurser över projekt.
Project låter dig spara tid på att ange resursinformation genom att låta dig hämta resurser från Outlook.
För att hämta resurser från Outlook måste du ha det specificerat som ditt standardprogram för e-post: Öppna Outlook och när du tillfrågas om du vill att det ska vara ditt standardprogram, säg ja.
När du infogar en eller flera Outlook-resurser i ditt projekt läggs de till i din projektlista med hjälp av resursnamnet och e-postadressen som de finns i Outlook-adressboken. Standardinitialen för första bokstaven och arbetstypen är också förinställda. Du kan sedan lägga till den information du vill i resursen.
För att infoga resurser från din Outlook-adressbok, visa resursarkvyn och följ dessa steg:
Gå till resursfliken på menyfliksområdet. Klicka på Lägg till resurser i gruppen Infoga och klicka sedan på Adressbok.
Dialogrutan Välj resurser visas.
Klicka på namnet på en resurs i namnlistan.
Klicka på Lägg till för att placera det valda namnet i resurslistan.
Upprepa steg 2 och 3 för att lägga till alla resursnamn du vill importera till ditt projekt.
När du är klar klickar du på OK-knappen.
Namnen visas nu i projektresurslistan, redo för dig att tilldela dem till uppgifter.
För mer information om hur du hanterar dina Microsoft Project-resurser, se Hur man hanterar resurser i Microsoft Project 2019 .
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
För enkla problem hittar Solver i Excel vanligtvis snabbt de optimala Solver-variabelvärdena för objektivfunktionen. Men i vissa fall har Solver problem med att hitta Solver-variabelvärdena som optimerar objektivfunktionen. I dessa fall visar Solver vanligtvis ett meddelande eller ett felmeddelande som beskriver eller diskuterar problemet som […]
