Hur man blir resursfull i Project 2013

När du har skapat och organiserat uppgifterna i ditt projekt är nästa steg vanligtvis att skapa dess resurser. Innan du skapar resurser i Project 2013 med vilje, måste du förstå hur de påverkar ditt projekt.

Förstå resurser

Först och främst är en resurs en tillgång som hjälper till att genomföra ett projekt, oavsett om tillgången är en person, en utrustning, ett material eller en leverans. En aspekt av att arbeta effektivt med resurser är att hantera arbetsflödet för alla resurser som har begränsad tidstillgänglighet för ditt projekt. När du skapar resurser anger du deras tillgänglighet efter timmar på dagen eller veckodagarna.

Till exempel kan en person vara tillgänglig 50 procent av tiden, eller 20 timmar under den vanliga 40-timmarsarbetsveckan, medan en annan kan vara tillgänglig på heltid (40 timmar). När du tilldelar den här typen av resurser till ditt projekt kan du använda olika vyer, rapporter och verktyg för att se om någon resurs är överbokad vid något tillfälle under projektet.

Du kan också se om folk sitter runt och vrider på tummarna när de kan vara tillgängliga för att hjälpa till med en annan uppgift. Du kan till och med redogöra för resurser som fungerar på flera projekt i din organisation och se till att de används effektivt.

En annan aspekt av att arbeta effektivt med resurser är att förstå hur antalet resurser du tilldelar för att arbeta med en uppgift påverkar uppgiftens varaktighet. Med andra ord, om du har en viss mängd arbete att utföra men få personer att utföra det arbetet, tar en typisk uppgift längre tid att slutföra än om mängder av folk är tillgängliga.

Uppgiftstypen avgör om en uppgifts varaktighet ändras baserat på antalet resurser som tilldelats den.

Slutligen ökar resurserna kostnader för ett projekt. För att ta hänsyn till kostnader i ditt projekt – till exempel en person som arbetar många timmar med en uppgift, datorer som du måste köpa eller tjänster som kräver avgifter – måste du skapa resurser och tilldela dem till en eller flera uppgifter.

Resurstyper: Arbete, material och kostnad

När det gäller resursplanering känner Project endast igen dessa tre typer av resurser:

• Arbete: Den här personen, till exempel en programmerare eller rörmokare, kan omplaceras men inte utarmas. Arbetsresurser tilldelas uppgifter för att utföra arbete.

• Material: Material har en enhetskostnad och förbrukar inte arbetstimmar, men det kan ta slut. Exempel på materialkostnader är stål, trä och böcker.

• Kostnad: Att använda en kostnadsresurs ger dig flexibiliteten att specificera tillämplig kostnad, såsom resa eller frakt, varje gång du använder resursen.

Att bestämma vilken resurstyp som ska användas när man lägger till en extern leverantör eller utrustningsresurs till projektet kan vara svårt. Om du vill undvika att lägga till timmar av arbete till projektet när den resursen används, ställ inte in resursen som en arbetsresurs. Använd en kostnadsresurs eller fast kostnadsmetod istället.

Hur resurser påverkar uppgiftens timing

Under Project 2013s standardinställningar är ansträngningsdriven schemaläggning avstängd för både manuellt och automatiskt schemalagda uppgifter. Så oavsett hur många arbetsresurser du tilldelar, förblir uppgiftens varaktighet densamma och Project lägger på fler timmars arbete för uppgiften, för att återspegla mer ansträngning.

Men i vissa fall av en fast enhet eller fast arbetsuppgiftstyp bör tillägg eller borttagning av resurser som tilldelats uppgiften ha en inverkan på den tid det tar att slutföra uppgiften. I huvudsak kan den gamla maximen "Två huvuden är bättre än ett" modifieras till "Två huvuden är snabbare än ett."

Anta att en person är tilldelad Dig Ditch-uppgiften, som kräver fyra timmars ansträngning. Två personer som tilldelats Dig Ditch-uppgiften kommer att avsluta jobbet på två timmar eftersom två timmar arbetas av varje resurs samtidigt, vilket ger fyra timmars ansträngning på halva tiden.

För att få schemaläggning av en uppgift att fungera på detta sätt måste du först ändra uppgiften till en automatiskt schemalagd uppgift genom att använda knappen Autoschema i gruppen Schema på fliken Uppgift. Sedan måste du aktivera ansträngningsdriven schemaläggning genom att dubbelklicka på uppgiften, klicka på fliken Avancera i dialogrutan Uppgiftsinformation, markera kryssrutan Ansträngningsdriven och sedan klicka på OK-knappen.

Att tilldela ytterligare personer till uppgifter förkortar inte alltid arbetstiden proportionellt, även om det är så Project beräknar det. När man är fler får man också fler möten, PM, dubbla ansträngningar och till exempel konflikter. Om du lägger till fler resurser till en uppgift, överväg också att öka mängden ansträngning som krävs för att slutföra uppgiften för att ta hänsyn till oundvikliga ineffektiviteter i arbetsgruppen.

Hur man uppskattar resursbehov

Du vet vanligtvis hur många materialresurser som krävs för att slutföra en uppgift: I de flesta fall kan du använda en standardformel för att beräkna antalet pund, ton, yards eller annan kvantitet. Men hur vet du hur mycket ansträngning dina arbetsresurser måste lägga på för att slutföra uppgifterna i projektet?

Inkludera en viss mängd extra materialresurser om du tror att du kommer att behöva det för omarbetning eller skrot.

Som med många aspekter av information du lägger in i en projektplan, vilar bestämningen av ansträngningsnivån till stor del på din egen erfarenhet av liknande uppgifter och resurser. Kom ändå ihåg dessa varningar:

• Skicklighet räknas. En mindre kvalificerad eller mindre erfaren resurs kommer sannolikt att ta längre tid att slutföra en uppgift. Experiment – ​​öka varaktigheten med 20 procent för en mindre kvalificerad resurs, till exempel, eller minska den med 20 procent för en mer kvalificerad resurs.

• Historien upprepar sig. Titta på tidigare genomförda projekt och uppgifter. Om du har spårat människors tid kan du förmodligen se hur mycket ansträngning som krävdes för att utföra olika typer av uppgifter i andra projekt och dra paralleller till ditt projekt. Denna teknik för att uppskatta ansträngningens varaktighet liknar analog uppskattning.

• Fråga och du ska få. Be resurserna själva uppskatta hur lång tid de tror att en uppgift kommer att ta. När allt kommer omkring borde de som utför arbetet bäst veta hur lång tid det tar.

Räkna med reservtid i ett projekt för att ta hänsyn till oförutsedda omständigheter, som att resurserna är mindre skickliga än du hade planerat. För att säkerställa att milstolpsdatum uppfylls lägger många till en uppgift som heter Reserv för beredskap i sina scheman omedelbart före en milstolpeleverans eller slutet av en fas.