Hur man använder snabbfyllning i Excel 2016

Excel 2016:s Flash Fill-funktion ger dig möjligheten att ta en del av data som matas in i en kolumn i en kalkylbladstabell och ange just dessa data i en ny tabellkolumn med bara några få tangenttryckningar. Serien av poster visas i den nya kolumnen, bokstavligen i en blixt (därav dess namn, Flash Fill).

Den andra Excel 2016 upptäcker ett mönster i dina initiala datainmatningar, resten av posterna i den serien visas omedelbart i tomma celler i rader nedanför som du sedan kan ange med en enda knapptryckning. Och det fina är att allt detta händer utan att du behöver konstruera eller kopiera någon form av formel.

Det bästa sättet att förstå Flash Fill är att se det i aktion. I följande figur ser du en ny datatabell som består av fyra kolumner. Cellerna i den första kolumnen i den här tabellen innehåller de fullständiga namnen på klienter (första, mellersta och sista), alla tillsammans i en post. Den andra, tredje och fjärde kolumnen behöver bara ha det första, mellan- och efternamnen inmatade i dem (så att särskilda delar av klienternas namn kan användas i hälsningsmeddelanden i form av e-postmeddelanden och brev som i , "Hej Keith" eller "Dear Mr. Harper").

Datatabell som innehåller fullständiga namn som måste delas upp i separata kolumner med Flash Fill.

Istället för att manuellt ange för-, mellan- eller efternamn i respektive kolumn (eller försöka kopiera hela klientnamnet från kolumn A och sedan redigera bort de delar som inte behövs i kolumnerna Förnamn, Mellannamn och Efternamn), kan du kan använda Flash Fill för att snabbt och effektivt göra jobbet. Och så här gör du:

Skriv Keith i cell B2 och slutför inmatningen med nedåtpilen eller Enter-tangenten.

När du slutför denna post med nedåtpilen eller Enter-tangenten på ditt tangentbord, flyttar Excel cellpekaren till cell B3 där du bara behöver skriva den första bokstaven i nästa namn för Flash Fill för att få bilden.

I cell B3, skriv bara J, den första bokstaven i den andra klientens förnamn.

Flash Fill gör omedelbart en manöver av AutoFill-typ genom att föreslå resten av den andra klientens förnamn, Jonas, som text som ska skrivas in i den här cellen. Samtidigt föreslår Flash Fill att du anger alla återstående förnamn från de fullständiga namnen i kolumn A i kolumn B.

Slutför inmatningen av Jonas i cell B3 genom att trycka på Enter-tangenten eller en piltangent.

I samma ögonblick som du fyller i datainmatningen i cell B3, är kolumnen Förnamn klar: Excel anger alla andra förnamn i kolumn B samtidigt (ta det, Barry Allen)!

För att komplettera denna exempelnamntabell genom att ange mellan- och efternamn i kolumn C respektive D, upprepar du helt enkelt dessa steg i dessa kolumner. Du anger det första mellannamnet, Austen , från cell A2 i cell C2 och skriver sedan W i cell C3. Fyll i inmatningen i cell C3 och mellannamnsposterna i den kolumnen är klara. På samma sätt anger du det första efternamnet, Harper , från cell A2 i cell D2 och skriver sedan S i cell D3. Fyll i inmatningen i cell D3, och efternamnsposterna för kolumn D är klara, och slutför hela datatabellen.

Tänk på att Flash Fill fungerar perfekt för att extrahera delar av längre dataposter i en kolumn förutsatt att alla poster följer samma mönster och använder samma typ av avgränsare (mellanslag, kommatecken, bindestreck och liknande). Till exempel, i figuren, finns det en anomali i det fullständiga namnet i cell A9 där endast den mellersta initialen med en punkt anges istället för det fullständiga mellannamnet. I det här fallet anger Flash Fill helt enkelt M i cell C9 och du måste manuellt redigera dess post för att lägga till den nödvändiga perioden.