Hur man använder Flash Fill i Excel 2016

Excel 2016s praktiska Flash Fill-funktion ger dig möjligheten att ta en del av data som matas in i en kolumn i en kalkylbladstabell och ange just dessa data i en ny tabellkolumn med bara några få tangenttryckningar.

Serien av poster visas i den nya kolumnen, bokstavligen i ett ögonblick (därav namnet Flash Fill ), i det ögonblick som Excel upptäcker ett mönster i din första datainmatning som gör det möjligt för den att ta reda på vilken data du vill kopiera. Det fina är att allt detta händer utan att du behöver konstruera eller kopiera någon form av formel.

Det bästa sättet att förstå Flash Fill är att se det i aktion. Figuren innehåller en ny datatabell bestående av fyra kolumner. Den första kolumnen innehåller redan de fullständiga namnen på klienter (första, mellersta och sista). Den andra, tredje och fjärde kolumnen behöver bara ha det första, mellan- och efternamnen inmatade i dem (så att särskilda delar av klienternas namn kan användas i hälsningsmeddelanden i form av e-postmeddelanden och brev som i , "Hej Keith" eller "Dear Mr. Harper").

Ny datatabell som innehåller fullständiga namn som måste delas upp i separata kolumner med Flash Fill.

Istället för att manuellt ange för-, mellan- eller efternamn i respektive kolumn (eller försöka kopiera hela klientnamnet från kolumn A och sedan redigera bort de delar som inte behövs i kolumnerna Förnamn, Mellannamn och Efternamn), du kan använda Flash Fill för att snabbt och effektivt göra jobbet. Och så här gör du:

Skriv Keith i cell B2 och slutför inmatningen med nedåtpilen eller Enter-tangenten.

När du slutför den här posten med nedåtpilen eller Enter-tangenten på ditt tangentbord, flyttar Excel cellpekaren till cell B3, där du bara måste skriva den första bokstaven i nästa namn för Flash Fill för att få bilden.

I cell B3 skriver du bara J, första bokstaven i Jonas, den andra klientens förnamn.

Flash Fill gör omedelbart en manöver av typen Autofyll genom att föreslå resten av den andra klientens förnamn, Jonas, som text som ska skrivas in i den här cellen. Samtidigt föreslår Flash Fill att du anger alla återstående förnamn från de fullständiga namnen i kolumn A i kolumn B.

Slutför inmatningen av Jonas i cell B3 genom att klicka på Enter-knappen eller trycka på en piltangent.

I samma ögonblick som du fyller i datainmatningen i cell B3, är kolumnen Förnamn klar: Excel anger alla andra förnamn i kolumn B samtidigt!

För att komplettera denna exempelnamntabell genom att ange mellan- och efternamn i kolumn C respektive D, upprepar du helt enkelt dessa steg i dessa kolumner. Du anger det första mellannamnet, Austen, från cell A2 i cell C2 och skriver sedan W i cell C3. Fyll i inmatningen i cell C3 och mellannamnsposterna i den kolumnen är klara. På samma sätt anger du det första efternamnet, Harper, från cell A2 i cell D2 och skriver sedan S i cell D3. Fyll i inmatningen i cell D3, och efternamnsposterna för kolumn D är klara, och avslutar hela datatabellen.

Enligt min räkning krävde att fylla i datainmatningen i denna klientnamnstabell att jag gjorde totalt 26 tangenttryckningar, varav 20 var för att skriva in för-, mellan- och efternamnet på den första klienten tillsammans med de första bokstäverna i den första , mellan- och efternamn på den andra klienten och de andra sex för att slutföra dessa poster. Om kolumn A i denna klientnamnstabell innehåller de fullständiga namnen på hundratals eller till och med tusentals klienter, är dessa 26 tangenttryckningar obetydliga jämfört med antalet som skulle krävas för att manuellt ange deras för-, mellan- och efternamn i deras separata förnamn, Mellannamn och Efternamn kolumner eller till och med för att redigera ner kopior av de fullständiga namnen i var och en av dem.

Tänk på att Flash Fill fungerar perfekt för att extrahera delar av längre dataposter i en kolumn förutsatt att alla poster följer samma mönster och använder samma typ av avgränsare (mellanslag, kommatecken, bindestreck och liknande). Till exempel, i figuren, finns det en anomali i det fullständiga namnet i cell A9 där endast den mellersta initialen med en punkt anges istället för hela mitten. I det här fallet anger Flash Fill helt enkelt M i cell C9, och du måste manuellt redigera dess post för att lägga till den nödvändiga perioden. Kom också ihåg att Flash Fills användbarhet inte är begränsad till alla textposter som i mitt exempel på klientnamnstabellen. Det kan också extrahera delar av poster som blandar text och siffror, till exempel ID-nummer (AJ-1234, RW-8007, och så vidare).