Hur man använder databasfunktionerna i Excel 2013

Excel 2013 innehåller ett antal databasfunktioner som du kan använda för att beräkna statistik, såsom total, medelvärde, maximum, minimum och antal i ett visst fält i datalistan endast när kriterierna som du anger är uppfyllda.

Du kan till exempel använda DSUM-funktionen i en medarbetardatalista för att beräkna summan av alla löner för anställda som anställdes efter den 1 januari 2000, eller så kan du använda DCOUNT-funktionen för att beräkna antalet poster i datalistan för personalavdelningen.

Databasfunktionerna, oavsett skillnaden i namn (och de börjar alla med bokstaven D ) och de beräkningar som de utför, tar alla samma tre argument som illustreras av funktionen DAVERAGE:

DAVERAGE( databas,fält,kriterier )

Argumenten för databasfunktionerna kräver följande information:

• d atabase är argument som anger det område som innefattar listan och det måste innehålla raden av fältnamn i den översta raden.

• f ield är argumentet som specificerar fältet vars värden ska beräknas av databasfunktionen (medelvärde för funktionen DAVERAGE). Du kan ange detta argument genom att omge namnet på fältet med dubbla citattecken (som i "Lön" eller "Anställd datum"), eller så kan du göra detta genom att ange kolumnnumret i datalistan (räknat från vänster till höger med det första fältet räknat som 1).

• c riteria är argumentet som anger adressen till intervallet som innehåller kriterierna som du använder för att avgöra vilka värden som beräknas. Detta intervall måste innehålla minst ett fältnamn som anger fältet vars värden ska utvärderas och en cell med värdena eller uttrycket som ska användas i utvärderingen.

Notera att i ange fält argument måste du hänvisa till en kolumn i datalistan som innehåller numeriska eller datumangivelser för alla databasfunktioner med undantag för DGET. Alla övriga databasfunktioner kan inte utföra beräkningar på textfält.

Om du av misstag anger en kolumn med textinmatningar som fältargument för dessa databasfunktioner, returnerar Excel ett felvärde eller 0 som resultat. Tabellen listar de olika databasfunktionerna som är tillgängliga i Excel tillsammans med en förklaring av vad var och en beräknar. (Du vet redan vilka argument var och en tar.)

Databasfunktionerna i Excel

Databasfunktionerna används för sällan för att betygsätta sin egen kommandoknapp på menyfliksområdets formler. Som ett resultat, för att använda dem i ett kalkylblad, måste du klicka på knappen Funktionsguide ( fx ) i formelfältet och sedan välja Databas i listrutan Välj en kategori och sedan klicka på funktionen för att använda eller skriva in databasen fungerar direkt in i cellen.

Cell C2 i kalkylbladet som visas i denna figur innehåller följande formel:

=DSUM(A3:J35,"Lön",F1:F2)

Denna DSUM-funktion beräknar summan av alla löner i datalistan som är över $55 000. Denna summa är $468 500, som visas i cell C2, som innehåller formeln.

För att utföra denna beräkning, ange området A3:J35, som innehåller hela datalistan. Det här intervallet inkluderar den översta raden med fältnamn som databasargument (som Excel 2013 automatiskt konverterade till motsvarande intervallnamn, Tabell 2[#Alla]).

Ange sedan "Lön" som fältargument för DSUM-funktionen eftersom detta är namnet på fältet som innehåller de värden som du vill summera. Ange slutligen intervallet E1:E2 som kriterieargument för DSUM-funktionen eftersom dessa två celler innehåller kriterieintervallet som anger att endast de värden som överstiger 55 000 i fältet Lön ska summeras.