Hur man använder AutoFilter i Excel 2019

Excels AutoFilter-funktion gör det lika enkelt att filtrera bort oönskade data i en datalista som att klicka på AutoFilter-knappen på kolumnen som du vill filtrera data på och sedan välja lämpliga filtreringskriterier från kolumnens rullgardinsmeny.

Om du öppnar ett kalkylblad med en datalista och du inte hittar Excels AutoFilter-knappar kopplade till vart och ett av fältnamnen överst i listan, kan du visa dem helt enkelt genom att placera cellpekaren i en av cellerna med fältet namn och sedan klicka på kommandoknappen Filter på menyfliksområdet Data eller tryck på Ctrl+Skift+L eller Alt+AT.

Filteralternativen på en kolumns rullgardinsmeny AutoFilter beror på typen av poster i fältet. På rullgardinsmenyn i en kolumn som endast innehåller datumposter, innehåller menyn ett alternativ för datumfilter som en undermeny med de faktiska filtren är kopplad till. På rullgardinsmenyn i en kolumn som endast innehåller numeriska poster (förutom datum) eller en blandning av datum med andra typer av numeriska poster, innehåller menyn ett Nummerfilter alternativ. På rullgardinsmenyn i en kolumn som bara innehåller textinmatningar eller en blandning av text, datum och andra numeriska poster, innehåller menyn ett Textfilter-alternativ.

Gör grundläggande filtrering i Excel 2019 genom att välja specifika fältposter

Förutom alternativen Datumfilter, Textfilter eller Nummerfilter (beroende på typ av fält), innehåller rullgardinsmenyn AutoFilter för varje fält i datalistan en listruta med en komplett lista över alla inmatningar som gjorts i det. kolumn, var och en med sin egen kryssruta. På den mest grundläggande nivån kan du filtrera datalistan genom att avmarkera kryssrutan för alla poster vars poster du inte vill se i listan.

Den här typen av grundläggande filtrering fungerar bäst i fält som stad, stat eller land, som innehåller många dubbletter, så du kan se en delmängd av datalistan som bara innehåller de städer, delstater eller länder du vill arbeta med på tid.

Det enklaste sättet att utföra den här grundläggande typen av filtrering på ett fält är att först avmarkera kryssrutan framför alternativet (Välj alla) överst i fältets listruta för att avmarkera kryssrutorna och sedan markera var och en av markeringarna. rutor som innehåller posterna för de poster du vill ska visas i den filtrerade datalistan. När du har markerat kryssrutorna för alla poster du vill behålla klickar du på OK för att stänga rullgardinsmenyn Autofilter.

Excel döljer sedan rader i datalistan för alla poster förutom de som innehåller de poster du just valt. Programmet låter dig också veta vilket eller vilka fält som har använts i filtreringsoperationen genom att lägga till en konfilterikon till kolumnens AutoFilter-knapp. För att återställa alla poster till datalistan kan du ta bort filtreringen genom att klicka på kommandoknappen Rensa i gruppen Sortera och filtrera på fliken Data på menyfliksområdet eller genom att trycka på Alt+AC.

När du gör den här grundläggande typen av listfiltrering kan du välja specifika poster från mer än ett fält i den här listan. Följande bild illustrerar denna typ av situation. Här vill jag bara ha de anställda i företaget som arbetar på Engineering and Information Services-avdelningarna på Chicago- och Seattle-kontoren. För att göra detta valde jag endast posterna Engineering and Information Services i listrutan på Avdelningsfältets AutoFilter-rullgardinsmeny och endast Chicago och Seattle-posterna i listrutan på Platsfältets AutoFilter-rullgardinsmeny.

Medarbetardatalistan efter filtrering av fälten Avdelning och Plats.

Som du kan se ovan, efter att ha filtrerat listan med anställdas data så att endast poster för anställda i antingen Engineering- eller Information Services-avdelningen i antingen Chicago- eller Seattle-kontorsplatserna visas, lägger Excel till konfilterikonen till AutoFilter-knapparna på båda fälten Avdelning och Plats i den översta raden, vilket indikerar att listan är filtrerad med kriterier som involverar båda fälten.

Tänk på att efter att ha filtrerat datalistan på detta sätt kan du sedan kopiera återstående poster som utgör den önskade delmängden av datalistan till ett nytt område i samma kalkylblad eller till ett nytt blad i arbetsboken. Du kan sedan sortera data (genom att lägga till AutoFilter-knappar med kommandoknappen Filter på fliken Data), kartlägga data, analysera data eller sammanfatta data i en Excel-pivottabell .

Använda textfilteralternativen i Excel 2019

Rullgardinsmenyn AutoFilter för ett fält som bara innehåller text eller en kombination av text, datum och numeriska poster innehåller ett Textfilter-alternativ som när du klickar eller markerar visar dess undermeny med följande alternativ:

• Lika med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Lika vald i det första villkoret.
• Blir inte lika: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Inte lika vald i det första villkoret.
• Börjar med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Börjar med vald i det första villkoret.
• Slutar med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Slutar med vald i det första villkoret.
• Innehåller: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Innehåller vald i det första villkoret.
• Innehåller inte: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Innehåller inte vald i det första villkoret.
• Anpassat filter: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter där du kan välja dina egna kriterier för att tillämpa mer komplexa OCH eller villkor.

Använda datumfilteralternativen i Excel 2019

Rullgardinsmenyn AutoFilter för ett fält som endast innehåller datumposter innehåller ett alternativ för datumfilter som när du klickar eller markerar visar dess undermeny med följande alternativ:

• Lika med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Lika vald i det första villkoret.
• Före: Öppnar dialogrutan Custom AutoFilter med Is Before-operatören vald i det första villkoret.
• Efter: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är efter vald i det första villkoret.
• Mellan: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är efter eller Lika med vald i det första villkoret och operatorn Är före eller Lika med vald i det andra OCH-villkoret.
• Imorgon: Filtrerar datalistan så att endast poster med morgondagens datum i detta fält visas i kalkylbladet.
• Idag: Filtrerar datalistan så att endast poster med aktuellt datum i detta fält visas i kalkylbladet.
• Igår: Filtrerar datalistan så att endast poster med gårdagens datum i detta fält visas i kalkylbladet.
• Nästa vecka: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i nästa vecka i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Denna vecka: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i den aktuella veckan i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Förra veckan: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i föregående vecka i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Nästa månad: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i nästa månad i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Denna månad: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i den aktuella månaden i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Senaste månaden: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i föregående månad i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Nästa kvartal: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i tremånadersperioden framåt i detta fält visas i kalkylbladet.
• Detta kvartal: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i den aktuella tremånadersperioden i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Senaste kvartalet: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i föregående tremånaders kvartalsperiod i det här fältet visas i kalkylbladet.
• Nästa år: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i det kommande kalenderåret i detta fält visas i kalkylbladet.
• Detta år: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i det aktuella kalenderåret i detta fält visas i kalkylbladet.
• Förra året: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar från föregående kalenderår i detta fält visas i kalkylbladet.
• År till datum: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i det aktuella året fram till det aktuella datumet i detta fält visas i kalkylbladet.
• Alla datum i perioden: Filtrerar datalistan så att endast poster med datuminmatningar i kvartalet (kvartal 1 till kvartal 4) eller månad (januari till december) som du väljer från dess undermeny visas i kalkylbladet.
• Anpassat filter: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter där du kan välja dina egna kriterier för mer komplexa OCH eller villkor.

När du väljer datum för villkor med operatorn Lika med, är före, är efter, är före eller lika med, eller är efter eller lika med i dialogrutan Anpassat autofilter, kan du välja datum genom att klicka på knappen Datumväljare (den med kalenderikonen) och klicka sedan på det specifika datumet i rullgardinsmenyn för datum. När du öppnar datumpaletten visar den aktuell månad och det aktuella datumet. För att välja ett datum i en tidigare månad, klicka på knappen Föregående (den med triangeln pekar åt vänster) tills dess månad visas i paletten. För att välja ett datum i en senare månad, klicka på Nästa-knappen (den med triangeln pekar åt höger) tills dess månad visas i paletten.

Använda alternativen för nummerfilter i Excel 2019

Rullgardinsmenyn AutoFilter för ett fält som bara innehåller nummerposter förutom datum eller en kombination av datum och andra numeriska poster innehåller ett nummerfilteralternativ som när du klickar eller markerar det visar dess undermeny med följande alternativ:

• Lika med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Lika vald i det första villkoret.
• Blir inte lika: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Inte lika vald i det första villkoret.
• Större än: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är större än vald i det första villkoret.
• Större än eller lika med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är större än eller lika med vald i det första villkoret.
• Mindre än: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är mindre än vald i det första villkoret.
• Mindre än eller lika med: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är mindre än eller lika med vald i det första villkoret.
• Mellan: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter med operatorn Är större än eller lika med vald i det första villkoret och operatorn Är mindre än eller lika med vald i det andra OCH-villkoret.
• Topp 10: Öppnar dialogrutan Top 10 AutoFilter så att du kan filtrera listan till bara de tio eller så översta eller bottenvärdena eller procentsatserna i fältet.
• Över genomsnittet: Filtrerar datalistan så att endast poster visas där värdena i fältet är större än genomsnittet av värdena i det här fältet.
• Under medel: Filtrerar datalistan så att endast poster visas där värdena i fältet är mindre än genomsnittet av värdena i det här fältet.
• Anpassat filter: Öppnar dialogrutan Anpassat autofilter där du kan välja dina egna kriterier för mer komplexa OCH eller villkor.

Att ta sig till topp tio!

Alternativet Tio i topp på undermenyn för Nummerfilter ger dig möjlighet att filtrera bort alla poster utom de vars poster i det fältet är överst eller längst ned i listan med ett visst antal (10 som standard) eller i en viss övre eller nedre procent (10 som standard). Naturligtvis kan du bara använda Top Ten-posten i numeriska fält och datumfält; den här typen av filtrering är inte meningsfull när du har att göra med poster i ett textfält.

När du klickar på Top Tio-alternativet på Nummerfilteralternativets undermeny, öppnar Excel dialogrutan Top 10 AutoFilter där du kan ange dina filtreringskriterier. Som standard är dialogrutan Top 10 AutoFilter inställd på att filtrera bort alla poster utom de vars poster är bland de tio bästa objekten i fältet genom att välja Top i listrutan till vänster, 10 i den mittersta kombinationsrutan, och Objekt i listrutan till höger. Om du vill använda dessa standardkriterier klickar du helt enkelt på OK i dialogrutan Top 10 AutoFilter.

Bilden nedan visar exempel på anställdsdatalista efter att ha använt Autofiltret för Top 10 Items för att endast visa poster med de tio bästa lönerna i datalistan.

Använda AutoFilter för Top 10 Items för att filtrera bort alla poster utom de med de tio bästa lönerna.

Du kan också ändra filtreringskriterierna i dialogrutan Top 10 AutoFilter innan du filtrerar data. Du kan välja mellan Top och Bottom i listrutan längst till vänster och mellan Objekt och Procent i den längst till höger. Du kan också ändra numret i den mittersta kombinationsrutan genom att klicka på det och ange ett nytt värde eller använda snurrknapparna för att välja ett.

Filtrera en Excel-datalista på ett fälts teckensnitt och fyllningsfärger eller cellikoner

Precis som du kan sortera en datalista med hjälp av teckensnittet eller fyllningsfärgen eller cellikoner som du har tilldelat med funktionen Villkorlig formatering till värden i fältet som ligger inom eller utanför vissa parametrar, kan du också filtrera listan.

För att filtrera en datalista på en teckensnittsfärg, fyllningsfärg eller cellikon som används i ett fält klickar du på dess AutoFilter-knapp och väljer sedan alternativet Filtrera efter färg från rullgardinsmenyn. Excel visar sedan en undermeny från vilken du väljer teckensnittsfärg, fyllningsfärg eller cellikon som ska användas i sorteringen:

• Om du vill filtrera datalistan så att endast posterna med en viss typsnittsfärg i det valda fältet – tilldelade med alternativen för villkorlig formatering av markeringscellregler eller topp-/bottenregler – visas i listan, klickar du på dess färgprov i Filtrera efter teckenfärg undermenyn.
• Om du vill filtrera datalistan så att endast posterna med en viss fyllningsfärg i det valda fältet – tilldelade med alternativen för villkorlig formatering av markeringscellregler, topp-/bottenregler, datafält eller färgskalor – visas i listan, klickar du på dess färg. färgruta i undermenyn Filtrera efter teckensnittsfärg.
• Om du vill filtrera datalistan så att endast posterna med en viss cellikon i det valda fältet – tilldelat alternativen för ikonuppsättningar för villkorlig formatering – visas i listan, klicka på ikonen i undermenyn Filtrera efter cellikon.