Hur man anger projektinformation i Microsoft Project 2019

När du har öppnat ett tomt projekt i Microsoft Project 2019 kan du börja ange grundläggande projektinformation, som start- eller slutdatum. Kolla in Project 2019 For LuckyTemplates Cheat Sheet . Du kan ange Microsoft Project schemaläggningsinformation i Project på två sätt:

• Välj Arkiv → Info. I avsnittet Projektinformation till höger på skärmen, som visas i följande figur, kan du ange start-, slut-, aktuella och statusdatum för projektet. Allt du behöver göra för att göra en post eller ändra en post är att klicka på den för att visa kontrollerna - för att till exempel ändra datum, klicka bara på datumväljaren.

Resultatet av att välja kommandot Arkiv→ Info.

När du har valt Arkiv → Info kan du klicka på nedåtpilen Projektinformation och sedan klicka på Avancerade egenskaper. Dialogrutan Egenskaper öppnas. Ange namnet på projektet där det står "Titel" och ange ditt namn där det står "Author". Du kan också ange företagsnamn, nyckelord och annan information. Denna information används i många av de automatiserade rapporter som Project skapar.

• På menyfliksområdet, gå till fliken Projekt och klicka på ikonen Projektinformation. Du ser dialogrutan Projektinformation, som visas här. Den innehåller samma information som avsnittet Projektinformation på infoskärmen i Backstage-vyn.

Dialogrutan Projektinformation.

Den här listan beskriver inställningarna i dialogrutan Projektinformation:

• Startdatum och slutdatum: För ett projekt som är planerat framåt från startdatumet (se nästa punkt), ange endast startdatumet. Eller om du schemalägger baklänges från slutdatumet, ange ett slutdatum.
• Schemalägg från: Du kan välja att ha uppgifter schemalagda bakåt från slutdatumet eller framåt från startdatumet. De flesta går framåt från startdatumet.

Även om du kan schemalägga baklänges, använd den här funktionen endast för att schemalägga arbetet bakåt initialt, genom att välja slutdatum och klicka på OK-knappen. Omedelbart efter att du har gjort det, återgå till den här dialogrutan och återgå till det (nyberäknade) startdatumet. Om du inte gör det kan du stöta på problem på vägen om du så småningom registrerar framsteg. Vid den tidpunkten kommer slutdatumet att fixas eftersom du har schemalagt bakåt, och startdatumet kommer att fixas eftersom du har registrerat faktiska uppgifter, så schemat kommer inte längre att vara dynamiskt och kommer inte att utökas eller krympa.

• Aktuellt datum: Som standard matchar den här inställningen datorns klockinställning. Du kan dock ändra det så att det inte matchar datorns klockinställning. Att ändra detta datum är användbart för att titta på vad-om-scenarier eller för att spåra framsteg från ett visst datum i det förflutna eller vilket datum du väljer.
• Statusdatum: Du ställer vanligtvis in det aktuella datumet för att spåra projektets framsteg. När du spårar vill du vanligtvis se projektets status för det aktuella ögonblicket, så du kan ignorera den här inställningen. Men om du vill spåra från slutet av en räkenskapsperiod eller en annan tidsram, ändra den för att spåra statusen för uppgifter från vilket annat datum som helst.
• Kalender: Välj från den här rullgardinslistan den grundkalendermall som ska användas för projektkalendern. Jag listar den här inställningen först eftersom det är den enda du måste hantera när du startar ett nytt projekt. För nu, anta att du kommer att använda standardkalendern.
• Prioritet: Det här fältet är användbart om din organisation har många projekt och du skapar länkar mellan dem. Om du använder ett verktyg som resursutjämning för att lösa konflikter, kan det överväga denna projektprioritetsinställning när du beräknar vad som ska försenas och vad som ska hållas på rätt spår.

Schemaläggningsalternativ för Microsoft Project

En av de mest värdefulla aspekterna som erbjuds av Project har traditionellt varit dess förmåga att räkna om uppgiftsscheman, till exempel när du ändrar projektets startdatum eller när det sker en förändring av en uppgifts schema som påverkar en eller flera beroende (länkade) uppgifter. Detta kraftfulla beteende räddar projektledaren – du – från att behöva tänka om och ange datum igen till omplanerade uppgifter under hela projektet.

Men baksidorna till fördelarna med automatisering finns alltid, och i fallet med projektschemaläggning kan automatisk schemaläggning leda till oönskade schemaändringar baserat på mjukvarubeteende och inte på mänsklig expertis.

För att behålla de användbara aspekterna av automatisering som gör schemaläggning mindre tidskrävande samtidigt som projektledare kan behålla schemaläggning vid behov, tillåter Project 2019 användarkontrollerad schemaläggning.

I användarkontrollerad schemaläggning kan du välja ett av dessa schemaläggningslägen för varje uppgift:

• Automatiskt schema: Projekt beräknar uppgiftsscheman åt dig baserat på projektets startdatum och slutdatum, uppgiftsberoenden, val av kalender och resursschemaläggning.
• Manuellt: Project låter dig hoppa över att ange varaktighet och datum och ange dem senare. När du anger varaktighet och datum fixar Project schemat för uppgiften och flyttar den inte om du inte gör det manuellt. De manuellt schemalagda uppgifterna flyttas om du schemalägger hela projektet, i de flesta fall. Gantt-staplarna för manuellt schemalagda uppgifter skiljer sig också i utseende från de för automatiskt schemalagda uppgifter.

Indikatorn för automatiskt schemalagda och manuellt schemalagda uppgifter finns längst ned i projektfönstret. Den här bilden visar att databasuppgifterna är automatiskt schemalagda, vilket indikeras av tidsfältet och pilen i kolumnen Uppgiftsläge. Användargränssnittsuppgifterna schemaläggs manuellt, vilket indikeras av kartnålen i kolumnen Uppgiftsläge. På tidsskalan visas de automatiskt schemalagda uppgifterna som blå staplar på skärmen och de manuellt schemalagda uppgifterna visas som vattenstaplar med vertikala linjer i varje ände.

Manuellt och automatiskt schemalagda uppgifter.

Sammanfattningsuppgiften (uppgiften med andra uppgifter indragna under) bör schemaläggas automatiskt. Det beror på att start- och slutdatumen för uppgifterna under den anger när sammanfattningsuppgiften kan börja och sluta.

Projektfilen kan ha alla manuellt schemalagda uppgifter eller alla automatiskt schemalagda uppgifter - eller valfri blandning av de två. Som standard använder alla uppgifter som du skapar det manuellt schemalagda läget.

Du kan ändra uppgiftsläget för det övergripande projektet på två sätt:

• För att ändra läget för alla nya uppgifter, välj fliken Uppgift, klicka på ikonen Schemaläge i gruppen Uppgifter (knappen med kalendern och ett frågetecken), och välj sedan Autoschema eller Manuellt schema från menyn, som visas här .
• Ett annat sätt att ändra läget för alla nya uppgifter är att klicka på länken Nya uppgifter i den vänstra änden av statusfältet längst ner i projektet och sedan välja det läge du vill ha.

Ändra uppgiftsläget från menyfliksområdet.

Du kan ändra uppgiftsläget för enskilda uppgifter på tre sätt:

• Välj uppgiften, klicka på fliken Uppgift på menyfliksområdet och klicka sedan på antingen schemalägga manuellt eller automatiskt schemalägga i gruppen schema.
• Markera uppgiften, klicka på cellen Uppgiftsläge för uppgiften, klicka på rullgardinspilen som visas och klicka på antingen manuellt schemalagt eller automatiskt schemalagt i rullgardinsmenyn.
• Välj uppgiften, klicka på fliken Uppgift på menyfliksområdet och klicka på knappen Information i gruppen Egenskaper. På fliken Allmänt i dialogrutan Uppgiftsinformation, gå till området Schemaläge och klicka på alternativknappen Manuellt schemalagt eller alternativknappen Automatiskt schemalagt.

Du måste balansera önskningarna hos ditt inre kontrollfreaks mot behovet av att vara en effektiv projektledare för att avgöra hur ofta du ska använda manuell schemaläggning. Även om manuell schemaläggning förhindrar Project från att flytta uppgifter som du vill ha kvar i schemat, kan du behöva redigera scheman för dussintals beroende uppgifter i ett långt eller komplicerat projekt. Den bästa balansen - särskilt för nybörjarprojektledare - kan vara att använda manuell schemaläggning sparsamt.

Hur man går in i Work Breakdown Structure (WBS)

Schemat bör sättas upp på samma sätt som Work Breakdown Structure (WBS). Om du vill fortsätta med dispositionsnumreringsschemat från WBS, utökar Project automatiskt till schemauppgifterna dispositionsnumreringen som används för WBS. Du kan göra detta på två sätt:

Välj fliken Format.

Klicka på Infoga kolumn i gruppen Kolumner.

Välj alternativet Outline Number.

Du kan också ange dispositionsnumret direkt i uppgiftscellen genom att följa dessa steg:

Klicka för att öppna fliken Format.

I gruppen Visa/dölj markerar du kryssrutan Konturnummer.

Den första informationen som går in i det nya projektet är WBS. Följ dessa enkla steg för att gå in i WBS i Gantt-diagramvyn:

Klicka på en tom cell i kolumnen Uppgiftsnamn.

Skriv in namnet på WBS-elementet.
Med hjälp av exemplet med Youth Center 10K Run/Walk, är det första elementet Registrering.

Tryck på Enter för att flytta till nästa cell i kolumnen och skriv sedan in WBS-elementets namn.

Upprepa steg 3 tills du anger alla WBS-namn.
Du kan redigera texten du skriver genom att trycka på Delete- eller Backstegstangenten för att rensa tecken.

När du har angett WBS kan du använda indragsfunktionen för att skapa konturformatet. För att göra indrag, välj fliken Uppgift och klicka på ikonen för indrag i schemagruppen.

Den här bilden visar en del av skärmvisningen efter att du har angett WBS-konturen. Denna version visar konturnumreringen som en separat kolumn. Lägg märke till att efter att du har gjort indrag i en uppgift växlar dess överordnade uppgift från manuellt schemalagd till automatiskt schemalagd eftersom varaktigheten och beroenden för de underordnade uppgifterna avgör när den överordnade uppgiften kan starta och slutföras. Därför fyller du inte i varaktighet eller start- och slutdatum för WBS-element – ​​den informationen fylls i automatiskt när du anger uppgifter under WBS-elementen.

WBS för en 10K löpning.

Hur man anger uppgifter i Microsoft Project 2019

Efter att WBS-informationen har angetts kan du börja ange uppgifter. Du kan skapa uppgifter på några olika sätt:

• Skriv information i arkområdet i Gantt-diagrammet.
• Ange information i dialogrutan Uppgiftsinformation.
• Importera uppgifter från Outlook.
• Importera uppgifter från Excel.

Du kan fylla i uppgifterna om uppgiftens varaktighet och startdatum när du går in i uppgiften, eller senare.

Ange uppgifter i Gantt-diagramvy

Många människor som arbetar med långa projekt tycker att det är den snabbaste och enklaste metoden att ange alla uppgiftsnamn i arkfönstret i Gantt-diagramvyn. Denna metod är samma som jag använde för att ange WBS-informationen. Du kan helt enkelt ange ett uppgiftsnamn i kolumnen Uppgiftsnamn, trycka på Enter eller nedåtpilen på tangentbordet för att gå till nästa tomma rad, ange en annan uppgift och så vidare.

Använd kolumnen Uppgiftsläge för att ändra uppgiftsschemaläggningsläget från schemalägg manuellt till automatiskt schema för alla uppgifter som inte använder standardmetoden.

Ange uppgifter via dialogrutan Uppgiftsinformation

Om dialogrutor tillhandahåller den typ av centraliserat informationsformulär som passar ditt sätt att arbeta, överväg att använda dialogrutan Uppgiftsinformation för att ange, ja, uppgiftsinformation. Serien av flikar i den här dialogrutan innehåller all information om en uppgift.

Följ dessa steg för att skapa en uppgift via dialogrutan Uppgiftsinformation:

I kolumnen Uppgiftsnamn dubbelklickar du på en tom cell.
Dialogrutan Uppgiftsinformation visas, som visas.

Skriv ett uppgiftsnamn i fältet Namn.
Du kan ange all annan information du vill när du är där.

Klicka på OK-knappen för att spara den nya uppgiften.
Uppgiftsnamnet visas i Gantt-diagramvyn i cellen du klickade på i steg 1.

Tryck på nedåtpilen för att gå till nästa cell.

Upprepa steg 1–4 för att lägga till så många uppgifter du vill.

Dialogrutan Uppgiftsinformation.

När du namnger uppgifter, gör uppgiftsnamnen i projektet både beskrivande och unika. Men om du inte kan göra alla namn unika (du har till exempel tre uppgifter som heter Hire Staff), kan du använda det automatiskt tilldelade uppgiftsnumret eller dispositionsnumret för att identifiera uppgifter; dessa nummer är alltid unika för varje uppgift.

Att namnge uppgifter är en avvägning mellan att ge en fullständig beskrivning (som är alldeles för lång för ett fält för uppgiftsnamn) och att vara för kort (vilket kan leda till missförstånd och osäkerhet). Om du är osäker, var kortfattad i uppgiftens namn och utveckla med en uppgiftsanteckning.

För att infoga en uppgift var som helst i listan med uppgifter i Project, från fliken Uppgift, Infoga grupp, klicka på en uppgiftsnamncell där du vill att den nya uppgiften ska visas och klicka på ikonen Infoga uppgift. Den nya uppgiften infogas i raden ovan. Du kan också trycka på knappen Insert på tangentbordet eller högerklicka och välja Infoga uppgift från popup-menyn.