Hitta poster i Din Access 2003-tabeller

När du vill spåra en viss post är det överdrivet att skapa en fråga. Lyckligtvis har Access 2003 ett snabbt sätt att hitta en specifik del av data i ditt projekts tabeller och formulär: kommandot Sök.

Hitta är tillgängligt både i verktygsfältet och via huvudmenyn. (Välj Redigera –> Hitta. Tangentbordsorienterade människor där ute kan trycka på Ctrl+F.) Access 2003 bryr sig inte om vilket håll du aktiverar sökkommandot – det fungerar på samma sätt från båda vägarna.

Även om kommandot Hitta är ganska lätt att använda på egen hand, gör det att det gör sitt bästa arbete genom att känna till några knep. När du känner till grunderna för Hitta (som behandlas i nästa avsnitt), kan du finjustera Find-kommandot genom att använda tipsen i avsnittet som heter "Justera en sökning efter hastighet och noggrannhet," längre fram i den här artikeln. Det avsnittet visar hur du justerar sökinställningarna för mer detaljerade sökuppdrag.

Hitta första saker först (och nästa saker efter det)

Att använda kommandot Sök är en enkel uppgift. Så här fungerar det:

1. Öppna tabellen eller formuläret du vill söka i.

Ja, Find fungerar både i databladsvy och med Access-formulär.

2. Klicka på fältet som du vill söka efter.

Kommandot Sök söker igenom det aktuella fältet i alla poster i tabellen, så se till att du klickar på rätt fält innan du startar sökprocessen. Access 2003 bryr sig inte om vilken post du klickar på - så länge du trycker på rätt fält är Access nöjd. (Och det är viktigt att hålla din programvara nöjd!)

3. Starta kommandot Sök genom att klicka på knappen Sök i verktygsfältet (den med kikaren på) eller välj Redigera –> Sök.

Dialogrutan Sök och ersätt visas.

4. Skriv in texten du letar efter i rutan Hitta vad, som visas i figur 1.

Ta en stund att kontrollera din stavning innan du påbörjar sökningen. Åtkomsten är inte tillräckligt ljus för att förstå att du faktiskt menar hjälte när du skriver noll.

Figur 1: Dialogrutan Sök och ersätt gör sig redo att göra sina saker.

5. Klicka på Hitta nästa för att börja din sökning.

Innan du kan räkna till en åttondel, spårar kommandot Hitta den post du vill ha, flyttar markören dit och markerar den matchande texten. Om Find inte hittar något, beklagar det dock att det misslyckats i en liten dialogruta.

6. Om Find inte hittade det du letade efter:

• a. Klicka på OK för att få dialogrutan att försvinna.

• b. Se till att du klickade i rätt fält och stavat allt korrekt i rutan Hitta vad.

• Du kanske också vill kontrollera de speciella sökalternativen som tas upp i nästa avsnitt för att se om ett av dem stör din sökning.

• c. Klicka på Hitta nästa igen.

Vad händer om den första posten som Access hittar inte är den du letar efter? Anta att du vill ha den andra, tredje eller fjortonde John Smith i tabellen? Inga problem – det är därför dialogrutan Sök och ersätt har en Sök nästa-knapp. Fortsätt att klicka på Hitta nästa tills Access arbetar sig ner till posten du vill ha eller säger till dig att den avstår från sökningen.

Tuning en sökning för hastighet och noggrannhet

Ibland räcker det inte att bara tillhandahålla informationen i rutan Hitta vad. Antingen hittar du för många skivor eller så är de som matchar inte de du vill ha. Det bästa sättet att minska antalet felmatchningar är att lägga till fler detaljer i din sökning.

Exakt justering gör också jakten snabbare.

Access erbjuder flera verktyg för att finjustera en Sök. Öppna dialogrutan Sök och ersätt genom att klicka på knappen Sök i verktygsfältet eller genom att välja Redigera –> Sök. Följande lista beskriver hur du använder de olika alternativen:

• Titta in: Som standard letar Access endast efter matchningar i det aktuella fältet – vilket fält du än klickade i innan du startade kommandot Sök. För att säga åt Access att söka i hela tabellen istället, ändra inställningen Sök i till alternativet Tabell , som visas i figur 2.

Figur 2: För att söka i hela tabellen, ändra inställningen Sök i.

• Matchning: Access gör några fåniga antaganden, och den här inställningen är ett bra exempel. Som standard är Matcha inställt på Hela fältet, vilket förutsätter att du bara vill hitta fält som helt matchar din söktext. Inställningen Hela fältet innebär att sökningar efter Sam inte hittar fält som innehåller Samuel, Samantha eller Mosam. Inte för ljust för ett så dyrt program, eller hur? Ändra detta beteende genom att justera matchningsinställningen till valfri del av fältet, vilket tillåter en matchning var som helst i ett fält (att hitta både Samuel och ny provprodukt), eller till Start of Field, som bara känner igen en matchning som börjar från början av fältet. För att ändra denna inställning, klicka på nedåtpilen bredvid fältet (se figur 3) och gör sedan ditt val från rullgardinsmenyn som visas.

Figur 3: Titta inuti alla dessa små fält genom att använda alternativet Matcha.

• Sök: Om du hittar för många matchningar, försök att begränsa din sökning till en viss del av tabellen med sökalternativet. Sök säger till sökkommandot att söka antingen

• Vid alla poster i tabellen (standardinställningen)

• Upp eller Ned från den aktuella posten

• Om du klickar på en post halvvägs genom tabellen och sedan säger åt Access att söka ner därifrån begränsas din sökning till den nedre delen av tabellen.

• Justera dina sökinställningar genom att klicka på nedåtpilen bredvid sökrutan och välja lämpligt val från rullgardinsmenyn.

• Matcha skiftläge: Matcha skiftläge kräver att termen du söker efter är exakt samma som värdet som lagras i databasen, inklusive skiftläge för tecknen. Med andra ord, om databasen innehåller det udda versaler SmItH, hittar Match Case det värdet endast om du söker efter namnet med exakt samma udda versaler (i det här fallet SmItH) . Match Case fungerar mycket bra när du söker i din databas efter namn.

• Sökfält som formaterat: Detta alternativ instruerar Access att titta på den formaterade versionen av fältet istället för den faktiska informationen du skrev. Att begränsa sökningen på detta sätt är praktiskt när du söker efter datum, lagerhållningsenhets-ID:n eller något annat fält med en hel del specialiserad formatering. Aktivera sökfält som formaterat genom att klicka på kryssrutan bredvid. Den här inställningen fungerar inte med Matcha skiftläge, så om Matcha skiftläge är markerat visas sökfält som formaterat nedtonat. Avmarkera i så fall Matcha skiftläge för att få tillbaka sökfälten som formaterade.

• För det mesta gör det här alternativet ingen större skillnad i ditt liv. Faktum är att den enda gången du förmodligen bryr dig om det här sökalternativet är när (eller om) du söker i många högformaterade fält.

Om ditt sökkommando inte fungerar som du tror att det ska, kontrollera alternativen i föregående lista. Oddsen är att ett eller flera av dessa alternativ inte är helt rätt inställda!