Hur många gånger har detta hänt? Du får en mötesförfrågan, men tiden fungerar inte för dig. Du ringer upp mötesarrangören på telefon för att diskutera en ny mötestid, bara för att ägna den nästa halvtimmen åt att höra om hans senaste semester till Fiji. (Åh, visst är det skönt att höra att han hade det trevligt, men vill du verkligen höra varenda detalj?)
Tja, du kan undvika denna tidsödande fallgrop med Outlook 2002:s nya funktionen Föreslå en ny tid, som drastiskt kan minska tiden det tar att boka om ett möte. Följ bara dessa steg:
1. Dubbelklicka på meddelandet om mötesförfrågan som du just fick. Meddelandet öppnas i ett eget fönster.
Du kan också visa meddelanden i förhandsgranskningsfönstret utan att dubbelklicka för att öppna dem. Outlook 2002 har lagt till möjligheten att acceptera, avslå eller föreslå en ny tid direkt från förhandsgranskningsfönstret. För att aktivera förhandsgranskningsfönstret, välj Visa, Förhandsgranskningsfönstret; klicka sedan på meddelandet en gång för att se förhandsgranskningen.
2. Klicka på knappen Föreslå ny tid. Dialogrutan Föreslå ny tid visas och visar schemat för alla deltagare för det ursprungliga mötet.
3. Markera en ny tid för mötet i schemaområdet.
Du kan också använda rutorna Mötesstarttid och Mötessluttid för att gå direkt till den tid du vill ha. Eller, kanske mer bekvämt, kan du använda knappen AutoPick framåt för att snabbt hoppa till nästa tillgängliga tid för alla deltagare.
4. Klicka på Föreslå tid.
Ett nytt e-postmeddelande visas med din föreslagna nya mötestid. Du kan byta ämne och inkludera en anteckning om varför du föreslår en ny tid.
5. Klicka på Skicka.
E-postmottagaren kommer att ha möjlighet att acceptera eller avböja den föreslagna nya tiden och kan skicka en uppdaterad mötesförfrågan.