Föra register med Outlook 2007 Journal

Journalen i Outlook 2007 kan vara enormt användbar, oavsett om du väljer att använda den regelbundet eller sällan. Du behöver inte begränsa dig till att spela in dokument eller Outlook-objekt. Du kan hålla reda på konversationer, kundförfrågningar eller andra transaktioner där kronologi är viktigt. Om du ställer in journalen för automatiska poster kan du ignorera den tills du behöver se vad den registrerat. Du kan också spela rymdskeppskapten och spela in allt du gör.

Ibland, när du vill hitta ett dokument eller en inspelning av en konversation, kommer du inte ihåg vad du kallade dokumentet eller var du lagrade det, men du kommer ihåg när du skapade eller tog emot objektet. I det läget kan du gå in på Journalen och kontrollera det datum då du kommer ihåg att ha hanterat varan och hitta det du behöver veta.

Göra journalanteckningar genom att inte göra någonting

Vad är det enklaste sättet att skriva in i journalen? Göra ingenting. När den har slagits på registrerar journalen automatiskt alla dokument som du skapar, redigerar eller skriver ut i ett Microsoft Office-program. Journalen spårar också automatiskt e-postmeddelanden, mötesförfrågningar och svar, och uppgiftsförfrågningar och svar.

Det finns en hake: Du måste tala om för Outlook att du vill att automatisk journalinspelning ska aktiveras. (Okej, så du behöver måste göra något.) Lyckligtvis, om du inte har aktiverat Journal automatiska inspelningsfunktionen, frågar Outlook dig om du vill stänga av funktionen på varje gång du klickar på ikonen Journal.

För att aktivera journalens automatiska inspelningsfunktion, följ dessa steg:

1. Välj Verktyg –> Alternativ.

Dialogrutan Alternativ visas.

2. Klicka på knappen Journalalternativ.

Dialogrutan Journalalternativ visas, med kryssrutor för alla typer av aktiviteter som du kan spela in automatiskt – och namnen på alla personer för vilka du automatiskt kan registrera transaktioner som e-post.

3. Klicka på kryssrutan för objekt och filer som du vill registrera automatiskt och för kontakter som du vill ha information om.

Listan över personer i rutan För dessa kontakter är densamma som listan över personer i din kontaktlista.

När du lägger till namn till din kontaktlista i modulen Kontakter är dessa namn inte inställda för automatisk inspelning i journalen. Om du vill att tidskriften ska hålla reda på dem har du två sätt att berätta det:

• Markera namnet/namnen i dialogrutan Journalalternativ.

• Öppna kontaktposten, klicka på fliken Journal och markera Registrera journalposter automatiskt för dessa kontakter.

4. Klicka på OK.

Journalen börjar automatiskt spela in objekten och filerna du valde för kontakterna du namngav.

Registrera ett Outlook-objekt i journalen manuellt

Om du inte vill störa din journal genom att spela in allt automatiskt, kan du ange markerade objekt manuellt — dra dem bara till journalikonen. Till exempel kanske du inte vill registrera varje transaktion med en potentiell kund förrän du är säker på att du gör affärer med den kunden. Du kan dra relevanta e-postmeddelanden till journalen och behålla ett register över seriösa förfrågningar. När du faktiskt börjar göra affärer med en ny kund kan du ställa in automatisk inspelning.

Följ dessa steg för att manuellt registrera objekt i journalen:

1. Välj Gå –> Mapplista (eller tryck på Ctrl+6).

Mapplistan, som innehåller en liten ikon för journalen, visas i den övre halvan av navigeringsfönstret.

2. Dra objektet du vill spela in (som ett e-postmeddelande) till journalikonen i mapplistan.

Journalanteckningsformuläret visas. Längst ner i formuläret ser du en ikon som representerar objektet du spelar in, tillsammans med objektets namn.

3. Fyll i den information du vill registrera.

Du behöver inte spela in någonting. Textrutan längst ner på skärmen ger dig utrymme för att göra en anteckning till dig själv, om du vill använda den.

4. Klicka på Spara och stäng.

Posten du registrerat läggs in i journalen.