Fokus på fält i Access 2003

Ett fält är platsen där dina data finns; ett fält innehåller en bit data, som år eller lag.

Eftersom det finns så många olika sorters grejer i världen, erbjuder Access 2003 en mängd olika fälttyper för förvaring av saker. Faktum är att Access 2003 ställer tio fälttyper till ditt förfogande. Vid första rodnad kanske tio val inte verkar vara mycket flexibilitet, men när du väl kommit in i Access 2003 kommer det att vara mer än tillräckligt. Och tack vare fältalternativen kan du också anpassa hur fälten ser ut och fungerar för att passa dina behov exakt. Allt detta, och det gör popcorn också.

Varje fält erbjuder ett antal alternativ för att göra anpassningen otroligt användbar. Du kan be om lite information, testa posten för att se om det är vad du letar efter och sedan automatiskt formatera fältet precis som du vill.

Alla fälttyper visas i följande lista. De är i samma ordning som de visas på skärmen i Access 2003. Oroa dig inte om du inte kan lista ut varför någon skulle vilja använda en eller annan typ. Fokusera bara på de du behöver, gör en mental anteckning om de andra och fortsätt med ditt arbete.

• Text: Lagrar text – bokstäver, siffror och alla kombinationer därav – upp till 255 tecken.

• Siffror i ett textfält är inte siffror; de är bara ett gäng siffror som hänger tillsammans på ett fält. Var försiktig med detta när du designar tabellerna i din databas.

• Textfält har en inställning du behöver veta om: storlek. När du skapar ett textfält vill Access 2003 veta hur många tecken fältet innehåller. Det är fältstorleken. Om du skapar ett fält som heter Förnamn och gör dess storlek 6, passar Joseph in i fältet, men inte Jennifer. Denna begränsning kan vara ett problem. En bra generell regel är att göra fältet lite större än du tror att du behöver. Det är lätt att göra fältet ännu större om man behöver, men det är väldigt farligt att göra det mindre.

• Memo: Rymmer upp till 64 000 tecken med information - det är nästan 18 sidor med text.

• Det här är ett riktigt stort textfält. Det är bra för allmänna anteckningar, detaljerade beskrivningar och allt annat som kräver mycket utrymme.

• Antal: Innehåller riktiga, säkra siffror.

• Du kan lägga till, subtrahera och beräkna din väg till berömmelse och rikedom med sifferfält. Om du arbetar med dollar och cent (eller pund och pence), använd ett valutafält.

• Datum/tid: Lagrar tid, datum eller en kombination av de två, beroende på vilket format du använder.

• Använd ett datum/tid-fält för att spåra när i livet . Ganska mångsidig, va?

• Valuta: Spårar pengar, priser, fakturabelopp och så vidare.

• I en Access 2003-databas stannar pengarna här. För den delen, så gör liran, marken och yenen. Om du är på humör för någon annan typ av nummer, kolla in nummerfältet.

• AutoNumber: Gör precis vad den säger: Den fyller sig själv med ett automatiskt genererat nummer varje gång du gör en ny post.

• AutoNumber är väldigt coolt. Tänk bara, när du lägger till en kund i ditt bord, genererar Access 2003 kundnumret automatiskt! Även om Microsoft SQL Server har något liknande, måste de stackars människor som använder Oracle hoppa igenom ramarna för att generera kundnummer (eller andra typer av).

• Ja/Nej: Håller Ja/Nej, Sant/False och På/Av, beroende på vilket format du väljer. När du behöver ett enkelt ja eller nej är detta fältet att använda.

OLE-objekt: Står för Object Linking and Embedding, en mycket kraftfull, väldigt nördig teknologi och uttalas "O-Lay". Ett OLE-objekt är något som ett Word-dokument, ett Excel-kalkylblad, en Windows-bitmapp (en bild) eller till och med en MIDI-låt. Genom att bädda in ett OLE-objekt i din tabell kommer din databas automatiskt att "veta" hur man redigerar ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad, spelar en MIDI-låt och så vidare.

• Hyperlänk: Tack vare denna fälttyp (och lite nätmagi från Microsoft Internet Explorer) förstår och lagrar Access 2003 nu det speciella länkspråk som gör Internet till en så cool plats.

• Om du använder Access 2003 i ditt företags nätverk eller använder Internet i stor utsträckning är den här fälttypen för dig.

• Lookup Wizard: En av ett databasprograms mest kraftfulla funktioner är uppslagningen. Det gör att datainmatningen går snabbare (och med färre fel) genom att du låter dig välja ett fälts korrekta värde från en förinställd lista. Inget att skriva, oroa dig, inga problem – det är ett ganska användbart knep. I vissa databasprogram är det väldigt svårt att lägga till en uppslagning i en tabell. Lyckligtvis gör Access 2003 Lookup Wizard processen mycket mindre smärtsam. Fråga Office-assistenten om all information om sökguiden.