Utöver förutsägbarheten i distributionskostnaderna i både tid och resurser, erbjuder Exchange Online från Office 365 möjligheten att enkelt justera antalet licenser för personer som använder programvaran. En anställningschef kanske planerar att anställa 45 personer men får senare under året reda på att de behöver anställa ytterligare 30 eftersom företaget växer snabbare än väntat.
Det är enkelt att tillhandahålla nya användare för Office 365 genom det enkla administrativa gränssnittet.
En annan fördel med SAAS-mjukvara är att ekonomichefstyper kan ta reda på exakt vad kostnaderna kommer att bli nu och i framtiden. CTO:n behöver inte förklara varför projektet var åtta gånger över budget eller varför ytterligare fyra personer krävdes för att IT-teamet skulle stödja den nya mjukvaran. Priset på resurser, människor och tid är mycket transparent och uppenbart från början.
Kostnaderna är med andra ord mycket förutsägbara, vilket är vad redovisningsmän och chefer gillar att se.
Även om det kan tyckas uppenbart att programvara ska vara tillgänglig hela tiden, kan du bli förvånad över hur många företagssystem som bara är tillgängliga under vissa arbetstider. Exchange Online är tillgängligt hela dagen, varje dag, utan avbrott. Faktum är att Microsoft garanterar en drifttid på 99,9 procent.