Finansiell modellering i Excel: Vad du ska göra om filstorleken är utom kontroll

När du börjar få en hel del data i din ekonomiska modell är det ganska lätt att få en enorm Excel-fil som tar lång tid att beräkna, vilket gör det svårt att granska eller dela med andra.

Om den stora filstorleken beror på ett stort antal rader (säg mer än 100 000), överväg att använda Power Pivot för att lagra data istället.

Om du upptäcker att din modell blir utom kontroll (och du använder standard Excel, utan hjälp av Power Pivot eller andra tillägg), här är några beprövade tips som du kan använda för att behålla den filstorleken ner:

• Ta bort all onödig formatering. Färger och formatering bör endast gälla det nödvändiga intervallet, inte en hel rad eller kolumn. Undvik manuell formatering och använd Styles istället.

  När du rensar celler som du inte längre använder gör du förmodligen det genom att markera cellen och trycka på Delete-tangenten. Den här åtgärden rensar innehållet och formlerna, men den rensar inte formateringen. Om du misstänker att detta är ett problem kan du trycka på Ctrl+A för att markera alla celler; sedan på fliken Hem på menyfliksområdet, i avsnittet Redigering, klicka på rullgardinsmenyn Rensa och välj Rensa format.

• Se till att formlerna endast refererar till det intervall de behöver (inte markera hela raden eller kolumnen). Om dina formler refererar till fler celler än de behöver, kommer detta att använda mer minne. Använd till exempel formeln =SUMMA(A1:A1000) för att tillåta ytterligare rader istället för =SUMMA(A:A). Alternativt kan du formatera data som en tabell och hänvisa till de automatiskt expanderande tabellområdena i din formel istället.
• Ta bort (eller åtminstone kontrollera storleken på) alla logotyper eller bilder som du använder. En enda JPG-fil som infogas i en modell kan enkelt lägga till 10 MB till en Excel-filstorlek.
• Undvik pivottabeller. Pivottabeller tuggar verkligen upp minnet. Om du har flera pivottabeller, se till att de använder samma datakälla och inte skapar en helt ny.
• Ta bort externa länkar till andra filer. För att kontrollera om det finns några externa länkar i din modell, gå till fliken Data på menyfliksområdet och klicka på Redigera länkar i avsnittet Anslutningar. Om knappen Redigera länkar är nedtonad betyder det att det inte finns några externa länkar. Om de finns klickar du på knappen och när dialogrutan Redigera länk visas klickar du på Bryt länkar för att klistra in data från alla externa länkar som värden, så kommer de externa länkarna att tas bort. Om du absolut måste använda externa länkar, ha källfilen öppen samtidigt; detta kommer att påskynda saker och ting.
• Kontrollera om det finns redundanser i indata och beräkningar. Ibland utvecklas en modell, och det kan finnas delar som inte längre används eller delar där informationen har förändrats.
• Undvik flyktiga funktioner. Några av de mest använda flyktiga funktionerna är OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW och COLUMN. Överanvändning av just dessa funktioner i din modell kan verkligen sakta ner dina beräkningar. Om du måste använda dem, försök att begränsa deras utseende i modellen. Till exempel, =TODAY() är mycket användbart för att ange dagens datum, men istället för att använda det flera gånger i en formel, ha det i en enda cell och ständigt referera tillbaka till den cellen för dagens datum.
• Se till att du inte använder filtypen XLS. XLSX är en mycket mer kompakt filtyp, och du kommer att se en enorm skillnad i hastighet och filstorlek om du använder den. XLSB är en filtyp för binär arbetsbok i Excel som är ännu mer kompakt än XLSX.

Om du har provat alla dessa tips och fortfarande har problem, överväg att byta beräkning till manuell (du kan göra detta genom att klicka på fliken Formler på menyfliksområdet, gå till avsnittet Beräkning och välja alternativet för manuell beräkning). Tryck sedan bara på F9 när du behöver räkna om. Du kommer att veta om något behöver beräknas, eftersom du kommer att se Beräkna i statusfältet.

Slutligen, som en sista utväg, är ett litet knep att lämna en cell överst i kolumnen med livelänken och klistra in alla andra celler som värden. Kopiera ner cellen och räkna om när du behöver uppdatera. Detta är verkligen inte ett föredraget alternativ, eftersom det är tidskrävande och risk för fel, men det är därför det är en sista utväg.