År 2003 uppnåddes en tveksam milstolpe i e-postens historia – fler skräppostmeddelanden skickades över Internet än legitima. Det är nu säkert att anta att om du får e-post så får du skräppost, även känd som spam . Outlook 2003 innehåller ett filtreringssystem som ser över all din inkommande e-post och automatiskt flyttar allt som ser ut som skräppost till en speciell mapp. Du kan ta bort allt som flyttas till din skräppostmapp då och då - efter att ha kontrollerat att Outlook inte av misstag flyttade riktig e-post till din skräppostmapp.
Ingen maskin är perfekt, och inget program som körs på en maskin är perfekt. Sätten som Outlook tar reda på vilka meddelanden som är skräp och vilka som är verkliga är ett riktigt mysterium. En del skräppost kan komma igenom, men Outlook kommer sannolikt att fånga upp mer än hälften av alla skräppostmeddelanden du är avsedd att ta emot. Outlook kan till och med vara så djärvt att det dumpar objekt från riktiga människor i skräppostmappen. Sånt är livet.
Finjustera filtrets känslighet
Du behöver inte göra något för att aktivera skräppostfiltrering i Outlook 2003. Programmet skyddar redan mot skräppost första gången du startar det; dock är skyddsnivån inställd på Låg.
Oavsett om du känner att Outlook flyttar för många inkommande meddelanden – eller för få – till skräppostmappen, kan du justera Outlooks känslighet för att passa din smak genom att ändra inställningarna för skräppost.
För att justera Outlooks skräppostinställningar, följ dessa steg:
1. Välj Åtgärder –> Skräppost –> Alternativ för skräppost.
Dialogrutan Alternativ för skräppost visas med fliken Alternativ överst.
2. Klicka på det alternativ du föredrar.
Cirkeln bredvid alternativet du klickar på mörknar för att visa vad du har valt. Alternativen som Outlook erbjuder dig inkluderar
• Inget skydd: Med den här inställningen skickas varje smarrigt meddelande direkt till din inkorg, ohotat. Om det är din kopp te, okej. De flesta vill ha lite mer filtrering.
• Låg: Den junkiest av skräpet blir flyttad, men många otäcka saker kommer fortfarande igenom.
• Hög: Den här inställningen är aggressiv nog att du kan förvänta dig att se en viss mängd legitim e-post hamna i skräppostmappen. Om du väljer den här inställningen, se till att kontrollera din skräppostmapp då och då för att vara säker på att viktiga meddelanden inte hamnar i papperskorgen av misstag.
• Endast säkra listor: Den här inställningen flyttar alla meddelanden från din inkorg förutom de från personer eller företag som du har angett i listorna med säkra avsändare.
Dessutom ger kryssrutan längst ner på fliken Alternativ dig en chans att permanent ta bort misstänkt skräppost. Eftersom ett perfekt skräppostfilter ännu inte har uppfunnits, är det förmodligen bättre att skicka över skräppostmeddelanden till mappen Skräppost och tömma mappen då och då. Å andra sidan kan du arbeta i ett företag som begränsar mängden e-post du får lagra, och meddelandena i din skräppostmapp räknas mot din gräns. Så att zappa skräppost kan vara det bästa alternativet.
3. Klicka på OK.
Dialogrutan Alternativ för skräppost stängs.
Där är du! Med lite tur behöver du inte längre vada igenom meddelanden om bli rik-snabb-scheman eller piller som förstorar kroppsdelar du inte ens har.
Filtrera din e-post med avsändar- och mottagarlistor
Outlooks skräpposthanteringsfunktion innehåller ett alternativ som du kan välja om du vill sätta upp dina egna säkra listor för hantering av var din e-post kommer ifrån eller går till. Du kan skapa en lista över personer vars meddelanden alltid ska flyttas till skräppostmappen (eller personer vars meddelanden aldrig ska flyttas dit). Kolla in de andra flikarna i dialogrutan Alternativ för skräppost för beskrivningar av de typer av avsändare du kan ange:
- Säkra avsändare: När ett meddelande anländer med en e-postadress eller domän på den här listan i raden Från i meddelandet, ser Outlook till att inte behandla meddelandet som skräppost - oavsett vad meddelandet säger.
- Säkra mottagare: Om du får meddelanden från en e-postlista online verkar meddelandena ofta komma från många olika personer, men de är alltid adresserade till listan. (Till exempel, om du tillhör någon av grupperna på yahoogroups.com, kommer du att se detta.) I det här fallet skulle du lägga namnet på listan i din lista över säkra mottagare.
- Blockerade avsändare: Detta är motsatsen till de två valen ovan; meddelanden från adresserna på denna lista behandlas alltid som skräppost.
Det är ganska enkelt att lägga till en individ till din lista över blockerade avsändare: När du får ett meddelande från någon som du inte vill höra från längre, välj meddelandet och välj Åtgärder –> Skräppost –> Lägg till avsändare i listan med blockerade avsändare. Samma metod fungerar för att lägga till personer i listorna med säkra avsändare och säkra mottagare. Välj bara meddelandet, välj Åtgärder –> Skräppost och välj sedan listan som du vill att avsändaren ska läggas till.
Om du vill vara mer exakt kan du naturligtvis gå direkt till lämplig flik i dialogrutan Skräppostalternativ och skriva in de adresser du vill filtrera.
Några andra skräppostalternativ som kan spara tid inkluderar dessa:
- Kontaktlista: En kryssruta längst ned på fliken Säkra avsändare är märkt "Lita även på e-post från mina kontakter." Om den rutan är markerad behandlas meddelanden från alla i din kontaktlista automatiskt som säkra meddelanden.
- Importera och exportera: Om du har en särskilt lång lista med personer att lägga till i din lista med säkra avsändare eller din lista över blockerade avsändare, kan du skapa en lista i Anteckningar och sedan importera den listan till Outlook. Företag med långa kundlistor kan göra den här funktionen tillgänglig för alla.
Filtrera domäner
Outlook ger dig ett ganska kraftfullt alternativ bland dina skräppostval som du måste vara försiktig med. Det alternativet innebär filtrering av domäner. Om du gör affärer med personer på ett visst företag kan du skriva in hela företaget i din lista med säkra avsändare genom att välja meddelandet och sedan välja Åtgärder –> Skräppost –> Lägg till avsändardomän (@example.com) till säkra avsändare Lista.
Men om du av misstag lägger till domänen för en vän som skickar dig e-post via America Online till din lista över säkra avsändare, motverkar du delvis syftet med dina skräppostfilter (eftersom så mycket skräppost kommer från aol. com - eller åtminstone låtsas komma från aol.com). Så använd domänfiltreringsfunktionen med försiktighet.