Filtrera ett datablad i Access 2003

Att filtrera ett Access 2003-datablad är ett sätt att fokusera på specifika poster, snarare än alla poster i en tabell. Du kan filtrera bort poster som inte är relevanta för det du försöker göra för tillfället.

När du filtrerar data använder du kriterier för att berätta för Access vad du vill se. Ett kriterium är ett test som data klarar för att kunna visas efter att filtret tillämpats. Du kan till exempel be Access visa dig journalerna med orderdatumet 5/1/03. Ett mer avancerat kriterium är beställningar med ett datum 5/1/03 eller senare.

Du kan använda fem typer av filter i en tabell: Filtrera efter urval, Filtrera efter formulär och Avancerat filter/sortering. Tabell 1 visar hur du använder varje filter.

Tabell 1: Typer av databladsfilter

Grunderna för filtrering

Om du vill få grepp om hela filtreringskonceptet, börja med att ta en titt på de delar av ett datablad som relaterar till filter. Figur 1 visar ett datablad med filterknapparna och indikatorerna markerade. Det här databladet har ett filter tillämpat - du kan se det på grund av indikatorerna för filtrerade datablad längst ner i databladet. Dessutom är knappen Använd/ta bort filter markerad — om den klickas igen tas filtret bort och alla poster i databladet visas.

Figur 1: Ett filtrerat datablad.

Du kan tillämpa ett filter på vilket datablad som helst - som inkluderar en tabell, naturligtvis, men också underdatablad och datablad som genereras av frågor. Du kan ange och redigera data i ett filtrerat datablad. Tänk bara på att filtret inte tillämpas på några nya poster förrän du använder filtret igen (genom att välja Records –> Apply Filter/Sort).

Du kan filtrera genom att använda knapparna Filtrera efter urval eller Filtrera efter formulär, eller så kan du använda menyn. Visa menyn Records för att se filtreringsalternativen, inklusive de som inte har knappar (det finns några på menyn Records och några i undermenyn Filter).

• För att använda det senaste filtret du använde igen, välj Records –> Apply Filter/Sort.

• För att ta bort ett filter, klicka på knappen Använd filter eller välj Records –> Remove Filter/Sort.

Ett filter kör en enkel fråga på en tabell - ett bra sätt att börja analysera dina data. Filtrering kan hjälpa dig att värma upp för att skapa mer komplexa frågor. Om du är förvirrad när det gäller frågor kan skapa ett filter hjälpa dig att ta reda på hur du skriver kriterier för en fråga. När du skapar filtret väljer du Records –> Filter –> Advanced Filter/Sort för att se det i frågerutnätet. Titta på raden Kriterier för att se hur kriterierna ser ut. För att stänga frågerutnätet, klicka på knappen Stäng i verktygsfältet.

Filter visas i egenskapen Filter på bladet Egenskaper. Du kan filtrera en tabell genom att ange ett uttryck där, men nästan ingen gör det eftersom filtret förblir tillämpat, och vissa poster kan filtreras bort när du öppnar tabellen.

Filtrering efter urval

Filtrering efter urval är den enklaste typen av filter – det hittar poster med matchande värden i ett fält. För att filtrera efter val, följ dessa steg:

1. Hitta en post med värdet eller texten du vill matcha och placera sedan markören i den cellen för att matcha hela värdet.

• För att hitta alla produkter med priset 29,99 placerar du markören i en Priscell med värdet 29,99.

• För att matcha början av värdet, välj det första tecknet och så många därefter som du vill matcha. För att hitta alla poster i fältet som börjar med La, markera La i Lawn Flamingo innan du filtrerar.

• För att matcha en del av värdet, välj tecknen i mitten av ett värde som du vill matcha. Välj 99 för att hitta alla värden som innehåller 99, till exempel 499.

2. Klicka på knappen Filtrera efter urval i verktygsfältet

Access filtrerar databladet för att endast visa poster som har samma värde i det fältet.

För att se hela tabellen, klicka på knappen Ta bort filter (som är baksidan av knappen Använd filter; samma knapp i verktygsfältet växlar mellan knappen Använd filter och knappen Ta bort filter).

Filtrering efter uteslutning

Filtrering efter uteslutning är mycket lik filtrering efter urval, förutom att i stället för att bara se poster som matchar dina kriterier, exkluderas alla poster som matchar från databladet.

Om du vill filtrera efter uteslutning väljer du ett värde att exkludera på samma sätt som du väljer ett värde att matcha när du filtrerar efter urval:

• Placera markören var som helst i cellen för att utesluta värden som matchar hela värdet. Placera till exempel markören i en cell med värdet ME för att utesluta alla adresser i delstaten Maine.

• Välj början av värdet och så många tecken därefter som du vill matcha för att utesluta alla poster med matchande startvärden.

• Välj tecknen i mitten av ett värde för att utesluta alla poster som innehåller markeringen var som helst i fältet.

För att filtrera efter uteslutning efter att du har valt de värden du vill exkludera, välj Poster –> Filtrera –> Filtrera exkluderande urval. (Den här typen av filter finns inte i verktygsfältet.)