Fälttyper och användningar i Access 2019-databaser

Du kommer ihåg att ett fält i Access 2019 är där din data finns. Varje fält innehåller en bit data, som efternamn eller slaggenomsnitt. Eftersom det finns så många olika typer av information i världen, erbjuder Access en mängd olika fälttyper för att lagra den . Faktum är att Access ställer följande fälttyper till ditt förfogande:

• Kort text
• Lång text
• siffra
• Valuta
• AutoNumber (denna datatyp tillämpas, som standard, på start-ID-fältet i alla nya tabeller)
• Datum Tid
• Ja Nej
• Uppslag & relation
• Rik text
• Anknytning
• Hyperlänk
• OLE Objekt
• Beräknad
• Uppslagsguiden

Typerna som precis listas är de som är tillgängliga för fält du skapar utöver det första fältet - de som kommer att innehålla dina data.

För nu räcker det med att säga att det tidigare nämnda AutoNumber-fältet är ett fält som innehåller ett automatiskt genererat nummer så att varje post är unik genom att den har ett unikt AutoNumber, eller ID.

För nu, oroa dig inte för att ta reda på vad varje fälttyp är eller vad den gör baserat på dess namn - jag går igenom var och en inom kort. Som du kan se täcker listan nästan alla typer av data du kan tänka dig. Och kom ihåg att var och en kan anpassas i stor utsträckning, vilket resulterar i fält som motsvarar dina behov exakt.

Den kommande punktlistan introducerar de tillgängliga fälttyperna och hur de används. Du kommer också att få reda på lite om hur du kan anpassa dem för att möta dina specifika behov:

• Kort text: Lagrar upp till 255 tecken text — bokstäver, siffror, skiljetecken och alla kombinationer därav.
• Lång text: Detta ersätter fälttypen Memo som finns i version 2010 och tidigare. Ett långt textfält rymmer upp till 64 000 tecken med information - det är nästan 18 sidor text. Det här är ett riktigt stort textfält. Det är bra för allmänna anteckningar, detaljerade beskrivningar och allt annat som kräver mycket utrymme.

Siffror i ett textfält är inte siffror att beräkna med; de är bara ett gäng siffror som hänger tillsammans på ett fält. Var försiktig med detta faktum när du designar tabellerna i din databas — du vill inte ange, till exempel, ett värde som du tänker använda i ett beräknat fält eller att extrahera någon annan typ av information från en rapport och ha det värdet lagras som text, vilket gör den obrukbar som ett nummer. Om informationen är numerisk, lagra den på det sättet.

Textfält har en inställning du behöver veta om: storlek. När du skapar ett textfält vill Access veta hur många tecken fältet innehåller. Det är fältstorleken. Om du skapar ett fält som heter Förnamn och gör dess storlek 6, passar Joseph in i fältet, men inte Jennifer. Denna begränsning kan vara ett problem. En bra generell regel är att göra fältet lite större än du tror att du behöver. Det är lätt att göra fältet ännu större vid något senare tillfälle om du behöver, men det är potentiellt farligt att göra det mindre.

• Antal: Innehåller riktiga, säkra siffror. Du kan lägga till, subtrahera och beräkna din väg till berömmelse och rikedom med sifferfält. Men om du arbetar med dollar och cent (eller pund och pence), använd ett Valutafält istället.
• Valuta: Spårar pengar, priser, fakturabelopp och så vidare. I en Access-databas stannar pengarna här. För den delen, så gör liran, marken och yenen. Om du är på humör för någon annan typ av nummer, kolla in Nummerfältet.
• Datum/tid: Lagrar tid, datum eller en kombination av de två, beroende på vilket format du använder. Använd ett datum/tid-fält för att spåra när i livet. Ganska mångsidig, va?
• Ja/Nej: Håller Ja/Nej, Sant/False och På/Av, beroende på vilket format du väljer. När du behöver ett enkelt ja eller nej är detta fältet att använda.
• Uppslag och relation: Om du vill att ett fält i en tabell faktiskt ska visa innehåll från ett fält i en annan tabell, välj detta som fälttyp. En enkel Lookup Wizard öppnas så snart denna fälttyp är vald, genom vilken du väljer tabellen och fältet för att slå upp genom detta nya fält i din tabell.
• Rich Text: Behöver innehållet i ett visst fält bara formateras? Välj den här fälttypen och formateringen som tillämpas på data i fältet (med hjälp av verktygen för textformatering på fliken Hem) kommer att se ut på skärmen och i rapporter.
• OLE-objekt: Du kan använda datatypen OLE-objekt för att länka eller bädda in ett objekt – till exempel ett Excel-kalkylblad eller Word-dokument – ​​till en Access-tabell.
• Bilaga: Använd den här fälttypen för att bifoga filer – Word-dokument, Excel-kalkylblad, PowerPoint-presentationer eller någon annan typ av fil, inklusive grafik (ett foto av volontären, produkten eller platsen, kanske?) – till posten.
• Hyperlänk: Tack vare denna fälttyp förstår och lagrar Access det speciella länkspråk som gör Internet till en så kraftfull plats. Om du använder Access i ditt företags nätverk eller använder Internet i stor utsträckning är den här fälttypen för dig.
• Beräknat: Använd denna fälttyp när du vill fylla i det aktuella fältet med resultatet av en formel som använder ett eller flera andra fält i samma tabell. Till exempel, i en tabell som innehåller en lista över dina produkter, kan andra fält inkludera Pris och Rabatt. Om du också vill ha ett fält som beräknar det nya priset (Priset, minus rabatten), skulle du göra det till ett Beräknat fält. När du väljer detta som fälttyp använder du en undermeny för att välja vilken typ av data som ska innehålla resultatet, och sedan visas en dialogruta för Expression Builder, genom vilken du ställer in formeln.

För att hjälpa dig att börja tänka på din databas och dina data och för att börja föreställa dig vilka fält du kan använda för några vanliga typer av data, presenterar den här tabellen en uppdelning av fälttyper och hur du kan använda dem.

Vanliga fält för vardagsbord

Alla fälttyper anges som prov i denna tabell är verkligen textfält, även de för telefonnummer. Detta beror på att Access ser deras innehåll som text snarare än som ett tal som skulle kunna användas i en beräkning. (Kolla in följande tabell för fältnamnning nej-nr.)

Förbjudna symboler

Naturligtvis är en annan fälttyp (anges i kolumnen Typ) varken en kort text eller lång text - du ser också fältet Hyperlänk. Denna datatyp betraktas också som text, men hyperlänkdatatypen lagrar webbadresser, som webbadresser – inte bara som en textsträng och skiljetecken.

Om allt det här text kontra siffror förvirrar dig, kom ihåg att datorer tror att det finns en skillnad mellan ett nummer (som du skulle använda i en beräkning) och en siffror, till exempel siffrorna som utgör ett telefonnummer. När det kommer till olika typer av textfält handlar det om hur mycket text som kommer att lagras i fältet, och om det behöver någon speciell formatering för att fungera korrekt i databasen.