Få tillgång till 2013 Allt-i-ett för LuckyTemplates fuskblad

Access 2013 gör det enkelt att hantera dina data genom att kombinera ett visuellt gränssnitt med kraften i en relationsdatabas. Upptäck hur du organiserar data i tabeller, designar formulär och rapporter för att redigera och presentera information, och skapar frågor för att välja och kombinera information. Nästa steg är att skriva makron och Visual Basic for Applications (VBA)-skript för att göra din databas smart och använda SharePoint för att publicera data på webben.

Utforma en relationsdatabas i Access 2013

När du använder ett databasprogram som Access 2013 kan du inte bara börja skriva in data. Istället måste du skapa en relationsdatabasdesign, dela upp din information i en eller flera tabeller, som var och en består av fält (som är som kolumnerna i ett kalkylblad). Tabeller är sammankopplade med relationskopplingar, där ett fält i en tabell matchar (relaterar till) ett fält i en annan. Här är den allmänna idén:

Identifiera dina uppgifter.

Gör en lista över möjliga fält (informationsdelar), inklusive text, numerisk, datum, sant/falskt och andra typer av data.

Eliminera överflödiga fält.

Lagra inte samma information på mer än ett ställe. Om du kan beräkna ett fält från ett annat, lagra bara ett. (Lagra födelsedatum eller ålder, men inte båda, till exempel.)

Ordna fälten i tabeller.

Gruppera dina fält enligt vad de beskriver så att varje grupp blir en tabell. En beställningsdatabas för en butik kan ha en tabell för kunder, en för produkter och en för beställningar.

Lägg till tabeller för koder och förkortningar.

Planera att inkludera en tabell med tillståndsnamn och tvåbokstavskoder och en tabell över alla andra koder eller förkortningar som du planerar att använda i databasen. Du kommer att använda dessa tabeller för att skapa rullgardinsmenyer med värden som du kan välja när du anger poster.

Välj en primärnyckel för varje tabell.

Den primära nyckeln är fältet som unikt identifierar varje post i tabellen. Du kan säga åt Access att tilldela ett unikt ID-nummer till varje post genom att använda ett AutoNumber-fält.

Länka tabellerna.

Se vilka tabeller som innehåller fält som matchar fält i andra tabeller. I en orderinmatningsdatabas måste tabellen Order innehålla ett fält som identifierar kunden som gjorde beställningen – ett fält som matchar det primära nyckelfältet i tabellen Kunder. De flesta relationer är en-till-många , där en post i en tabell kan matcha mer än en (eller inga) poster i en annan tabell.

Tips för att välja fälttyper i Access 2013

När du designar en databas i Access 2013 bestämmer du vilken typ av varje fält ska vara. Access erbjuder 12 fälttyper som du kan välja mellan. Välj den fälttyp som bäst beskriver den data du vill lagra i fältet och som fungerar för den typ av analys du behöver för att använda fältet. Här är tips på när du ska använda vilken typ av fält.

Handy Access 2013 Tangentbordsgenvägar

Vissa människor skulle hellre använda tangentbordet än musen, och Access 2013 har massor av kortkommandon för dessa personer. Följande kortkommandon är särskilt användbara i Access 2013. Vissa tangenttryckningar fungerar var som helst i Access 2013; andra fungerar bara i specifika vyer, som nämnts.

Secrets of Access 2013 Databas Design

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2013 eller något annat databasprogram. En väldesignad databas gör det enklare att underhålla dina data.

• Lagra information där den hör hemma, inte där den visas. Var du lagrar information har ingenting att göra med var den visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylarket, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar man information i tabeller utifrån informationens struktur. En bit information kan förekomma i många rapporter, men du lagrar den i endast ett fält i en tabell.

• Lagra information som den verkligen finns, inte som du vill att den ska visas i en specifik rapport. Denna regel är en följd av den första regeln. Om du vill att boktitlar ska visas med alla stora bokstäver (versaler) i dina inköpsorder, kan Access använda stora bokstäver åt dig. Förvara boktitlarna med rätt versaler så att du inte fastnar med att ha dem med stora bokstäver i varje rapport. Access har massor av inbyggda funktioner som kan justera hur text, siffror och datum formateras.

• Undvik skräp in, skräp ut (GIGO). Om du inte bryr dig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas – och om du inte är noga med att ange korrekta, rena data – kommer din databas att hamna full av skräp. En väldesignad databas är lättare att underhålla än en dåligt utformad eftersom varje informationsbit endast lagras en gång, i ett tydligt namngivet fält i en tydligt namngiven tabell, med de rätta valideringsreglerna på plats. Ja, det låter som mycket jobb, men att rensa upp en databas med 10 000 felaktiga poster är (ursäkta underdriften) ännu mer jobb.

• Separera dina data från dina program. Om du skapar en databas som ska delas med eller distribueras till andra personer, lagra alla tabeller i en databas (backend) och alla andra objekt i en annan databas (gränssnittet). Sedan kan du länka dessa två databaser för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen med att uppdatera frågor, formulär, rapporter och andra saker senare utan att störa data i tabellerna.

• Backa upp tidigt och ofta. Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt för att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med regelbundna (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som inkluderar din databas. Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och gör säkerligen en säkerhetskopia innan du gör några större ändringar. Spara flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det skulle ta ett tag att upptäcka ett problem.

Hitta rätt Access 2013-verktyg för att hålla skräp borta

Om data som går in i din databas genom tabeller och formulär är skräp, kommer all utdata eller analys du gör med frågor och rapporter att ge dig skräp också. Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att den data som finns i varje fält är den data som ska finnas i det fältet. Du kan hitta många av verktygen som håller skräp ute i tabelldesignvyn:

• Datatyp: Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ matas in.

• Fältstorlek: Den här egenskapen begränsar antalet tecken. Om du till exempel vet att ett fält aldrig bör överstiga fyra tecken, ställ in Fältstorlek till 4.

• Format: Den här egenskapen gör att data ser rätt ut. Du kan till exempel ändra text till stora bokstäver eller gemener.

• Inmatningsmask: En inmatningsmask begränsar den information som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan ange. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form data ska ha - om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror, till exempel. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där inmatningsmasker är användbara. Inmatningsmasker fungerar med fältegenskapen Format.

• Standardvärde: Den här egenskapen definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges.

• Fält- eller postvalideringsregel: Data måste passera denna regel innan den skrivs in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text.

• Obligatoriskt: Den här egenskapen anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde skrivs in skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks ned, och knappen Ny post är nedtonad.

• Tillåt noll längd: Den här egenskapen anger om en noll-längd post som "" (citattecken utan mellanslag mellan dem) är tillåten (endast för text, lång text och hyperlänkfält). Ett nolllängdsfält låter dig skilja mellan information som inte finns och ett nollvärde (tomt) som är okänt eller inte har angetts. När detta alternativ är inställt tillåter det en nolllängdssträng i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdsfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna.

• Indexerat: När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbletter av värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från databladsvyn; det är en kryssruta på fliken Datablad i menyfliksområdet.

• Uppslagsfält: Med den här egenskapen kan användaren välja ett värde för ett fält som är lagrat i ett annat fält, och därigenom eliminera många felstavningar och standardisera alternativen för fältet. Använd uppslagsguiden för att skapa ett uppslagsfält.

Använda Visual Basic för applikationer effektivt i Access 2013

När du automatiserar en Access 2013-databasapplikation genom att använda Visual Basic for Applications (VBA), kan du gå vilse med en tom sida för att börja skriva kod. Var börjar man? Här är några enkla riktlinjer att följa som får dig att skriva VBA-kod som ett proffs:

Få hjälp.

Tryck på F1 när som helst för att starta Microsoft Access-hjälpen, där du kan se exempel på VBA-kod.

Använd objektbläddraren.

Objektläsaren låter dig utforska egenskaperna och metoderna för objekten i VBA. I Visual Basic Editor, välj Visa och sedan Objektläsare eller tryck helt enkelt på F2.

Få mer hjälp.

Visst, de inbyggda hjälpverktygen inom VBA är underbara, men du kan också använda din favoritwebbläsare för att söka på Internet efter hjälp med att skriva VBA-kod. Du kan till och med hitta exempel som du kan stjäla - eller låna - till ditt eget projekt.

Hantera dina fel.

Även den mest perfekta programmeraren kan inte stoppa fel från att uppstå, men han eller hon kan stoppa dem från att stoppa ett program. Använd VBA:s inbyggda felhantering med On Error Goto- och Resume-satserna för att fånga fel och ändra programflödet så att dina applikationer inte frustrerar de som använder dem.

Använd funktioner och underprocedurer.

Använd funktioner och underprocedurer för att hantera uppgifter som kommer att utföras av olika delar av ditt program. Som en allmän regel, om du kommer på att du kopierar och klistrar in kod från ett område av ett program till ett annat, kanske du vill lägga den koden i sin egen procedur.

Konvertera makron till VBA-kod.

Makrodesignern i Access 2013 låter dig välja bland listor med fördefinierade uppgifter för att automatisera din applikation. Bygg ett makro som gör vad du vill och konvertera sedan det makrot till VBA-kod så att du kan se hur det skulle se ut om du hade skrivit det från början.

Dela data med andra program från Access 2013

Access 2013 är ett utmärkt databasprogram i sig, men det spelar också bra med andra, vilket gör att du kan visa och hämta data från flera andra program. Om ett program stöder Visual Basic for Applications (VBA) kan du styra det från Access. Här är en kort lista över applikationer som du kan ta kontroll över och dela data med:

• Microsoft Excel: Många användare av Excel blir involverade i Access eftersom de behöver mer struktur för att lagra sina data. Vissa av dessa personer tar dock inte steget till Access, så det finns fortfarande ett starkt band mellan Access och Excel. Du kan använda ett Excel-kalkylblad som en tabell i Access eller helt ta kontroll över en Excel-applikation från VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server är som Access på steroider - åtminstone från tabell- och frågesynpunkt. Du kan flytta dina data från Access till SQL Server för att förbättra hastigheten och prestanda när du använder stora mängder data. Efter att data finns i SQL Server kan du bygga dina Access-formulär, rapporter, makron och moduler för att använda data från SQL Server.

• Microsoft Word: De flesta som använder Access har också använt Word. Oavsett om du skriver ett brev eller gör en lista över uppgifter att göra, är Word där du kan vara van att vända dig. Du kan också använda Word som ett rapporteringsverktyg, där du kan skapa bokmärken för att placera data från Access och någon annan – som kanske inte är bekant med Access – kan redigera övrig information i Word-dokumentet.

• Microsoft SharePoint: SharePoint är Microsofts vision för att dela och samarbeta med data på webben. Från Access 2013 kan du dela data med en SharePoint-server. Du kan till och med skapa en anpassad webbapp som lagrar Access-tabeller, frågor, formulär (som vyer) och makron på en SharePoint 2013-server och låter dig eller någon annan komma åt dessa formulär på webben – allt utan att ha Access 2013 installerat.

• Microsoft Outlook: Outlook är mer än bara ett e-postverktyg; det är också ett kontakthanteringssystem. Du kan dela kontakt-, kalender- och uppgiftsinformation med din Access-applikation så att du bara måste ange den på ett ställe.