Få tillgång till 2010 Allt-i-ett för LuckyTemplates fuskblad

Hur man designar en relationsdatabas i Access 2010

När du använder ett databasprogram som Access 2010 kan du inte bara börja skriva in data. Istället måste du skapa en relationsdatabasdesign, dela upp din information i en eller flera tabeller, som var och en består av fält (som är som kolumnerna i ett kalkylblad). Tabeller kopplas ihop med hjälp av relationskopplingar, där ett fält i en tabell matchar (relaterar till) ett fält i en annan. Här är den allmänna idén.

1. Identifiera dina uppgifter .

   Gör en lista över möjliga fält (informationsdelar), inklusive text, numerisk, datum, sant/falskt och andra typer av data.

2. Eliminera överflödiga fält.

   Lagra inte samma information på mer än ett ställe. Om du kan beräkna ett fält från ett annat, lagra bara ett. (Spara t.ex. födelsedatum eller ålder, men inte båda.)

3. Ordna fälten i tabeller.

   Gruppera dina fält enligt vad de beskriver, så att varje grupp blir en tabell. Till exempel kan en orderdatabas för en butik ha en tabell för kunder, en för produkter och en för order.

4. Lägg till tabeller för koder och förkortningar.

   Planera att inkludera en tabell med tillståndsnamn och tvåbokstavskoder och en tabell varannan kod eller förkortning som du planerar att använda i databasen. Du kommer att använda dessa tabeller för att skapa rullgardinslistor med värden som du kan välja mellan när du anger poster.

5. Välj en primärnyckel för varje tabell.

   Den primära nyckeln är fältet som unikt identifierar varje post i tabellen. Du kan säga åt Access att tilldela ett unikt ID-nummer till varje post genom att använda ett AutoNumber-fält.

6. Länka tabellerna.

   Se vilka tabeller som innehåller fält som matchar fält i andra tabeller. I en orderinmatningsdatabas måste tabellen Order innehålla ett fält för att identifiera kunden som har lagt beställningen – ett fält som matchar det primära nyckelfältet i tabellen Kunder. De flesta relationer är en-till-många, där en post i en tabell kan matcha mer än en (eller inga) poster i en annan tabell.

Tips för att välja fälttyper i Access 2010

När du designar en databas i Access 2010 bestämmer du vilken typ av varje fält ska vara. Här är tips för när du ska använda vilken typ av fält.

Handy Access 2010 Tangentbordsgenvägar

Dessa kortkommandon är särskilt användbara i Access 2010. Vissa tangenttryckningar fungerar var som helst i Access 2010, medan andra bara fungerar i specifika vyer, som nämnts.

Secrets of Access 2010 Databas Design

Här är de fem budorden för databasdesign, oavsett om du använder Access 2010 eller något annat databasprogram. En väldesignad databas gör det enklare att underhålla dina data.

• Lagra information där den hör hemma, inte där den visas. Var du lagrar information har ingenting att göra med var den visas. I ett kalkylblad skriver du information där du vill att den ska visas när du skriver ut kalkylarket, men databaser fungerar annorlunda. I en databas lagrar man information i tabeller utifrån informationens struktur. En information kan förekomma i många olika rapporter, men du lagrar den i endast ett fält i en tabell.

• Lagra information som den verkligen finns, inte som du vill att den ska visas i en specifik rapport. Detta är en följd av den första regeln. Om du vill att boktitlar ska visas med alla stora bokstäver (versaler) i dina inköpsorder, kan Access använda stora bokstäver åt dig. Lagra boktitlarna med rätt versaler så att du inte fastnar med dem med stora och små bokstäver i varje rapport. Access har massor av inbyggda funktioner som kan justera hur text, siffror och datum formateras.

• Skräp in, skräp ut (GIGO). Om du inte bryr dig om att skapa en bra, förnuftig design för din databas – och om du inte är noga med att ange korrekta, rena data – kommer din databas att hamna full av skräp.

  En väldesignad databas är lättare att underhålla än en dåligt utformad eftersom varje informationsbit endast lagras en gång, i ett tydligt namngivet fält i en tydligt namngiven tabell, med de rätta valideringsreglerna på plats. Ja, det låter som mycket jobb, men att rensa upp en databas med 10 000 felaktiga poster är (ursäkta underdriften) ännu mer jobb.

• Separera dina data från dina program. Om du skapar en databas som ska delas med (eller distribueras till) andra personer lagrar du alla tabeller i en databas ( baksidan ) och alla andra objekt i en annan databas ( gränssnittet ) . Sedan kan du länka samman dessa två databaser för att få allt att fungera. Att separera tabellerna från allt annat effektiviserar hela rigmarolen med att uppdatera frågor, formulär, rapporter eller andra saker senare utan att störa data i tabellerna.

• Backa upp tidigt och ofta. Okej, det här tipset handlar inte om design, men det är för viktigt för att utelämna: Gör en säkerhetskopia av din databas varje dag. Med tur har ditt kontor redan ett system med regelbundna (förmodligen nattliga) säkerhetskopior som inkluderar din databas. Om inte, gör en säkerhetskopia av din databas med jämna mellanrum, och absolut innan du gör några större ändringar. Spara flera säkerhetskopior, inte bara den senaste, om det skulle ta ett tag att upptäcka ett problem.

Hur man håller skräp borta från din åtkomstdatabas

Om data som går in i din databas genom tabeller och formulär är skräp, kommer alla utdata eller analyser du gör med frågor och rapporter att ge dig skräp också. Lyckligtvis erbjuder Access massor av verktyg som hjälper dig att se till att den data som finns i varje fält är den data som ska finnas i det fältet. Du kan hitta många av verktygen för att hålla skräp ute i tabelldesignvyn:

• Datatyp : Använd rätt datatyp för att förhindra att data av fel typ matas in.

• Fältstorlek: Begränsar antalet tecken. Om du till exempel vet att ett fält aldrig bör överstiga fyra tecken, ställ in fältstorleken till 4 tecken.

• Format: Får data att se rätt ut. Du kan till exempel ändra text till stora bokstäver eller gemener. Inmatningsmasker fungerar till exempel med fältegenskapen Format.

• Inmatningsmask : En inmatningsmask begränsar den information som tillåts i ett fält genom att ange vilka tecken du kan ange. Använd en inmatningsmask när du vet vilken form data ska ha - till exempel om ett ordernummer har två bokstäver följt av fyra siffror. Telefonnummer och postnummer är andra exempel på fält där inmatningsmasker är användbara.

• Standardvärde : Definierar ett värde som visas som standard om inget annat värde anges. Standardvärdet visas i fältet tills ett annat värde anges.

• Fält- eller postvalideringsregel : En regel som data måste passera innan den matas in. Den här egenskapen fungerar med egenskapsregeln Validation Text .

• Obligatoriskt : Anger att fältet måste ha ett värde för att du ska kunna spara posten. När inget värde skrivs in skapar Access inte en ny post när Tab eller Enter trycks ned, och knappen Ny post är nedtonad.

• Tillåt noll längd : Anger om en post med noll längd som "" (citattecken utan mellanslag) är tillåten (endast för text-, memo- och hyperlänkfält). Ett nolllängdsfält låter dig skilja mellan information som inte finns och ett nollvärde (tomt) som är okänt eller inte har angetts. När detta alternativ är inställt tillåter det en nolllängdssträng i ett obligatoriskt fält. Du kanske vill använda en inmatningsmask för att få ett nolllängdsfält att se annorlunda ut än ett nollvärde när båda är tillåtna.

• Indexerat : När du väljer att indexera ett fält kan du ange att inga dubbletter av värden är tillåtna i fältet. Den här egenskapen är också tillgänglig från databladsvyn - det är en kryssruta på fliken Datablad i menyfliksområdet.

• Uppslagsfält : Tillåt användaren att välja ett värde för ett fält som är lagrat i ett annat fält. Detta eliminerar många felstavningar och standardiserar alternativen för fältet. Använd Lookup Wizard för att skapa ett Lookup-fält.

Använda VBA effektivt i Access 2010

När du automatiserar en Access 2010-databasapplikation med VBA kan du gå vilse med en tom sida där du kan börja skriva kod. Var börjar man? Här är några enkla riktlinjer att följa som får dig att skriva VBA-kod som ett proffs:

• Få hjälp. Ja, den här artikeln listar några sätt att förbättra användningen av VBA i Access, men tryck på F1 när som helst för att starta Microsoft Office Access Hjälp, där du kan lära dig om och se exempel på VBA-kod.

• Använd objektbläddraren. Objektläsaren låter dig utforska de olika egenskaperna och metoderna för objekten i VBA. I VBA Editor-fönstret väljer du Visa → Objektbläddrare — eller tryck helt enkelt på F2.

• Få mer hjälp. Visst, de inbyggda hjälpverktygen i Access 2010 VBA är underbara, men du kan också använda din favoritwebbläsare för att söka på Internet efter hjälp med en mängd olika ämnen om att skriva VBA-kod. Du kan till och med hitta exempel som du kan stjäla - eller låna - till ditt eget projekt.

• Hantera dina fel. Även den mest perfekta programmeraren kan inte stoppa fel från att uppstå, men han eller hon kan stoppa dem från att stoppa ett program. Använd VBA:s inbyggda felhantering med On Error Goto- och Resume-satserna för att fånga fel och ändra programflödet så att dina applikationer inte frustrerar de som använder dem.

• Använd funktioner och underprocedurer. Använd funktioner och underprocedurer för att hantera uppgifter som kommer att utföras av olika delar av ditt program. Som en allmän regel, om du kommer på att du kopierar och klistrar in kod från ett område av ett program till ett annat, kanske du vill lägga den koden i sin egen procedur.

• Konvertera makron till VBA-kod. Makrodesignern i Access 2010 låter dig klicka och välja från listor med fördefinierade uppgifter för att automatisera din applikation. Bygg ett makro som gör vad du vill, och konvertera sedan det makrot till VBA-kod så att du kan se hur det skulle vilja om du skrev det från början.

Dela data med andra program från Access 2010

Access 2010 är ett utmärkt databasprogram i sig, men det spelar också bra med andra. Du kan visa och hämta data från ett antal olika program. Om ett program stöder VBA kan du styra det från Access. Här är en kort lista över Microsoft-program som du kan ta kontroll över och dela data med:

• Excel: Många Excel-användare blir involverade i Access eftersom de behöver mer struktur för att lagra sina data. Men vissa av dessa personer gör det inte, så det finns fortfarande ett starkt band mellan Access och Excel. Du kan använda ett Excel-kalkylblad som en tabell i Access, eller helt ta kontroll över en Excel-applikation från Access VBA.

• SQL Server: SQL Server är som Access på steroider - åtminstone från tabell- och frågesynpunkt. Du kan flytta dina data från Access till SQL Server för att förbättra hastigheten och prestanda när du använder stora mängder data. När data är i SQL Server kan du bygga dina Access-formulär, rapporter, makron och moduler för att använda data från SQL Server.

• Word: De flesta som använder Access har också använt Word. Oavsett om du skriver ett brev eller gör en lista över uppgifter att göra, är Word dit många av oss vänder oss. Du kan också använda Word som ett rapporteringsverktyg där du kan skapa bokmärken för att placera data från Access, så att du kan låta någon som inte är bekant med Access ändra den statiska informationen i rapporten.

• SharePoint: SharePoint är Microsofts vision för att dela och samarbeta med data på webben, och från Access 2010 kan du dela data med en SharePoint Server. Du kan till och med skapa formulär och rapporter i Access och publicera dem på en SharePoint-webbplats så att användare kan använda dem från sina webbläsare – allt utan att ha Access 2010 installerat.

• Outlook: Outlook är mer än bara ett e-postverktyg; det är också ett kontakthanteringssystem. Med Access 2010 kan du skicka e-post och samla in data direkt från mottagna e-postmeddelanden. Du kan också dela kontakt-, kalender- och uppgiftsinformation med din Access-applikation så att du bara måste ange dessa uppgifter på ett ställe.