Få tillgång till 2007 formulär och rapporter för LuckyTemplates fuskblad

Att använda Access 2007 för att skapa frågor, formulär och rapporter kan förenklas om du känner till vanliga frågor i Access, formulär- och rapportverktyg och några användbara funktioner. Med ett kraftfullt verktyg som Access 2007 kommer du att organisera dina data på nolltid och på väg att skapa bättre formulär och rapporter.

8 vanliga frågor i Access 2007

Frågor är viktiga nycklar som kan hjälpa dig att skapa de typer av formulär och rapporter som du vill ha i Access 2007. Här är en lista över de åtta vanliga frågorna:

• Lägg till: Lägger till poster i en befintlig tabell.

• Korstabell: Beräknar och visar sammanfattningsresultat med hjälp av en kalkylbladsliknande layout.

• Ta bort: Tar permanent bort en angiven uppsättning poster.

• Make-Table: Skapar en ny tabell och lägger till poster i den nya tabellen.

• Parameter: Frågar efter postvalskriterierna när frågan exekveras.

• Välj: Visar poster som matchar en angiven uppsättning kriterier.

• SQL-specifik: Frågor som endast kan skapas med SQL-satser.

• Uppdatering: Modifierar befintliga poster i en databas.

Få tillgång till 2007-formulär- och rapportverktyg

Att skapa ditt första åtkomstformulär från början i Design View kan verka lite skrämmande. När du väljer det här alternativet står du inför ett tomt rutnät, ett band fullt av konstiga ikonverktyg ovanför det och ingen aning om vad du ska göra härnäst.

Här är en snabb beskrivning av de olika verktygen som du kommer att stöta på på menyfliksområdet:

• Välj objekt: Klicka på den här knappen för att använda muspekaren för att välja objekt som du har lagt till i ett formulär.

• Kontrollguider: Klicka på den här knappen för att aktivera guider som hjälper dig lägga till vissa typer av objekt som kombinationsrutor och kommandoknappar i dina formulär. Både kombinationsrutor och kommandoknappar förklaras på andra ställen i den här listan.

• Etikett: Klicka på den här knappen för att lägga till en enkel textetikett var som helst i formuläret.

• Textruta: Klicka på den här knappen för att lägga till en textruta i formuläret. Till skillnad från en etikett kan en textruta ställas in för att ändra informationen den visar när formuläret används. Textrutor har faktiskt två delar - en etikett och rutan där en användare kan ange information.

• Alternativgrupp: Klicka på den här knappen för att skapa en uppsättning relaterade alternativknappar (som skattepliktig och skattebefriad). Knapparna fungerar som en grupp och du kan bara välja ett alternativ åt gången. Du kan till exempel välja Skattepliktig eller Skattebefriad för en beställning, men inte båda.

• Växlingsknapp: Klicka på den här knappen för att lägga till en knapp som har två lägen - upp för av och ned för på. Till exempel, upp för skattepliktig och ner för icke-skattepliktig.

• Alternativknapp: Klicka på den här knappen för att lägga till alternativknappar som fungerar som en växlingsknapp eller en kryssruta. I allmänhet använder du alternativknappar i en alternativgrupp för att begränsa en användare från att välja mer än ett objekt i en grupp.

• Kryssruta: Klicka på den här knappen för att lägga till ett objekt som kan väljas eller avmarkeras oberoende av andra alternativ.

• Kombinationsruta: Klicka på den här knappen för att lägga till en ruta där användaren kan välja från en lista med alternativ eller ange ett nytt värde. Du kan till exempel ha en lista med böcker av din favoritförfattare som objekt att föreslå, men även tillåta användaren att ange namnet på en bok som inte finns på listan.

• Listbox: Klicka på den här knappen för att skapa en listbox från vilken en användare kan välja en uppsättning redan existerande värden. En listruta ser ungefär ut som en kombinationsruta men tillåter inte användaren att ange nya värden.

• Kommandoknapp (eller bara vanlig knapp): Klicka på den här knappen för att lägga till en knapp som kör ett makro eller en VBA-procedur (Visual Basic for Applications).

• Bild: Klicka på den här knappen för att lägga till en digital bild (som en företagslogotyp) i formuläret.

• Obundet objektram: Klicka på den här knappen för att lägga till objekt som text eller bilder som inte ändras när du flyttar mellan poster.

• Bound Object Frame: Klicka på den här knappen för att lägga till objekt som ändras när informationen i databasen ändras – till exempel bilder som lagras i fält i tabellen.

• Sidbrytning: Klicka på den här knappen för att skapa flersidiga formulär när du har för många objekt att visa på en enda sida.

• Flikkontroll: Klicka på den här knappen för att skapa ett formulär med två eller flera flikar som grupperar relaterade objekt.

• Underformulär/underrapport: Klicka på den här knappen för att lägga till ett underformulär så att användaren kan se poster från en relaterad tabell – till exempel de enskilda raderna i en beställning.

• Linje: Klicka på den här knappen för att lägga till rader i formuläret för att skilja mellan olika grupper av objekt i formuläret.

• Rektangel: Klicka på den här knappen för att rita en rektangel på formuläret så att användare kan se hur objekt är relaterade.

Användbara funktioner i Access 2007

Även om Access 2007 har flera inbyggda funktioner får du inte använda fler än ett fåtal av dem i dina rapporter. Ändå, om du inte vet att de är tillgängliga, kan du missa många av funktionerna som du kan hitta riktigt användbara.

Även om den här listan är långt ifrån heltäckande visar den här tabellen ett antal funktioner som du kanske vill använda när du vill ha lite mer än bara en enkel summa.