Exportera Access 2007-tabeller till andra filformat

Medan alla Microsoft Access 2007-objekt kan exporteras, är export av data i en tabell eller fråga till ett annat program – till exempel ett kalkylblad – den vanligaste exportuppgiften. Att exportera en tabell eller fråga innebär att omorganisera data den innehåller till ett annat format. Precis som vid import kan Access översätta data till en mängd olika filformat beroende på dina behov.

Exportera format

Fliken Externa data på menyfliksområdet visar alla filformat som objektet kan exporteras till. (Access exporterar till samma format som den importerar. Access exporterar även till PDF — Adobe Acrobat-filer — och Microsoft Word.)

Det största problemet att hålla utkik efter vid export är dataförlust. Ett fantastiskt Access-bord översätts inte alltid till ett fantastiskt Paradox-bord. Alla databaser delar inte samma regler för

• Datatyper: särskild tillgång datatyper som Räknare, Ja / Nej, Memo och OLE är nästan säker på att orsaka problem i andra program. Du kan behöva lite kreativ problemlösning för att få data att fungera precis som du vill att den ska fungera.

• Fältnamn: Varje databasprogram har sin egen uppsättning regler som styr fältnamn, såsom längden på och specialtecken (som ett dollar- eller procenttecken) som är tillåtna i fältnamnet.

• För att undvika problem med fältnamn under export, håll dina fältnamn korta och använd endast bokstäver och siffror när du namnger dina åtkomstfält. Om din Access-tabells fältnamn bryter mot reglerna för programmet du exporterar till kommer exporten inte att fungera korrekt.

Var redo att lägga tid på att trimma exporten så att den fungerar precis som du vill. Om du har problem under exporten, se dokumentationen för programvaran vars filformat du exporterar till för regler för fältnamn och datatyp .

Exporterar tabell- eller frågedata

Stegen för att exportera en tabell eller fråga är enkla:

1. Med databasen öppen klickar du på tabellen eller frågan som du vill exportera.

Tabellnamnet är markerat.

2. Klicka på fliken Externa data på menyfliksområdet.

Exportverktygsgruppen visas på menyfliksområdet:

• De vanliga exportuppgifterna har sina egna knappar.

• De sällan använda formaten klumpas ihop med knappen Mer.

3. Klicka på verktyget som matchar programmet som du ska exportera dina data till.

En exportdialogruta anpassad till ditt val av format visas.

4. Följ stegen i dialogrutan Exportera för att slutföra exporten.

Dialogrutan Exportera visar alternativen för ditt exportfilformat:

• Varje val kommer att fråga efter ett filnamn (inklusive sökväg) för dina exporterade data.

• Vissa exportprocesser frågar också om du vill öppna din nya fil efter att exporten är klar. Detta kan förhindra en frustrerande sökning efter att du sparat filen.

5. Markera kryssrutan Spara exportsteg om du vet att du kommer att göra denna export igen.

Bandet innehåller en knapp som heter Sparade exporter. Använd detta för att enkelt exportera en tabell eller fråga rutinmässigt.