Excel Dashboard Design Princip — Keep It Simple

Dashboarddesignexperten Stephen Few har mantrat "Förenkla, förenkla, förenkla." Grundtanken är att instrumentpaneler som är belamrade med för många mått eller för mycket ögongodis kan späda ut den betydande information du försöker presentera. Hur många gånger har någon sagt till dig att dina rapporter ser "upptagna" ut? I huvudsak betyder detta klagomål att det händer för mycket på sidan eller skärmen, vilket gör det svårt att se den faktiska informationen.

Här är några åtgärder du kan vidta för att säkerställa en enklare och effektivare instrumentpaneldesign.

Förvandla inte din instrumentpanel till ett datalager

Erkänn. Du tar med så mycket information som möjligt i en rapport, främst för att undvika att bli tillfrågad om ytterligare information. Men i instrumentbrädans sinnestillstånd måste du kämpa mot lusten att tvinga alla tillgängliga data till dina instrumentpaneler.

Överväldigande användare med för mycket data kan få dem att tappa instrumentpanelens primära mål ur sikte och fokusera på oviktiga data. De åtgärder som används på en instrumentbräda bör stödja det ursprungliga syftet med instrumentbrädan. Undvik lusten att fylla vitt utrymme för symmetri och utseende. Inkludera inte data som är trevliga att veta bara för att uppgifterna är tillgängliga. Om informationen inte stöder instrumentpanelens kärnsyfte, lämna den ute.

Undvik den snygga formateringen

Nyckeln till att kommunicera effektivt med dina instrumentpaneler är att presentera din data så enkelt som möjligt. Det finns ingen anledning att slå in den i ögongodis för att göra den mer intressant. Det är okej att ha en instrumentpanel med lite eller ingen färg eller formatering. Du kommer att upptäcka att bristen på snygg formatering bara tjänar till att uppmärksamma de faktiska uppgifterna. Fokusera på datan och inte den glänsande glada grafiken. Här är några riktlinjer:

• Undvik att använda färger eller bakgrundsfyllningar för att dela upp dina instrumentpaneler. Färger, i allmänhet, bör användas sparsamt, reserverade för att ge information om viktiga datapunkter. Till exempel, att tilldela färgerna rött, gult och grönt till mått indikerar traditionellt prestationsnivån. Att lägga till dessa färger i andra delar av din instrumentpanel tjänar bara till att distrahera din publik.

• Ta bort gränser, bakgrunder och andra element som definierar instrumentpanelsområden. Försök att använda det naturliga vita utrymmet mellan komponenterna för att dela upp instrumentpanelen. Om det behövs kan du formatera dem till nyanser som är ljusare än de du har använt för dina data. Ljusgrå är vanligtvis idealiska för bårder. Tanken är att ange avsnitt utan att distrahera från informationen som visas.

• Undvik att använda snygga effekter som övertoningar, mönsterfyllningar, skuggor, glöd, mjuka kanter och annan formatering. Excel gör det enkelt att applicera effekter som får allt att se glänsande, glittrigt och allmänt glatt ut. Även om dessa formateringsfunktioner ger bra marknadsföringsverktyg, gör de inte dina rapporteringsmekanismer någon tjänst.

• Försök inte att förbättra dina instrumentpaneler med clipart eller bilder. De gör inte bara något för att ytterligare presentera data, utan de ser ofta bara klibbiga ut.

Begränsa varje instrumentpanel till en utskrivbar sida

Instrumentpaneler bör i allmänhet ge en överblick över nyckelåtgärder som är relevanta för särskilda mål eller affärsprocesser. Detta innebär att all data är omedelbart synlig på en sida. Även om det inte alltid är det lättaste att inkludera all din data på en sida, finns det mycket fördelar med att kunna se allt på en sida eller skärm.

Du kan jämföra avsnitt lättare, du kan bearbeta orsak-och-verkan-relationer mer effektivt och du litar mindre på korttidsminnet. När en användare måste rulla åt vänster, höger eller nedåt, minskar dessa fördelar. Dessutom tenderar användare att tro att när information placeras ur normal syn (områden som kräver rullning) är det på något sätt mindre viktigt.

Men vad händer om du inte får plats med alla uppgifter på ett ark? Se först igenom åtgärderna på din instrumentpanel och avgör om de verkligen behöver finnas där. Formatera sedan instrumentpanelen för att använda mindre utrymme (formatera teckensnitt, minska vitt utrymme och justera kolumn- och radbredder). Slutligen, prova att lägga till interaktivitet till din instrumentpanel, så att användare dynamiskt kan ändra vyer för att bara visa de mått som är relevanta för dem.