En introduktion till Microsoft PowerPoint 2019-presentationer

PowerPoint liknar en ordbehandlare som Word , förutom att den är inriktad på att skapa presentationer snarare än dokument. En presentation är ungefär som de där Kodak Carousel-bildbrickorna som din farfar fyllde upp med 35 mm bilder från den tid då han tog familjen till Grand Canyon 1965. Den största skillnaden är att med Microsoft PowerPoint 2019 behöver du inte oroa dig om att dumpa alla diabilder ur brickan och ta reda på hur man får tillbaka dem i rätt ordning.

Word-dokument består av en eller flera sidor och PowerPoint-presentationer består av en eller flera bilder. Varje bild kan innehålla text, grafik, animationer, videor och annan information. Du kan enkelt ordna om bilderna i en presentation, ta bort bilder som du inte behöver, lägga till nya bilder eller ändra innehållet i befintliga bilder.

Du kan använda PowerPoint både för att skapa dina presentationer och för att faktiskt presentera dem.

Du kan använda flera olika typer av media för att faktiskt visa dina presentationer:

• Datorskärm: Din datorskärm är ett lämpligt sätt att visa din presentation när du bara visar den för en eller två andra personer.
• Storbilds-TV: Om du har en storbilds-TV som kan ta emot datoringång är den idealisk för att visa presentationer för medelstora publiker - säg 10 till 12 personer i ett litet konferensrum.
• Datorprojektor: En datorprojektor projicerar en bild av din datorskärm på en skärm så att en stor publik kan se den.
• Webcast: Du kan visa din presentation över Internet. På så sätt behöver inte alla dina publik vara på samma plats samtidigt. Alla som har en webbläsare kan delta i din presentation.
• Tryckta sidor: Tryckta sidor gör att du kan distribuera en tryckt kopia av hela presentationen till varje medlem i din publik. (När du skriver ut din presentation kan du skriva ut en bild per sida, eller så kan du skriva ut flera bilder på varje sida för att spara papper.)

Presentationsfiler i PowerPoint 2019

En presentation är för PowerPoint vad ett dokument är för Word eller en arbetsbok för Excel. En presentation är med andra ord en fil som du skapar med PowerPoint. Varje presentation som du skapar sparas på din dators hårddisk som en separat fil.

PowerPoint 2019-presentationer har specialtillägget .pptx lagt till i slutet av filnamnen. Till exempel är Sales Conference.pptx och History Day.pptx båda giltiga PowerPoint-filnamn. När du skriver filnamnet för en ny PowerPoint-fil behöver du inte skriva filtillägget .pptx, eftersom PowerPoint automatiskt lägger till filtillägget åt dig. Windows kan dölja tillägget .pptx, i vilket fall en presentationsfil med namnet Conference.pptx ofta visas som bara Conference.

Jag rekommenderar att du undviker att använda mellanslag och specialtecken, särskilt procenttecken (%), i dina filnamn. Om du vill ha effekten av ett mellanslag i ett filnamn, använd istället ett understreck. Mellanslag och procenttecken i filnamn kan orsaka alla typer av problem om du lägger upp dina presentationsfiler på Internet, antingen på en webbsida eller till och med som en FTP-uppladdning (File Transfer Protocol).

Versioner av PowerPoint före 2007 sparar presentationer med tillägget .ppt istället för .pptx. X-et i slutet av det nyare filtillägget anger att det nya filformatet är baserat på ett öppet XML-standarddataformat som gör det lättare att utbyta filer mellan olika program. PowerPoint 2019 kan fortfarande spara filer i det gamla .ppt-formatet, men jag rekommenderar att du bara gör det om du behöver dela presentationer med personer som ännu inte har uppgraderat till PowerPoint 2007 eller senare.

PowerPoint är initialt konfigurerat för att spara dina presentationsfiler i mappen Dokument, men du kan lagra PowerPoint-filer i valfri mapp på din hårddisk eller på vilken annan enhet som helst. Du kan också spara din presentation till fillagring online, till exempel Microsofts OneDrive. Och om du vill kan du skriva en presentation till ett USB-minne eller till molnlagring.

Vad finns i en PowerPoint 2019-bild?

PowerPoint-presentationer består av en eller flera bilder. Varje bild kan innehålla text, grafik och andra element. Ett antal PowerPoint-funktioner samverkar för att hjälpa dig att enkelt formatera attraktiva bilder:

• Bildlayouter: Varje bild har en bildlayout som styr hur informationen ordnas på bilden. En bildlayout är helt enkelt en samling av en eller flera platshållare, som avsätter ett område på bilden för att hålla information. Beroende på layouten som du väljer för en bild kan platshållarna hålla text, grafik, clipart, ljud- eller videofiler, tabeller, diagram, diagram, diagram eller andra typer av innehåll.
• Bakgrund: Varje bild har en bakgrund som ger en bakgrund för bildens innehåll. Bakgrunden kan vara enfärgad; en blandning av två färger; en subtil struktur, såsom marmor eller pergament; ett mönster, såsom diagonala linjer, tegelstenar eller brickor; eller en bildfil. Varje bild kan ha olika bakgrund, men du vill vanligtvis använda samma bakgrund för varje bild i din presentation för att ge ett konsekvent utseende.
• Övergångar: Övergångar styr den visuella effekten som används när du flyttar från en bild till nästa. Normen är att nästa bild omedelbart ersätter den föregående bilden utan några stänkeffekter. Men om du vill kan du låta en bild lösas upp i nästa, eller så kan nya bilder skjuta bilderna ur vägen, eller så kan du få det att se ut som om vinden har blåst bort den gamla bilden för att avslöja nästa bild. Sammanlagt finns det nästan 50 övergångseffekter du kan välja mellan.
• Teman: Teman är kombinationer av designelement som färgscheman och typsnitt som gör det enkelt att skapa attraktiva bilder som inte ser löjliga ut. Du kan avvika från teman om du vill, men du bör bara göra det om du har ett bättre öga än designguruer som jobbar för Microsoft.
• Slide Masters: Slide Masters är speciella bilder som styr de grundläggande design- och formateringsalternativen för bilder i din presentation. Slide Masters är nära besläktade med layouter — i själva verket har varje layout sin egen Slide Master som bestämmer positionen och storleken på grundläggande titel- och textplatshållare; bakgrunden och färgschemat som används för presentationen; och teckensnittsinställningar, som typsnitt, färger och storlekar. Dessutom kan Slide Masters innehålla grafik- och textobjekt som du vill ska visas på varje bild.

Du kan redigera Slide Masters för att ändra utseendet på alla bilder i din presentation på en gång. Detta hjälper till att säkerställa att diabilderna har ett konsekvent utseende.

Alla funktioner som beskrivs i föregående lista samverkar för att styra utseendet på dina bilder på ungefär samma sätt som stilmallar och mallar styr utseendet på Word-dokument. Du kan anpassa utseendet på enskilda bilder genom att lägga till något av följande element:

• Rubrik och brödtext: De flesta bildlayouter innehåller platshållare för rubrik och brödtext. Du kan skriva vilken text du vill i dessa platshållare. Som standard formaterar PowerPoint texten enligt Slide Master, men du kan enkelt åsidosätta denna formatering för att använda valfritt teckensnitt, storlek, stilar som fetstil eller kursiv, eller textfärg du vill ha.
• Textrutor: Du kan lägga till text var som helst på en bild genom att rita en textruta och sedan skriva text. Textrutor gör att du kan lägga till text som inte passar i titeln eller brödtextens platshållare.
• Former: Du kan använda PowerPoints ritverktyg för att lägga till en mängd olika former till dina bilder. Du kan använda fördefinierade autoformer, som rektanglar, cirklar, stjärnor, pilar och flödesschemasymboler. Alternativt kan du skapa dina egna former genom att använda grundläggande linje-, polygon- och frihandsritverktyg.
• Illustrationer: Du kan illustrera dina bilder genom att infoga clipart, fotografier och andra grafiska element. PowerPoint levereras med en stor samling clipart-bilder som du kan använda, och Microsoft tillhandahåller en ännu större samling clipart-bilder online. Och naturligtvis kan du infoga fotografier från ditt eget bildbibliotek.
• Diagram och diagram: PowerPoint innehåller en smart diagramfunktion som kallas SmartArt som gör att du kan skapa flera vanliga typer av diagram, inklusive organisationsdiagram, cykeldiagram och andra. Dessutom kan du infoga cirkeldiagram, linje- eller stapeldiagram och många andra diagramtyper.
• Video och ljud: Du kan lägga till ljudklipp eller videofiler till dina bilder. Du kan också lägga till bakgrundsmusik eller en anpassad berättarröst.
• Animationer: Animationer sätter de olika elementen på en individuell bild i rörelse. En vanlig användning av animering är att få text att visas på bilden med rörelse för att fånga din publiks uppmärksamhet. Men du kan använda animering på vilket element som helst på en bild.