Excel-databasfunktionerna fungerar alla på i princip samma sätt. De utför vissa beräkningar på ett specificerat fält för de poster som uppfyller angivna kriterier. Du kan till exempel använda en databasfunktion för att beräkna det genomsnittliga slutbetyget för alla elever i Redovisning 101.
Alla databasfunktioner använder följande tre argument:
-
Databasintervallet: Detta argument talar om för funktionen var databasen är. Du anger det genom att använda celladresser (till exempel A1:D200) eller ett namngivet intervall (till exempel Studenter). Området måste inkludera alla poster, inklusive den översta raden med fältnamn.
-
Fältet: Du måste tala om för en databasfunktion vilket fält den ska arbeta på. Du kan inte förvänta dig att den ska reda ut detta av sig själv! Du kan ange antingen kolumnnumret eller fältnamnet. Ett kolumnnummer, om det används, är numret på kolumnförskjutningen från den första kolumnen i databasområdet. Med andra ord, om en databas börjar i kolumn C och fältet är i kolumn E, är kolumnnumret 3, inte 5. Om en rubrik används, sätt den inom en uppsättning dubbla citattecken. Databasfunktioner beräknar ett resultat baserat på värdena i detta fält. Hur många värden som används beror på det tredje argumentet: kriterierna.
-
Kriterierna: Detta talar om för funktionen var kriterierna finns; det är inte kriterierna i sig. Kriterierna talar om för funktionen vilka poster som ska användas i sin beräkning. Du ställer in kriterierna i en separat del av kalkylbladet, förutom databasområdet. Detta områdes adress skickas till databasfunktionen.