Bestämma vilken data som ska visas i din Excel-ekonomimodell

Resultatet av din ekonomiska modell kan vara mycket detaljerad och innehålla en myriad av siffror, färger och förvirrande beräkningar. Ett vanligt misstag är att försöka lägga så mycket information som möjligt i ett diagram i ett försök att få det att se imponerande ut. I verkligheten ser diagrammet bara rörigt ut och lyckas inte få fram budskapet.

Diagram är byggda i syfte att presentera information som är lättare att smälta visuellt än rådata. Ibland kan två diagram vara lättare för din publik att smälta än ett diagram.

Om du inte är säker på hur data kommer att se ut visuellt kan du markera den och trycka på F11 för att visa ett "instant diagram" på en ny flik.

Att skapa ett sammanfattningsblad med bilder hjälper tittaren att förstå den finansiella modellen, men det är svårt att bestämma vilken data som ska visas. Ditt beslut om vad du ska visa beror på ett par faktorer:

• Vad är ditt nyckelbudskap? Ibland är anledningen till att du byggde den finansiella modellen i första hand för att förmedla ett visst budskap till publiken - till exempel "Leveranskostnaderna eskalerar. Vi måste höja prissättningen eller riskera att urholka vinsterna.” I det här exemplet skulle du visa leveranskostnaden per enhet över tid, kontra priset över tid, vilket framhäver nyckelbudskapet för beslutsfattaren.
• Vad är din publik intresserad av? Ibland har du byggt en modell för ett visst syfte, men du vet att publiken är särskilt intresserad av en viss kostnad eller förhållande, så det är detta du behöver lyfta fram i din outputrapport.

Låt oss titta på ett exempel där du skapar en femårig strategi för ett callcenter med tre scenarier. Du kan ladda ner fil 0901.xlsx och välja fliken märkt 9-1 för att se modellen som visas här.

Färdigställd femårsmodell med kalkylplan.

Modellen beräknar kalkylerna för de kommande fem åren under olika nedrullningsbara scenarier. För att skapa en sammanfattning av modellens utdata måste du bestämma vilken data som ska visas. Om du vet att publiken bara är intresserad av kostnadssektionen kan du skapa ett diagram baserat på kostnadsdata längst ner på sidan.

Denna fallstudie är baserad på en förenklad version av en modell som jag byggde för en verklig klient till mig. Jag vet att kunden faktiskt var intresserad av kostnaden för att betjäna varje kund – att ta reda på detta var ett av syftena med att bygga den här modellen i första hand. Så, lägg till kostnaden per kund i rad 24 med formeln =B21/B12 och kopiera den över raden.

Diagrammet visar kostnaden per kund, samt prognostiserat antal kunder, så du kan se att även om antalet kunder ökar stadigt, så fluktuerar kostnaden per kund under femårsperioden.

Färdigställd femårsmodell med kostnad per kund-diagram.

Du kan se i den här fallstudien att beslutet om vilken data som ska visas kan bero på vad modellens budskap är, såväl som vad publiken är intresserad av.