Begränsa datainmatning med datavalidering i Excel 2013

Funktionen för datavalidering i Excel 2013 kan vara en riktig tidsbesparare när du gör upprepad datainmatning, och kan också gå långt för att förhindra felaktiga poster i dina kalkylblad. När du använder datavalidering i en cell anger du vilken typ av datainmatning som är tillåten i cellen.

Som en del av att begränsa en datainmatning till ett tal (som kan vara ett heltal, decimal, datum eller tid), anger du också de tillåtna värdena för den typen av tal (ett heltal mellan 10 och 100 eller ett datum mellan januari 1, 2012 och 31 december 2012, till exempel).

När du begränsar datainmatningen till text kan du ange intervallet för minsta och maximala textlängd (i tecken) eller, ännu bättre, en lista över tillåtna textinmatningar som du kan välja från en popup-meny (öppnas genom att klicka på en popup-knapp som visas till höger om cellen när den innehåller cellmarkören).

När du använder datavalidering för att begränsa typen av datainmatning och dess intervall av acceptabla värden i en cell, kan du också ange ett inmatningsmeddelande som automatiskt visas bredvid cellen när du väljer den och/eller ett felmeddelande som visas om du försöker mata in fel typ av post eller ett nummer utanför det tillåtna intervallet.

För att använda datavalideringsfunktionen, placera cellmarkören i cellen där du vill begränsa typen av datainmatning som du kan göra där och klicka sedan på knappen Datavalidering på fliken Data i menyfliksområdet (eller tryck Alt+AVV ). Dialogrutan Datavalidering öppnas med fliken Inställningar vald.

Du klickar sedan på rullgardinsknappen som är kopplad till listrutan Tillåt och väljer bland följande objekt:

• Valfritt värde för att ta bort eventuella tidigare begränsningar och därigenom avbryta datavalidering och återigen göra det möjligt för användaren att ange vad han vill i cellen

• Helnummer för att begränsa posten till ett heltal som faller inom ett visst intervall eller följer vissa parametrar som du anger

• Decimal för att begränsa inmatningen till ett decimaltal som faller inom ett visst intervall eller följer vissa parametrar som du anger

• Lista för att begränsa posten till en av flera textposter som du anger, som du kan välja från en popup-meny som visas genom att klicka på en popup-knapp som visas till höger om cellen när den innehåller cellmarkören

• Datum för att begränsa inmatningen till ett datum som faller inom ett visst intervall eller på eller före ett visst datum

• Dags att begränsa inträdet till en tid som faller inom ett visst intervall eller på eller före en viss tid på dagen

• Textlängd för att begränsa en textinmatning så att dess längd i tecken inte faller under eller överstiger ett visst tal eller faller inom ett intervall som du anger

• Anpassad för att begränsa posten till de parametrar som anges av en viss formel som anges i en annan cell i kalkylbladet

För att ange ett inmatningsmeddelande efter att ha valt alla objekt på fliken Inställningar, klicka på fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Datavalidering, där du anger en kort rubrik för inmatningsmeddelandet (som Listinmatning ) i textrutan Titel, och skriv sedan in texten i ditt meddelande i listrutan Inmatningsmeddelande nedan.

För att ange ett varningsmeddelande, klicka på fliken Error Alert i dialogrutan Data Validation, där du kan välja typ av varning från rullgardinsmenyn Style: Stop (standard, som använder en röd knapp med ett kryss i) , Varning (som använder en gul triangel med ett utropstecken i), eller Information (som använder en ballong med ett blått I i).

Efter att ha valt typ av varning anger du titeln för dess dialogruta i textrutan Titel och anger texten för varningsmeddelandet i listrutan Felmeddelande.

För att tillämpa begränsningen som du definierar i dialogrutan Datavalidering på alla andra celler som är formaterade på samma sätt som i ett cellintervall formaterat som en tabell, klicka på kryssrutan Tillämpa dessa ändringar på alla andra celler med samma inställningar innan du klickar på OK.

För att kopiera begränsningen till ett intervall som inte är formaterat som en tabell, använd datavalideringsfunktionen för att ställa in typen av post och tillåtet intervall i den första cellen och använd sedan fyllningshandtaget för att kopiera den cellens datavalideringsinställningar till efterföljande celler i samma kolumn eller rad.

Den överlägset mest populära användningen av funktionen för datavalidering är att skapa en rullgardinsmeny där du eller någon som använder ditt kalkylblad kan välja lämplig datainmatning.

Den här bilden visar vad som händer i kalkylarket efter att du stänger dialogrutan Datavalidering. Här ser du popup-menyn (med en lista över städer hämtade från cellområdet A2:A6) som den visas när du klickar på cellens nya popup-knapp.

I den här figuren kan du också se meddelanderutan för inmatningslista som skapats för den här cellen genom att använda alternativen på fliken Inmatningsmeddelande i dialogrutan Datavalidering. Observera att du kan flytta om den här meddelanderutan (officiellt känd som en kommentarsruta ) så att den är nära cellen men inte kommer i vägen för att välja en post – dra helt enkelt kommentarsrutan med muspekaren.

Den här bilden visar vad som händer om du försöker mata in en post som inte finns i rullgardinsmenyn.

För att hitta celler som datavalidering har tillämpats på, öppna dialogrutan Gå till (Ctrl+G eller F5) och klicka sedan på knappen Special och klicka på alternativknappen Datavalidering i dialogrutan Gå till special.

Klicka på knappen Samma alternativ under Datavalidering för att få Excel att gå till nästa cell som använder samma datavalideringsinställningar som den aktiva cellen. Lämna alternativet Alla under Datavalidering markerad för att gå till nästa cell som använder någon typ av Datavalideringsinställning.

För att bli av med inställningar för datavalidering som tilldelats en viss cell eller cellintervall, markera cellen eller området, öppna dialogrutan Datavalidering (Alt+AVV) och klicka sedan på knappen Rensa allt innan du klickar på OK.