Baslinjen i Excel-försäljningsprognoser

En baslinje i försäljningsprognoser är en serie observationer - mer till punkten i den här boken, en intäktsström - som du använder för att skapa en prognos. Det finns tre typiska prognoser, beroende på hur baslinjen ser ut:

• Om baslinjen har hållit sig stabil kommer din bästa prognos förmodligen att ligga nära genomsnittet av alla försäljningsbelopp i baslinjen.
• Om baslinjen har stigit kommer din prognos sannolikt att vara högre än det senaste försäljningsbeloppet.
• Om baslinjen har sjunkit kommer din prognos förmodligen att vara lägre än det senaste försäljningsbeloppet.

Obs: De här svaga orden är troliga och finns förmodligen där eftersom när det finns en säsongsmässig aspekt av försäljningen som ännu inte visas i din baslinje, kan nästa säsong komma igång på samma punkt som din prognos och vända på vad du annars skulle förvänta dig .

Varför är en baslinje viktig? Eftersom det höjer din prognos över statusen för en gissning. När du använder en baslinje inser du att – frånvarande specialkunskaper som det faktum att ditt pris per enhet är på väg att förändras drastiskt – din bästa guide till vad som händer härnäst ofta är vad som hände innan.

Det finns ett annat vessla ord: ofta. Du kommer att ha många möjligheter att använda en variabel, till exempel summan av försäljningsuppskattningar från enskilda säljare, för att prognostisera variabeln du verkligen är intresserad av, försäljningsintäkter. I så fall kan du få en mer exakt prognos genom att använda Excel för att räkna ut formeln som relaterar de två variablerna, och sedan använda den formeln för att prognostisera nästa värde av försäljningsintäkter.

Beroende på styrkan i sambandet mellan de två variablerna kan den formeln vara en bättre vägledning än att bara titta på baslinjen för försäljningshistoriken. Det är dock fortfarande en baslinje: I det här fallet består baslinjen av två eller flera variabler, inte bara en.

Kartlägga baslinjen

Ögat är en bra guide till vad som händer i din baslinje. Du kan dra fördel av det genom att göra ett diagram som visar baslinjen. Det finns ett par möjligheter:

• Om du gör din prognos enbart på basis av tidigare försäljningsintäkter, är ett bra val ett linjediagram, som det som visas här. Man kan se att intäkterna är oförändrade över tid, även om de hoppar runt en del. Baslinjens mönster i diagrammet är en ledtråd till vilken typ av prognos som ska användas: I figuren kan den typen vara exponentiell utjämning.

Linjediagrammet är idealiskt för bara en variabel, såsom försäljningsintäkter.

• Om du använder en annan variabel - som summan av försäljningsuppskattningarna från enskilda säljare - skulle du förmodligen använda ett XY (Scatter)-diagram, som det som visas här. Lägg märke till att de faktiska värdena stämmer ganska bra mot summan av de individuella uppskattningarna, vilket kan övertyga dig att använda regressionsmetoden för att prognostisera nästa period, särskilt eftersom du kan lägga vantarna på nästa uppskattning från säljkåren att prognostisera från.

I detta fall finns ett positivt samband mellan summan av individuella uppskattningar och de faktiska resultaten.

Om du ska basera din nästa prognos på information från enskilda säljare, gör inte dina prognosperioder för korta. Om du gör det, kommer du att få representanterna att spendera mer tid på att göra uppskattningar än att göra försäljning, vilket innebär att deras provisioner minskar, och nästa sak du vet att de jobbar för dina konkurrenter - och du kan spola ner din prognos i toaletten.

Letar efter trender

Trender är viktiga i försäljningsprognoser. För det första är det viktigt att veta om det finns en trend i din baslinje för att veta mer om vad som händer i produktlinjen. För en annan säger förekomsten av en trend dig ibland att du måste göra mer förberedelser. Om du till exempel har bestämt dig för att använda exponentiell utjämning, kanske du vill ta bort trenden först.

Om du tittade över baslinjen som visas i kolumn A i följande figur, skulle det inte ta dig lång tid att dra slutsatsen att det finns en uppåtgående trend i försäljningsintäkterna. Men om du anstränger dig lite för att kartlägga baslinjen, ser du inte bara trenden direkt, utan du får en bra intuitiv uppfattning om vart försäljningen är på väg och hur snabbt de når dit.

Du kan antingen avskräcka den här serien och använda enkel exponentiell utjämning eller prognostisera försäljningsintäkter genom att använda periodnumret som prediktor.

Var försiktig när du ser en trend som den som visas. Om det här är veckoresultat kan det bara vara den första delen av ett säsongsmönster (eller en cykel) som är på väg att gå tillbaka. Lägg märke till att de sista sju perioderna ser ut som om resultaten kan vara redo att göra just det.