Återhämta sig från misstag i Excel-försäljningsprognoser

Prognoser i Excel kan vara knepiga affärer. Du kan göra allt rätt och avsluta med en prognos som helt missar målet. Det är inte ren matematik. Mänskliga faktorer, ekonomin, vädret, tekniken – de konspirerar alla för att få din prognos att se dålig ut. Här är några anledningar till misstag som ligger utanför din kontroll, och några som du borde kunna ta hand om.

Att komma över det

I prognosflykten måste man vänja sig vid att ha fel. Det bästa du kan göra är att komma nära. Oftare än inte kommer du att missa målet. Lyckligtvis, i försäljningsprognoser, är nära vanligtvis allt som behövs. Du kan bara inte säga vad som kommer att hända på marknaden i morgon, nästa månad, nästa år. Det bästa du kan göra är att följa dessa rekommendationer. Det hjälper dig att vänja din ledning vid den idén. Då kommer de inte att bli alltför förvånade när prognosen ligger utanför basen.

Och det kommer att bli. Du kan använda det förflutna som en guide till framtiden, men det kommer inte alltid att vara en pålitlig guide. Eftersom framtiden inte alltid svarar på det förflutna, kommer dina prognoser ibland att vara, ja, fel.

Problemet är att marknaden inte står stilla av skäl som dessa:

• Kunderna gör nya val.
• Produktlinjer förändras.
• Marknadsföringsstrategier förändras.
• Prisstrategier förändras.

Med tanke på allt detta kan du helt enkelt inte förvänta dig att nå dina prognoser gång på gång.

Men – och det här är ett stort men – du brukar ha lite ledtid. Marknadsförhållandena tenderar inte att förändras plötsligt. Kunder går inte alla över till att enbart beställa Hewlett-Packard-datorer på tisdag, när de har beställt Hewlett-Packards och Dells till och med måndag.

Dessa saker händer mer gradvis, och det är en anledning till att din baslinje är så viktig. Prognosverktygen tar hänsyn till det. De noterar det faktum att en produkts marknadsandel minskar försiktigt, medan en annans sakta ökar.

Använda intäktsmål som prognoser

Så här kommer försäljningsprognoser ofta till: Säljdirektören på företaget måste berätta för finansdirektören vad intäkterna kommer att bli för andra kvartalet 2017. Som de som har varit i försäljningen alla vet:

Små buggar har mindre buggar

På deras rygg för att bita dem,

Och mindre insekter har mindre fortfarande,

Och så vidare, i det oändliga.

Så Sales VP får efter de regionala försäljningsdirektörerna, som går efter distriktets försäljningschefer, och så vidare, i oändlighet, för försäljningsprognoser för andra kvartalet 2017.

Anta nu att du är distriktsförsäljningsdirektör eller försäljningschef för en filial och att du ska komma med en försäljningsprognos för andra kvartalet 2017. Så här kan du göra det:

Du kontrollerar din kvot för andra kvartalet.
Det visar sig vara 1 500 000 $.

Du ringer in din prognos, som av en slump också är 1 500 000 $.
En erfaren försäljningschef skulle också bygga in en fudgefaktor.

Nu är det ett tråkigt sätt att prognostisera på. Det är en dålig affär och den jagar sin egen svans. Ett huvudsyfte med prognoser är att sätta försäljningskvoter på regional, bransch och personlig basis. Och här rullar företagen upp kvoter för att sätta prognoser.

Så man ska inte ta en kvot och låtsas att det är en prognos. Naturligtvis gör folk det hela tiden, men det gör det inte till en bra idé.

En bra idé är att titta på de kvalitativa aspekterna av din produktlinje, din säljkår, din marknad och dina konkurrenter, för att se till att du är på rätt plats för din prognosperiod. Sedan, om du fortfarande känner dig bekväm med dem, ta din baslinje och förläng den.