Arkivera Outlook-mappar

I vissa fall lägger Outlook e-postmeddelanden, uppgifter och möten som är äldre än sex månader i mappen Arkiv - en speciell mapp för objekt som Outlook anser är inaktuella eller inte värda att behålla. Outlook anropar att skicka dessa objekt till mappen Arkiv autoarkivering. Objekt som Outlook-arkiv går inte förlorade för alltid. Du kan besöka dem genom att öppna mappen Arkiv och dess undermappar i mapplistan. Outlook skapar arkivmappen och dess undermappar automatiskt första gången du arkiverar objekt.

Du får bestämma hur och när Outlook arkiverar objekt. För att arkivera objekt, upprättar du en standarduppsättning arkiveringsregler som gäller för alla mappar, och om en mapp behöver individuell uppmärksamhet (vilket innebär att du inte vill att den ska omfattas av standardarkiveringsreglerna), kan du upprätta särskilda regler för det mapp. Varje mapp kan ha sin egen uppsättning arkiveringsregler eller vara föremål för standardreglerna.

För att berätta för Outlook hur man arkiverar gamla saker, börja med att visa en dialogruta för Autoarkivering:

• Upprätta standardarkiveringsregler: Välj Verktyg –> Alternativ och välj fliken Annat i dialogrutan Alternativ. Klicka på knappen Autoarkivera.

• Upprätta regler för en specifik mapp: Högerklicka antingen på mappen och välj Egenskaper eller visa mappen och välj Arkiv –> Mapp –> Egenskaper för mappnamn. Välj sedan fliken Autoarkivering i dialogrutan Egenskaper. (Eftersom inget datum är kopplat till objekt i mappen Kontakter kan du inte autoarkivera namn och adresser.)

Förhandla om dessa alternativ för att upprätta standardarkivregler:

• Kör AutoArchive Every: Ange ett nummer för att tala om för Outlook hur ofta objekt ska arkiveras.

• Fråga innan arkivering körs: Om du markerar den här kryssrutan ser du en meddelanderuta innan arkiveringen börjar, och du kan avböja arkivering om du vill genom att välja Nej i meddelanderutan.

• Ta bort utgångna objekt (endast e-postmappar): Markera den här kryssrutan för att radera alla e-postmeddelanden när perioden löper ut.

• Arkivera eller ta bort gamla objekt : Avmarkera det här alternativet om du inte vill arkivera objekt.

• Visa arkivmapp i mapplista: Välj det här alternativet om du vill behålla arkivmappen i mapplistan. Den här mappen innehåller arkiverade objekt.

• Rensa ut föremål som är äldre än: Välj en tidsperiod för att arkivera föremål.

• Flytta gamla objekt till: Klicka på knappen Bläddra och välj en mapp om du vill lagra arkivfilen på en viss plats.

• Ta bort gamla objekt permanent: Välj det här alternativet om du vill ta bort, inte arkivera, gamla objekt.

Välj bland dessa alternativ för att upprätta arkiveringsregler för en specifik mapp:

• Arkivera inte objekt i den här mappen : Välj det här alternativet om objekt i mappen inte är värda att arkivera.

• Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna: Välj det här alternativet för att avvika från standardarkiveringsreglerna för mappen.

• Arkivera den här mappen med dessa inställningar: Välj det här alternativet för att upprätta arkiveringsregler för mappen.

• Rensa bort objekt som är äldre än: Välj en tidsperiod efter vilken objekten ska arkiveras i mappen.

• Flytta gamla objekt till: Klicka på knappen Bläddra och välj en mapp om du vill lagra de arkiverade objekten på en specifik plats.

• Ta bort gamla objekt permanent: Välj det här alternativet om du vill ta bort, inte arkivera, objekt i den här mappen.

Komprimera med jämna mellanrum filen där du lagrar Outlook-data för att krympa filen och få mer utrymme på hårddisken. Följ dessa steg för att komprimera Outlook-datafilen:

1. Välj Arkiv –> Datafilhantering.

2. Välj Personliga mappar i dialogrutan Outlook-datafiler.

3. Klicka på knappen Inställningar.

En dialogruta för personlig mapp visas.

4. Välj knappen Kompakt nu.

Att komprimera en Outlook-fil kan ta tid om filen är fylld med data.