Arbeta med Excel-arbetsböcker: Jonglera med flera Excel-ark

Du måste förstå hur man arbetar med mer än ett Excel-kalkylblad i en arbetsbok, men det är också viktigt att förstå varför du skulle vilja göra en så galen sak från början. Den vanligaste situationen är förstås när man har ett gäng Excel-ark som är relaterade till varandra och därför naturligt hör ihop i samma arbetsbok.

Tänk till exempel på Mother Goose Enterprises med dess olika företag: Jack Sprat Diet Centers; Jack och Jill Trauma Center;, Mother Hubbard Dog Goodies; Rub-a-Dub-Dub badtunnor och spa; Georgie Porgie Pudding Pajer; Hickory, Dickory, Dock Clock Repair; Little Bo Peep Pet Detectives; Enkel Simon Pie Shoppes; och Jack Be Nimble Ljusstakar. För att hålla reda på den årliga försäljningen för alla dessa företag kan du skapa en Excel-arbetsbok som innehåller ett kalkylblad för vart och ett av de nio olika företagen.

Genom att hålla försäljningssiffrorna för varje företag i ett annat ark i samma Excel-arbetsbok får du alla följande fördelar:

• Du kan ange det som behövs i alla försäljningsarbetsblad (om du väljer dessa flikar) bara genom att skriva in det en gång i det första kalkylbladet.
• För att hjälpa dig att bygga upp kalkylbladet för det första företagets försäljning kan du bifoga makron till den aktuella arbetsboken så att de är lättillgängliga när du skapar kalkylbladen för de andra företagen. (Ett makro är en sekvens av ofta utförda, repetitiva uppgifter och beräkningar som du spelar in för enkel uppspelning.)
• Du kan snabbt jämföra ett företags försäljning med ett annat företags försäljning.
• Du kan skriva ut all försäljningsinformation för varje företag som en enda rapport i en utskriftsoperation.
• Du kan enkelt skapa diagram som jämför viss försäljningsdata från olika kalkylblad.
• Du kan enkelt skapa ett sammanfattande kalkylblad med formler som summerar kvartals- och årsförsäljningen för alla nio företag.

Arbeta med nya Excel-ark i en arbetsbok

Varje tom Excel-arbetsbok som du öppnar innehåller ett enda kalkylblad med det prosaiska namnet, Sheet1. För att lägga till fler ark i din arbetsbok klickar du helt enkelt på knappen Nytt ark i statusfältet (den med plustecken i en cirkel). Varje kalkylblad som du lägger till med kommandoknappen Nytt blad tilldelas ett allmänt arbetsbladsnamn med nästa tillgängliga nummer till det, så om du klickar på den här knappen två gånger i en ny arbetsbok som endast innehåller Kalkylblad 1, lägger Excel till Kalkylblad2 och Blad3. Dessa kalkylbladsnamn visas på flikarna längst ned i arbetsboksfönstret.

För att gå från ett Excel-kalkylblad till ett annat klickar du helt enkelt på fliken som innehåller namnet på det ark du vill se. Excel för sedan det kalkylbladet till toppen av stapeln och visar dess information i det aktuella arbetsboksfönstret. Du kan alltid se vilket kalkylblad som är aktuellt eftersom dess namn är i fet stil på fliken och dess flik visas som en förlängning av det aktuella kalkylbladet med en fet linje längs den nedre kanten.

Det enda problemet med att flytta till ett nytt Excel-ark genom att klicka på dess arkflik uppstår när du lägger till så många kalkylblad i en arbetsbok att inte alla arkflikar är synliga samtidigt, och arkfliken du vill klicka på inte är synlig i arbetsboken indikerad på statusfältet med en ellips (tre punkter i rad) som visas omedelbart efter den sista synliga arkfliken.

För att hantera problemet med att inte ha alla arkflikar synliga, tillhandahåller Excel två fliksrullningsknappar på statusfältet före den första arkfliken som du kan använda för att visa nya arkflikar:

• Klicka på rullningsknappen Nästa flik (med triangeln pekar åt höger) för att visa nästa osynliga flik på arket till höger. Håll ned Skift-tangenten medan du klickar på den här knappen för att rulla flera flikar åt gången. Håll ned Ctrl-tangenten medan du klickar på den här knappen för att visa den sista gruppen av ark, inklusive den sista arkfliken.
• Klicka på rullningsknappen Föregående flik (med triangeln pekar åt vänster) för att visa nästa osynliga flik på arket till vänster. Håll ned Skift-tangenten medan du klickar på den här knappen för att rulla flera flikar åt gången. Håll ned Ctrl-tangenten när du klickar på den här knappen för att visa den första gruppen av arkflikar, inklusive den allra första fliken.
• Högerklicka på någon av flikarna för att öppna dialogrutan Aktivera som visar en lista över alla kalkylblad. För att aktivera ett kalkylblad i den här listan, välj det, följt av OK.

Högerklicka på en tabbrullningsknapp för att visa dialogrutan Aktivera med en lista över alla kalkylblad i din arbetsbok.

Glöm bara inte att det inte är samma sak att rulla arkfliken till vy som att välja den: Du måste fortfarande klicka på fliken för önskat ark för att få det till framsidan av stapeln (eller välj det i dialogrutan Aktivera ).

För att göra det enklare att hitta arkfliken du vill välja utan att behöva göra en orimlig mängd flikrullning, dra den flikdelade stapeln (de tre vertikala prickarna som omedelbart följer knappen Nytt ark) till höger. Om du gör detta avslöjas fler arkflikar på statusfältet, vilket gör den horisontella rullningslisten kortare. Om du inte bryr dig alls om att använda den horisontella rullningslisten kan du maximera antalet arkflikar genom att faktiskt ta bort den här rullningslisten. För att göra detta drar du den delade staven åt höger tills den ligger mot den vertikala delade fältet.

När du vill återställa den horisontella rullningslisten till dess normala längd kan du antingen manuellt dra den flikdelade fältet till vänster eller helt enkelt dubbelklicka på den.

Gå från ett Excel-ark till ett annat med hjälp av tangentbordet

Du kan glömma allt om fliksrullningsknapparna och arkflikarna och bara gå fram och tillbaka genom arken i en arbetsbok med tangentbordet. För att gå till nästa kalkylblad i en arbetsbok, tryck på Ctrl+PgDn. För att flytta till föregående kalkylblad i en arbetsbok, tryck på Ctrl+PgUp. Det fina med att använda tangentbordsgenvägarna Ctrl+PgDn och Ctrl+PgUp är att de fungerar oavsett om nästa eller föregående arkflik visas i arbetsboksfönstret eller inte!

Massredigering av Excel-ark

Varje gång du klickar på en arkflik väljer du det kalkylbladet och gör det aktivt, så att du kan göra de ändringar som krävs i dess celler. Du kan dock stöta på tillfällen då du vill välja grupper av kalkylblad så att du kan göra samma redigeringsändringar av dem alla samtidigt. När du markerar flera kalkylblad påverkar alla redigeringsändringar som du gör i det aktuella kalkylbladet – som att ange information i celler eller ta bort saker från dem – samma celler i alla markerade blad på exakt samma sätt.

Anta att du behöver skapa en ny arbetsbok med tre kalkylblad som innehåller namnen på månaderna över rad 3 som börjar i kolumn B. Innan du anger januari i cell B3 och använder AutoFyll- handtaget för att fylla i de 11 månaderna över rad 3, välj alla tre kalkylbladen (Sheet1, Sheet2 och Sheet3, för argumentens skull). När du anger namnen på månaderna i den tredje raden av det första bladet, kommer Excel att infoga namnen på månaderna i rad 3 i alla tre valda kalkylblad. (Ganska smart, va?)

På samma sätt, anta att du har en annan arbetsbok där du behöver bli av med Sheet2 och Sheet3. Istället för att klicka på Ark2, klicka på Hem → Ta bort → Ta bort ark på menyfliksområdet eller trycka på Alt+HDS och sedan klicka på Ark3 och upprepa kommandot Ta bort ark, välj båda kalkylbladen och släng dem sedan i ett svep genom att klicka på Hem → Ta bort → Ta bort ark på menyfliksområdet eller tryck på Alt+HDS.

För att välja ett gäng kalkylblad i en Excel-arbetsbok har du följande val:

• För att välja en grupp av angränsande kalkylblad, klicka på den första arkfliken och rulla sedan arkflikarna tills du ser fliken för det sista kalkylbladet du vill välja. Håll ned Skift-tangenten medan du klickar på den sista arkfliken för att välja alla flikar däremellan - den gamla Skift-klick-metoden som tillämpades på kalkylbladsflikar.
• För att välja en grupp av icke-angränsande kalkylblad, klicka på den första arkfliken och håll sedan ned Ctrl-tangenten medan du klickar på flikarna för de andra arken du vill välja.
• För att markera alla ark i arbetsboken högerklickar du på fliken för det kalkylblad som du vill ha aktivt och väljer Välj alla ark från snabbmenyn som visas.

Excel visar dig kalkylblad som du väljer genom att göra deras arkflikar vita (även om endast det aktiva arkets fliknamn visas i fet stil) och visa [Grupp] efter filnamnet på arbetsboken i Excel-fönstrets namnlist.

För att avmarkera gruppen med kalkylblad när du är klar med din gruppredigering klickar du helt enkelt på en icke-markerad (det vill säga nedtonad) kalkylbladsflik. Du kan också avmarkera alla valda kalkylblad förutom det du vill ha aktivt genom att högerklicka på fliken för det ark som du vill ska visas i arbetsboksfönstret och sedan klicka på Dela upp arbetsblad på dess snabbmeny.