Ändra befintliga frågor i Access 2007-formulär och rapporter

När du arbetar med frågor i Access 2007 kan du upptäcka att frågorna du skapar kan behöva finjustera lite. Kanske vill du förminska resultaten så att du inte behöver gå igenom så många poster, eller så kanske du har upptäckt att det verkligen är jobbigt att gå igenom en hel massa osorterade data. Oavsett orsaken kan det vara en realtidsbesparing att kunna ändra befintliga frågor istället för att börja om från början.

När du experimenterar med att ändra frågor, se till att följa alla varningsmeddelanden som Access visar när du försöker köra den ändrade frågan. Tänk på att välja frågor och matris frågor är alltid säkra eftersom de inte ändrar någon av dina data, men andra typer av frågor kan ändra data.

Ta bort en fråga

Ibland är det enklaste, säkraste och smartaste att göra med en fråga att bli av med den helt och hållet och börja om. Om något har gått fel och du inte är säker på vad det är, gå vidare och radera frågan. Markera det bara i listan med frågor och tryck på Delete.

Ändra en befintlig fråga

Oavsett vilken metod du använde för att skapa en fråga, har du egentligen bara ett alternativ för att ändra en befintlig fråga. Det alternativet är att öppna frågan i designvyn och göra dina ändringar i frågeredigeraren. Access erbjuder inga guider som hjälper dig att ändra befintliga frågor.

För att öppna en befintlig fråga i Design View, välj frågan i databasfönstret, högerklicka på den och välj sedan Design View. När du öppnar en fråga på det här sättet ser frågeredigeraren ut precis som den gör när du skapar en fråga i designvyn. Det vill säga, det finns inte separata skapande och redigeringslägen för att förvirra dig.

I vissa fall kan du upptäcka att fält som du har lagt till i en fråga inte visas i frågeredigeraren när du redigerar frågan. Orsaken till de mystiska försvinnande fälten kan inte tillskrivas utomjordingar eller spöken; det är helt enkelt så att Access släpper alla oanvända fält när du sparar en fråga. Om du hade fält i frågan som inte tjänade något syfte i frågan, är dessa fält borta när du öppnar frågan igen.

När du har öppnat frågan i designvyn kan du klicka på knappen Visa tabell på menyfliksområdet. Dialogrutan Visa tabell visas så att du kan lägga till ytterligare tabeller i frågan. Du kan också lägga till ytterligare fält i frågan genom att använda samma metoder som du använder när du först skapar en fråga i Design View. På samma sätt kan du lägga till eller ändra något av frågekriterierna på exakt samma sätt som du gör när du skapar en fråga.

Ordna om och ta bort fält i en fråga

Den enda frågeredigeringsuppgiften som du kanske tycker är lite förvirrande till en början är att ordna om fälten i frågan. Du kan ändra ordningen på fälten genom att

• Dra och släpp nya fält: För att dra och släppa ett fält måste du dra den mycket lilla grå stapeln som är precis ovanför fältraden. När du drar och släpper ett fält i kolumnen i ett befintligt fält, flyttas det befintliga fältet och eventuella fält till höger om det till höger så att det nya fältet infogas före det befintliga fältet.

• Klicka på fältet i en kolumn och välj ett annat fält för kolumnen.

• Ta bort befintliga fält: För att ta bort ett fält, placera muspekaren överst i fältets kolumn precis ovanför fältraden och klicka sedan när pekaren blir en hel svart nedåtpil. Välj lämplig Delete-knapp från menyfliksområdet eller tryck på Delete-tangenten för att ta bort fältet. De återstående fälten till höger flyttas till vänster för att fylla den tomma kolumnen.