Aktivera säkerhetsfunktioner i Outlook 2007

Tänk på säkerhet när det kommer till Outlook 2007 e-post och personlig information. Om du arbetar i ett företag kan du enligt lag vara skyldig att upprätthålla vissa säkerhetsstandarder för de Outlook-e-postmeddelanden du skickar och tar emot.

Outlook 2007 innehåller funktioner som gör att du kan hålla dina hemligheter hemliga, hålla din identitet säker och vara säker på att meddelandena du får faktiskt kom från personerna som verkar ha skickat dem.

I de flesta fall behöver du lägga till något litet program i Outlook för att aktivera dessa avancerade säkerhetsfunktioner, men efter att du har installerat dessa funktioner behöver du aldrig krångla med dem igen.

Skaffa ett digitalt ID

Sneaky hackers kan skicka ut e-postmeddelanden som verkar komma från någon annan. Så hur kan du se om meddelandet faktiskt kom från personen som verkar ha skickat det? Naturligtvis, om du känner avsändaren personligen kan du helt enkelt ringa honom eller henne för att verifiera att det du fått är det han eller hon skickade. Men du kan ta ett snabbare, högteknologiskt tillvägagångssätt genom att använda en digital signatur - en liten bit hemlig kod blandad med ditt meddelande för att bevisa tre saker:

• Att meddelandet verkligen kommer från den som verkar ha skickat det.

• Att den som verkar ha skickat meddelandet verkligen är den han eller hon utger sig för att vara.

• Att den som skickade meddelandet skickade det avsiktligt. Det är som att sätta sin signatur på en check; det visar att du verkligen menar att skicka ett specifikt meddelande.

Om du vill dra nytta av Outlooks säkerhetsfunktioner måste du först skaffa dig ett digitalt ID.

Om du arbetar i en stor organisation kan din arbetsgivare ha skaffat ett digitalt ID åt dig – och dina lokala datorguruer kan ha installerat all programvara – i så fall kan du hoppa över dessa steg.

Om du vill skaffa ett Digitalt ID för eget bruk kan du få ett från ett av de många företag som utfärdar och underhåller Digital ID-tjänster. Följ bara dessa steg:

1. Klicka på Verktyg –> Trust Center.

Skärmen Trust Center visas.

2. Klicka på orden E-postsäkerhet.

Sidan E-postsäkerhet visas.

3. Klicka på knappen märkt Skaffa ett digitalt ID.

En webbplats öppnas och erbjuder en rad alternativ för att få ett digitalt ID.

En hel del företag erbjuder digitala ID - vissa gratis, andra mot en avgift. När du har valt en leverantör för ditt digitala ID fyller du i ett antal formulär och väljer ett lösenord för ID:t. Du behöver också utbyta flera e-postmeddelanden med leverantören av Digital ID; det är så du bevisar att din e-postadress verkligen är din.

Skicka digitalt signerade meddelanden

När du har ett digitalt ID är det enkelt att skicka ett meddelande till någon som innehåller din digitala signatur. Ett digitalt signerat meddelande gör mer än att bara försäkra din mottagare att du verkligen är dig själv. Anta att du vill skicka ett krypterat meddelande som bara din mottagare kan läsa. För att göra det måste du skicka minst ett digitalt signerat meddelande först så att Outlook kan fånga information om ditt digitala ID.

Skicka ett meddelande med en digital signatur genom att följa dessa steg:

1. När du skapar ett meddelande klickar du på fliken Alternativ högst upp på meddelandeskärmen.

Menyfliksområdet Alternativ visas.

2. Klicka på ikonen till höger om Fler alternativ.

Dialogrutan Meddelandealternativ visas.

3. Klicka på knappen Säkerhetsinställningar.

Dialogrutan Säkerhetsegenskaper visas.

4. Klicka på kryssrutan Lägg till digital signatur till detta meddelande.

5. Klicka på Skicka.

Dialogrutan Signera data med din privata utbytesnyckel visas.

5. Klicka på OK.

Ditt meddelande skickas.

Att lägga till en digital signatur saktar ner processen för att skicka ett meddelande något eftersom din dator måste kontrollera med datorn som utfärdade ditt digitala ID för att verifiera din signatur. Men eftersom Outlook kontrollerar ditt digitala ID kan din mottagare vara säker på att ditt meddelande verkligen kom från dig – och det är hela poängen med digitala signaturer.

Du kan ställa in Microsoft Outlook för att bifoga en digital signatur till varje meddelande du skickar, om du vill. Välj bara Verktyg –> Trust Center, välj fliken E-postsäkerhet och klicka sedan på Lägg till digital signatur till utgående meddelanden.