Möten finns i alla former och storlekar med den enda konstanta är att de fyller upp vårt schema. Med så många möten på våra tallrikar är det viktigt att vara så effektiv som möjligt med att organisera, schemalägga och genomföra ett möte. Lyckligtvis innehåller Microsoft Teams flera funktioner som är särskilt användbara för att uppnå effektivitet.
Den vanligaste aktiviteten jag gör i Microsoft Teams är att chatta med andra människor. Och jag tycker att det är särskilt användbart att kunna chatta med kollegor under ett Teams-möte. En gruppchatt skapas automatiskt i början av varje Teams-möte som inkluderar alla mötesdeltagare. Chattfönstret visas på höger sida av skärmen. Medan ett möte pågår och människor presenterar och pratar med ljud, kan andra personer chatta i chattfönstret. Denna enkla mekanism visar sig vara otroligt kraftfull. Anta till exempel att du missade något som presentatören sa. Istället för att avbryta hela mötet och be presentatören att upprepa sig, kan du bara skriva in chatten och be någon i chatten om förtydligande eller att fylla i en lucka. Jag tycker att jag gör detta hela tiden i stora möten.
Efter att ett möte har avslutats fortsätter chatten att vara aktiv och vem som helst kan fortsätta skicka meddelanden. För återkommande möten överförs chatten från möte till möte, så det finns alltid ett register över tidigare möten och alla på mötesinbjudan kan hoppa in i chatten för kommande möten. Jag har sett större företag använda detta för att hålla koll på agendapunkter för kommande möten. Människor kommer att göra inlägg i chatten för återkommande möten under veckan och sedan under mötet kommer teamet att granska chatten och diskutera sakerna under mötet.
Jag gillar att stänga av meddelandeaviseringar under ett möte om många människor chattar medan någon talar på ljud. Ett meddelande kommer att ringa med varje nytt meddelande, och jag tycker att det kan vara distraherande. Du kan hitta alternativet att stänga av ljudet för inkommande meddelanden i meddelandeavsnittet i dina inställningar. Klicka på din profilbild som visas i det övre högra hörnet av Teams-skärmen och välj Inställningar. I rullgardinsmenyn som visas väljer du Aviseringar och letar efter avsnittet Annat. Där hittar du en inställning för Aviseringsljud som du kan ställa in på Av.
Jag kan inte berätta hur många gånger en inspelning av ett möte har besparat mitt team mycket huvudvärk. En inspelning fångar allt som hände under mötet. En inspelning kan delas med andra som inte var med i mötet och granskas av de som var med i mötet. Om alla förstår och är överens om att möten kommer att spelas in rekommenderar jag starkt att spela in möten.
Teams låter dig inte spela in ett samtal med två personer eller färre på grund av integritetsskäl. När ett samtal har fler än två personer blir det ett möte och du kan spela in det.
Teams meddelar mötesdeltagarna när en inspelning börjar. Jag vill dock se till att alla är helt tydliga och bekväma med att spela in mötet i förväg så att det inte uppstår några problem på vägen genom att nämna i början att jag tänker spela in mötet.
Att spela in ett möte är enkelt att göra i Teams. Så här påbörjar du inspelningen:
Gå med i ett befintligt möte eller starta ett nytt.
Öppna möteskontrollerna genom att välja ellipsen från verktygsfältet.
Välj Starta inspelning från popup-menyn som visas, som visas.
Starta en inspelning av ett Teams-möte.
När inspelningen startar kommer alla i mötet att informeras.
För att avsluta inspelningen, klicka på ellipsen igen och välj Stoppa inspelning.
Du kan också avsluta inspelningen genom att avsluta mötet.
Inspelningen kommer att göras tillgänglig för möteskanalen, som visas. Vem som helst i kanalen kan klicka på inspelningen för att se mötet.
Visa en mötesinspelning i en kanal.
En inspelning av ett möte är en otroligt kraftfull sak. Du kan dela den med andra som inte kunde närvara vid mötet, eller använda den på vägen som en påminnelse om vad som diskuterades och/eller beslutades. Själva inspelningen är i en tjänst som heter Microsoft Stream. Du kan få en direktlänk till mötet genom att välja ellipsen från inspelningen i kanalen och sedan välja Get Link, som visas. Dessutom kan du öppna inspelningen direkt i Stream eller till och med göra inspelningen till en egen flik i kanalen.
Hämta direktlänken till inspelningen av ett möte.
När jag är i ett möte tycker jag om att hålla min mikrofon avstängd om jag inte talar. På så sätt hör de andra deltagarna inget bakgrundsljud som kan hända runt omkring mig. De flesta följer samma mötesetikett, men alla glömmer då och då. Någon kanske frågar om alla kan snälla stänga av sin mikrofon, men det kan vara störande för mötet.
När du är i ett Teams-möte kan du stänga av mikrofonen för andra deltagare. Jag har använt detta många gånger när någons mikrofon plockar upp bakgrundsljud, till exempel en skällande hund, men jag vill inte störa mötet genom att be personen att stänga av sin mikrofon.
För att stänga av ljudet för en av deltagarna i mötet, gå till möteslistan som visas till höger i mötesfönstret, välj personens namn och välj Stäng av deltagare. För att stänga av ljudet för alla, välj Stäng av alla från listan. Båda alternativen visas här. Deltagarna som du stänger av kommer att få ett meddelande om att du stängt av dem, och de kan när som helst stänga av ljudet.
Stänga av mikrofonen för en mötesdeltagare i Teams.
När du har tystat någon är det en bra idé att skicka den personen ett privat chattmeddelande för att låta honom eller henne veta att du gjorde det. Nästan varje gång jag har gjort detta tackar personen mig och låter mig veta att han eller hon bara sprang för att ta en kaffe eller använda badrummet och glömde att stänga av mikrofonen.
Jag älskar flexibiliteten i att kunna hålla ett möte med teammedlemmar var som helst där jag har en internetanslutning. Och att använda video tillför ett enormt värde till mötet; men det innebär också en utmaning. Vad händer om du kommer på att du arbetar någonstans där du inte vill att alla ska se? Till exempel tar jag ofta ett möte hemifrån istället för att gå in på mitt kontor. När jag sitter vid mitt köksbord kan ni se vårt provisoriska öppna skafferi i bakgrunden. Det skulle vara en bra bakgrund om jag var i ett möte med kockar, men det kan vara distraherande för alla andra typer av möten.
Teams har en cool funktion som låter dig sudda ut din bakgrund men hålla ditt ansikte i fokus när du är på ett videosamtal. Alla i mötet kan se dig tydligt, även när du rör på huvudet medan du pratar, men det som är bakom dig och i bakgrunden är suddigt. Du behöver inte oroa dig för någon smutsig tvätt, bokstavligen, som kanske dyker upp utan din vetskap!
Innan du går med i ett möte får du växlar för att slå på din kamera och mikrofon. Mellan dessa växlar finns en oskärpa, som visas, som du kan använda för att göra din bakgrund oskarp. När du växlar på oskärpa alternativet kommer din bakgrund att bli suddig, men ditt ansikte förblir i fokus. Om du redan har gått med i mötet kan du hitta oskärpa alternativet i popupmenyn Fler åtgärder, som visas.
Sudda ut bakgrunden innan du går med i ett Teams-möte.
Oskarpa bakgrunden efter att ha gått med i ett Teams-möte.
Om du inte har en videokamera som stöder oskärpa alternativet ansluten till Teams, kommer du inte att se växeln för att slå på kameran och göra bakgrunden oskarp. Detta är ett vanligt tema i Teams och Microsoft-produkter i allmänhet. Delar av användargränssnittet visas och försvinner om en nödvändig komponent (som en kamera som stöder oskärpa) inte är ansluten.
Att spela in ett möte är idealiskt för att fånga mötet i sin helhet, men rent praktiskt behöver du vanligtvis mötesanteckningar när ett möte avslutas. Du kan använda anteckningarna, även kallade mötesprotokoll, för att registrera viktiga beslut och åtgärdspunkter.
Teams har en funktion utformad för att fånga mötesanteckningar. Anteckningarna delas så att alla i mötet kan bidra och se anteckningar allt eftersom de läggs till. Jag kan inte berätta hur många gånger jag har varit i ett möte och någon tagit fel anteckningar. En enkel felkommunikation kan få ringeffekter på vägen. När alla granskar och lägger till mötesanteckningarna i realtid under mötet, minskar risken för felkommunikation avsevärt.
Du kan lägga till anteckningar om ett möte innan mötet börjar eller under mötet. Om ett möte har skapats och kopplats till en Teams-kanal kan du gå in i kanalen och diskutera mötet där. Om mötet inte hade en kanal kan du fortfarande lägga till anteckningar.
Följ dessa steg för att lägga till anteckningar inför mötet:
Öppna din kalender och välj det möte du vill lägga till anteckningar till.
Välj att chatta med deltagare, som visas.
Team skapar en chatt för mötet och alla mötesdeltagare läggs automatiskt till i den. När mötet äger rum kommer chatten att vara en del av mötet.
Lägga till anteckningar före mötet till ett möte.
När ett möte startar kan du lägga till officiella anteckningar till mötet utöver chatten. Följ dessa steg för att öppna mötesanteckningarna eller börja göra anteckningar:
På menyn för mötesalternativ väljer du alternativet Visa mötesanteckningar.
Om du redan har skapat anteckningar för mötet, öppnas mötesanteckningarna på höger sida av skärmen, som visas. Eller, om anteckningar inte har lagts till i mötet ännu, kommer att ha möjlighet att skapa anteckningar för mötet när mötet har startat, som visas. För att skapa nya mötesanteckningar, fortsätt till steg 2.
Klicka på knappen Gör anteckningar.
Lag kommer att skapa mötesanteckningar för mötet, och du kommer att kunna se den nya anteckningssektionen längs höger sida av skärmen. Du kan nu lägga till anteckningar eller granska eventuella anteckningar före mötet som lagts till innan mötet började.
Skapa mötesanteckningar för ett Teams-möte.
Granska och lägga till mötesanteckningar under ett möte.
När du lägger till mötesanteckningar kommer medlemmar i kanalen, eller möteschatt, att meddelas så att alla kan följa med och lägga till sina egna anteckningar eller granska befintliga anteckningar.
Du kan till och med lägga till mötesanteckningarna som en flik till mötet. Du hittar alternativet att lägga till mötesanteckningarna som en flik genom att klicka på ellipsen mot toppen av anteckningsskärmen och välja att lägga till anteckningarna som en flik.
Visa mötesanteckningar som en flik.
Några av de mest produktiva mötena jag har haft under min karriär är med en grupp människor som står framför en whiteboard och skissar på idéer. Det är en aspekt av kommunikation som är svår att slå. Microsoft har insett detta och lagt till en funktion till Teams som heter Whiteboard.
Microsoft Whiteboard är en delad skärm som låter dig skissa diagram. Hur du ritar på skärmen beror på din enhet. Om du använder en vanlig stationär dator använder du din mus eller en grafikplatta som ansluter en digital penna till din dator. Om du använder en enhet som har en pekskärm kan du använda fingret för att rita på skärmen. Mitt favoritsätt att skissa på Teams Whiteboard är med pennan på min Surface laptop. Jag tycker att det är väldigt naturligt och lätt att använda.
Följ dessa steg för att använda Whiteboard-funktionen i Teams:
Gå med i ett befintligt Teams-möte eller starta ett nytt.
Från möteskontrollerna expanderar du dialogrutan Dela genom att välja ikonen som ser ut som en datorskärm med en pil som går igenom den.
Den nedre delen av skärmen kommer att expandera och du kommer att se alternativ för att dela din skärm, ett fönster på skärmen eller en PowerPoint-fil. På höger sida av skärmen ser du alternativet Whiteboard, som visas.
Välj Whiteboard och skärmen uppdateras och visar en digital whiteboard som visas.
Du kan välja pennfärg och pennbredd och börja rita på skärmen. Alla i mötet kommer att se vad du ritar, och de kan hoppa in och lägga till sina egna ritningar eller redigera en befintlig ritning.
Whiteboarden finns kvar även efter mötet så att du alltid kan gå tillbaka till den och lägga till nya skisser eller ändra befintliga skisser. När du aktiverar whiteboardtavlan kommer den att visas som en flik på kanalen eller chatten. Du kan exportera statusen för whiteboarden när som helst genom att klicka på inställningsikonen uppe till höger på skärmen och välja Exportera bild. Jag gillar att göra detta för att låsa whiteboardtavlan och fånga tillståndet vid varje given tidpunkt. Detta är ungefär detsamma som att ta en bild av en fysisk whiteboard för att se till att du har ritningen till hands om någon skulle komma och radera den.
Öppna whiteboardtavlan från delningsrutan i ett Teams-möte.
Skissar på en delad digital whiteboard i Teams.
Varje team i Teams har en digital whiteboard som kan användas för möten.
Skärmdelning är en av mina favoritaspekter av digitala möten. Jag använder skärmdelning hela tiden. Jag använder till och med skärmdelning när de jag behöver dela med är i samma rum som jag. Utan skärmdelning skulle jag behöva ha alla kurar runt min dator så att jag kunde visa dem min skärm. Med skärmdelning kan jag dela det jag ser på min skärm och de kan se det på sina skärmar.
Det är mycket lättare att titta på sin egen datorskärm än att titta över axeln på någon annan. Med Teams kan du dela din skärm med andra och de kan dela sin skärm med dig.
Under ett Teams-möte kan du dela hela din skärm, ett specifikt fönster, en PowerPoint-presentation eller en whiteboard (som behandlas i föregående avsnitt). Själv tycker jag om att bara dela fönstret eller PowerPoint-bilden jag pratar om i mötet. Om jag till exempel visar en webbplats delar jag bara webbläsarfönstret istället för hela skrivbordet. Om jag går igenom en PowerPoint-presentation delar jag bara PowerPoint-fönstret.
Det finns många anledningar till att du kanske inte vill visa hela skrivbordet. Till exempel kan ditt digitala skrivbord vara rörigt med olika filer som du håller på att organisera. Eller så kanske du har känsligt material som inte borde ses eller spelas in av alla i mötet. Oavsett anledning kan du dela precis det du vill att teamet ska fokusera på och lämna resten av ditt skrivbord dold.
Följ dessa steg för att dela ditt skrivbord, ett fönster eller en PowerPoint-presentation:
Gå med i ett befintligt Teams-möte eller starta ett nytt.
Från möteskontrollerna expanderar du dialogrutan Dela genom att välja ikonen som ser ut som en datorskärm med en pil som går igenom den.
Den nedre delen av skärmen kommer att expandera och du kommer att se alternativ för att dela din skärm, ett fönster på skärmen eller en PowerPoint-fil.
Välj det alternativ du vill dela med mötet.
En röd ruta kommer att beskriva vad som delas med andra så att du vet exakt vad de kan se.
För att sluta presentera, välj knappen Stoppa presentation högst upp i visningsfönstret, som visas.
Dela en PowerPoint-presentation under ett Teams-möte.
I föregående avsnitt upptäcker du hur du delar din skärm med andra. Du kan också låta någon annan ta kontroll över din skärm eller be om att få ta kontroll över någon annans skärm. När du tar kontroll över en annan persons skärm via Teams kan du flytta runt den personens mus och skriva på hans eller hennes skärm med din egen mus och ditt tangentbord. Jag använder detta ofta när jag vill visa någon hur man gör något på hans eller hennes dator.
Någon kan inte ta kontroll över din skärm utan din tillåtelse. Om någon begär att få ta kontroll över din skärm kommer du att se ett meddelande som frågar om du vill tillåta personen att ta kontroll över din skärm eller inte. Om du godkänner begäran kommer den personen att kunna styra din mus på din skärm; men om du avslår begäran kommer den personen inte att kunna ta kontroll.
För att ge kontroll över en delad skärm, välj knappen Ge kontroll som visas högst upp i delningsområdet. När du väljer den här knappen visas en rullgardinsmeny som listar alla i mötet. Du kan välja vem du vill ge kontroll över din skärm till. Du kan ta tillbaka kontrollen med samma metod.
Jag brukar gilla standardinställningarna för hur Teams är upplagda för de flesta möten. Team kommer ofta att fatta smarta beslut och växla mellan att visa personer på huvudskärmen och att visa en presentation på huvudskärmen. Teams kommer också att upptäcka vem som talar och förstora den personens video så att du kan fokusera på personen som talar.
Men du kanske vill ta kontroll och ändra hur du ser på saker och ting. Du kan växla mellan personer och presentationer genom att klicka på deltagarnas videor eller presentationerna. Du kan också ta videon av en deltagare och fästa den så att den alltid visas. Ibland gillar jag att öppna en video från Teams och dra den till en annan bildskärm. All denna flexibilitet säkerställer att du kan anpassa ett möte efter dina behov.
Under ett möte är de flesta av Teams-skärmarna dedikerade till mötet. Detta är värdefullt när du vill fokusera på mötet. Du kan dock fortfarande använda andra delar av Teams när ett möte pågår. Till exempel, om det är ett stort möte som jag behöver lyssna på men inte fokusera all min uppmärksamhet, kommer jag att minimera mötet och använda andra delar av Teams. Att minimera mötet är lika enkelt som att klicka på en annan del av Teams, till exempel en annan kanal eller chatt. När du klickar utanför mötet, minimerar Teams automatiskt mötet till ett litet fönster högst upp i den vänstra navigeringsrutan, som visas. För att gå tillbaka till mötet och maximera fönstret på din skärm, klicka helt enkelt inuti mötesfönstret.
Ett teammöte som har minimerats.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
För enkla problem hittar Solver i Excel vanligtvis snabbt de optimala Solver-variabelvärdena för objektivfunktionen. Men i vissa fall har Solver problem med att hitta Solver-variabelvärdena som optimerar objektivfunktionen. I dessa fall visar Solver vanligtvis ett meddelande eller ett felmeddelande som beskriver eller diskuterar problemet som […]
